Styrelsemötesprotokoll – gratis mall för styrelseprotokoll

Vad säger aktiebolagslagen om styrelseprotokoll?

Enligt 8 kap. 24 § aktiebolagslagen ska det föras protokoll vid styrelsens sammanträden, och styrelsens beslut ska antecknas. Protokollet ska undertecknas av den som har fört det och justeras av ordföranden. Har styrelsen fler än en ledamot ska även en ledamot som styrelsen har utsett justera protokollet.

Protokollen ska föras i nummerföljd och förvaras på ett betryggande sätt. Ledamöterna och den verkställande direktören har rätt att få en avvikande mening antecknad i protokollet.

Vad ska ett styrelseprotokoll innehålla?

Protokollet ska ange bolagets namn och organisationsnummer, datum, tid och plats, och ett löpnummer. Det ska framgå vilka ledamöter och suppleanter som var närvarande, vilka andra som deltog, till exempel den verkställande direktören eller revisorn, och vilka som var frånvarande.

Därefter redovisas varje punkt på dagordningen i ordning. Det viktigaste är besluten. Skriv dem så tydligt att den som läser protokollet om ett år förstår vad som beslutades. Bilagor, som beslutsunderlag och ekonomiska rapporter, numreras och nämns i protokollet.

Mallen har tolv paragrafer: öppnande, val av protokollförare och justerare, närvaro och beslutförhet, dagordning, föregående protokoll, ekonomisk rapport, fyra paragrafer för bolagets egna frågor, nästa möte och avslutning.

Beslutförhet ska framgå

Styrelsen är beslutför när mer än hälften av ledamöterna är närvarande, om inte bolagsordningen kräver fler. Alla ledamöter ska också så långt möjligt ha fått tillfälle att delta och fått tillräckligt underlag. Mallen har därför en paragraf där styrelsen konstaterar att samtliga ledamöter kallats och att styrelsen är beslutför.

Protokollförare och justerare

Protokollet kan skrivas av en ledamot, av den verkställande direktören eller av en sekreterare utanför styrelsen. Skriv det under mötet eller direkt efter, medan besluten är färska. Justera det så snart som möjligt. Underskrifterna kan göras digitalt.

Om styrelsen bara har en ledamot

Många små aktiebolag har en enda ledamot och en suppleant. Även då ska besluten dokumenteras i protokoll, dateras och skrivas under. Banker, revisorer och Skatteverket kan begära att få se dem.

Vanliga frågor om styrelseprotokoll

Vem skriver under styrelseprotokollet?

Protokollföraren skriver under. Ordföranden justerar, och har styrelsen flera ledamöter justerar även en ledamot som styrelsen har utsett.

Hur länge ska styrelseprotokoll sparas?

Lagen kräver att protokollen förvaras på ett betryggande sätt men anger ingen tid. Spara dem så länge bolaget finns.

Behövs protokoll för beslut som fattas utan möte?

Ja. Beslut som fattas per capsulam, till exempel via e-post, ska protokollföras och justeras på samma sätt som beslut vid ett möte.

Är styrelseprotokoll offentliga?

Nej. Aktieägarna har ingen allmän rätt att läsa styrelsens protokoll. Revisorn har däremot rätt att ta del av dem.

Alla mallar för styrelsemötet

Protokollet hör ihop med kallelsen till styrelsemöte och dagordningen för styrelsemötet. Alla tre har samma numrering, så det är enkelt att gå från kallelse till protokoll.