Styrelsemötesprotokoll – gratis mall för styrelseprotokoll

Vad säger aktiebolagslagen om styrelseprotokoll?

Enligt aktiebolagslagen ska det föras protokoll vid varje styrelsesammanträde. Protokollet ska justeras av ordföranden och minst en ledamot som styrelsen utser. Protokollen ska föras i nummerordning och förvaras på ett betryggande sätt.

En styrelseledamot och vd har rätt att få en avvikande mening antecknad i protokollet. Det är viktigt för ledamoten. En reservation mot ett beslut kan vara avgörande om det senare blir fråga om skadeståndsansvar för styrelsen.

Liknande regler gäller för styrelsen i en ekonomisk förening.

Vad ska ett styrelseprotokoll innehålla?

Protokollet börjar med bolagets namn, organisationsnummer, protokollets nummer, datum, tid och plats. Anteckna vilka ledamöter, suppleanter och andra som var närvarande, till exempel vd, revisor eller en inbjuden rådgivare.

Protokollet ska därefter följa dagordningen punkt för punkt. Notera vem som är protokollförare och vem som justerar. Anteckna att mötet är beslutfört, alltså att mer än hälften av ledamöterna är närvarande om inte bolagsordningen kräver fler.

För varje beslutsärende ska det framgå vad styrelsen beslutade. Skriv beslutet så tydligt att den som läser protokollet senare förstår exakt vad som gäller. Hänvisa till bilagor som budget, avtal eller rapporter och numrera dem.

Protokollet behöver inte återge hela diskussionen. Det är besluten som ska framgå. Men en ledamot som reserverar sig ska få sin avvikande mening antecknad.

Protokollförare och justerare

Protokollföraren skriver protokollet under mötet eller direkt efteråt. Det kan vara en ledamot, vd eller en utomstående sekreterare.

Justeringen innebär att ordföranden och minst en utsedd ledamot skriver under och därmed intygar att protokollet stämmer med det som beslutades. Justera protokollet så snart som möjligt efter mötet, medan alla minns vad som sades. Protokollet kan skrivas under digitalt.

Om styrelsen bara har en ledamot

I många mindre aktiebolag består styrelsen av en enda ledamot och en suppleant. Även då bör alla styrelsebeslut dokumenteras skriftligt, dateras och skrivas under. Det visar vad som beslutades och när, till exempel vid kontakter med banken, revisorn eller Skatteverket.

Så använder du mallen

Mallen är ett Word-dokument med plats för bolagets uppgifter, närvarande ledamöter och mötespunkter. Fyll i uppgifterna och följ samma punkter som i dagordningen.

Använd mallen tillsammans med kallelse till styrelsemöte och dagordning för styrelsemöte. Då följer kallelse, dagordning och protokoll samma struktur och numrering.

Mallen är gratis. Skapa ett konto på Företagande.se och logga in för att ladda ner den.

Vanliga frågor om styrelseprotokoll

Vem ska skriva under styrelseprotokollet?

Protokollet ska justeras av ordföranden och minst en ledamot som styrelsen utser. Ofta skriver även protokollföraren under.

Hur länge ska styrelseprotokoll sparas?

Aktiebolagslagen säger att protokollen ska förvaras på ett betryggande sätt, men anger ingen tidsgräns. Spara dem så länge bolaget finns. De kan behövas vid en försäljning av bolaget, en tvist eller en granskning.

Behövs protokoll vid beslut per capsulam?

Ja. Beslut som fattas utan möte, till exempel via e-post, ska protokollföras och justeras på samma sätt som vid ett vanligt styrelsemöte.

Är styrelseprotokoll offentliga?

Nej. Styrelseprotokoll är interna handlingar. Aktieägare har ingen allmän rätt att läsa dem, men revisorn har rätt att ta del av dem.