Kallelse till styrelsemöte – gratis mall och regler

Vem kallar till styrelsemöte?

Det är styrelsens ordförande som ska se till att styrelsen sammanträder när det behövs. Det följer av 8 kap. 18 § aktiebolagslagen. Styrelsen ska också alltid kallas om en ledamot eller den verkställande direktören begär det.

Aktiebolagslagen anger ingen frist för kallelsen till ett styrelsemöte. Det är vanligt att styrelsen själv bestämmer det, till exempel att kallelse och underlag ska skickas en vecka före mötet. Det viktiga är att ledamöterna hinner läsa in sig.

Alla ledamöter ska kunna delta

Styrelsen är beslutför när mer än hälften av ledamöterna är närvarande, om inte bolagsordningen kräver fler. Men det räcker inte. Ett ärende får inte avgöras om inte alla ledamöter så långt möjligt har fått tillfälle att delta och fått tillräckligt underlag. Glöms en ledamot bort i kallelsen kan styrelsens beslut därför bli ogiltigt.

Är en ledamot förhindrad ska en suppleant kallas i hans eller hennes ställe. Mallen har därför en rad där ledamöterna ombeds meddela förhinder i tid.

Vad ska kallelsen innehålla?

Kallelsen bör ange datum, tid och plats, eller en länk om mötet hålls digitalt. Den bör också innehålla ett förslag till dagordning och en förteckning över de handlingar som skickas med, som den senaste resultatrapporten och underlag till de beslut som ska fattas.

Mallen har tolv punkter: öppnande, val av protokollförare och justerare, närvaro och beslutförhet, dagordning, föregående protokoll, ekonomisk rapport, fyra egna punkter, nästa möte och avslutning.

Så använder du mallen

Fyll i bolagets uppgifter, datum, tid och plats. Skriv in de frågor som ska behandlas under punkt 7–10 och ange vilka handlingar som bifogas. Ordföranden skriver under kallelsen och skickar den till alla ledamöter och suppleanter, och till den verkställande direktören.

Alla mallar för styrelsemötet

Kallelsen, dagordningen för styrelsemötet och styrelsemötesprotokollet har samma numrering. Det gör det enkelt att gå från kallelse till protokoll.