Kallelse till styrelsemöte – gratis mall

Vem kallar till styrelsemöte?

Det är styrelsens ordförande som ser till att styrelsemöten hålls och som kallar till dem. Enligt aktiebolagslagen ska ordföranden se till att styrelsen sammanträder när det behövs.

En styrelseledamot eller vd kan också begära att styrelsen ska sammankallas. Då ska ordföranden kalla till möte. Det gäller även extra möten som hålls utanför de ordinarie mötena.

Hur lång tid i förväg ska kallelsen skickas?

Aktiebolagslagen anger ingen bestämd kallelsetid för styrelsemöten. Lagen kräver däremot att alla ledamöter får tillfälle att delta i behandlingen av ett ärende och får tillräckligt underlag för att kunna fatta beslut.

I praktiken skickas kallelsen ofta en till två veckor före mötet. Många styrelser anger kallelsetiden i sin arbetsordning. Kontrollera också bolagsordningen, eftersom den kan innehålla egna regler.

Ett styrelsebeslut kan bli ogiltigt om en ledamot inte har kallats och inte haft möjlighet att delta. Skicka därför kallelsen till alla ledamöter, även till dem du vet inte kan komma. Är en ordinarie ledamot förhindrad kallas normalt en suppleant i ledamotens ställe.

Vad ska en kallelse till styrelsemöte innehålla?

Kallelsen ska ange bolagets namn, datum, tid och plats för mötet. Hålls mötet digitalt ska kallelsen innehålla en länk eller ett telefonnummer.

Bifoga ett förslag till dagordning. Varje beslutsärende bör ha ett konkret förslag till beslut, så att ledamöterna vet vad de ska ta ställning till. Skicka med de handlingar som behövs, till exempel ekonomisk rapport, budget eller avtalsförslag.

Kallelsen skickas normalt via e-post. Spara en kopia, så att du i efterhand kan visa att alla ledamöter har blivit kallade.

Så använder du mallen

Mallen "Kallelse till extra styrelsemöte" är ett Word-dokument med plats för tid och plats samt ett förslag till dagordning. Mallen fungerar lika bra för ordinarie styrelsemöten. Fyll i bolagets uppgifter och komplettera dagordningen med de frågor som ska behandlas på mötet.

Använd mallen tillsammans med dagordning för styrelsemöte och styrelsemötesprotokoll. Då följer kallelse, dagordning och protokoll samma struktur.

Mallen är gratis.

Vanliga frågor om kallelse till styrelsemöte

Vad är skillnaden mellan kallelse till styrelsemöte och till bolagsstämma?

Styrelsemötet är ett möte för styrelsens ledamöter. Bolagsstämman är ägarnas möte. För bolagsstämma har aktiebolagslagen fasta regler om kallelsetid och sätt att kalla. För styrelsemöten finns inga sådana fasta tider.

Kan styrelsen fatta beslut utan möte?

Ja. Styrelsen kan fatta beslut per capsulam, alltså utan att träffas, till exempel via e-post. Alla ledamöter måste då ha fått tillfälle att delta, och beslutet ska protokollföras på samma sätt som vid ett möte.

Måste kallelsen vara skriftlig?

Lagen kräver inte att kallelsen är skriftlig. Men en skriftlig kallelse via e-post gör det enkelt att visa att alla har kallats och vilka frågor som skulle behandlas.