Bokföring som planeringsverktyg

En del har svårt att se det intressanta i företagets bokföring. Det är synd eftersom det i sig är ett mycket bra verktyg för att kunna planera framåt. Det ger också bra koll på vad som händer här och nu och hur företagets likviditet och närmaste framtid ser ut.

Vad är det som kostar i firman egentligen? Ordnad bokföring ger svaret. Om pengaflödet ut sker okontrollerat spelar det ingen roll om inkomsterna är stora. Likviditetsbristen kan bli ett faktum ändå, och vinsten uteblir gärna i ett sådant företag.

För att bokföringen ska fungera som ett verktyg i företagsverksamheten och vara lätt att nyttja behöver den anpassas efter den individuella firman. Alla företag behöver inte ha alla konton i kontoplanen. Däremot behöver ofta olika delar av företaget bokföras på separata poster. Det gör att det går att utläsa om de olika delarna går med vinst och i så fall med hur mycket.

Ta hjälp av en ekonomibyrå om vissa saker känns luddiga eller ställ din fråga kostnadsfritt i vårt bokföringsforum. (Tänk på att du måste logga in för att posta inlägg.)

Bokför ofta

En stor miss från småföretagare är att de ofta bokför på tok för sällan. Det ska egentligen göras på en gång, men många drar ut på det in i det sista. Det är dumt, inte minst för att det kan vara svårt att komma ihåg exakt vad olika kvitton och utlägg är ämnade för. Det gör att bokföringen lätt blir väldigt rörig. Dessutom bryter den som inte bokför så snart som möjligt mot bokföringslagen. En bokföringspost ska bokföras senast en månad efter det att den kommit till. Kontanta transaktioner ska alltid bokföras direkt.

Skaffa en pärm på en gång och se till att bokföra verifikationerna och sortera dem i ordning. En sådan enkel sak kommer att spara mycket tid i din enskilda firma!

Fakturering

Även faktureringen bör ske ofta. Ju längre du väntar med att fakturera, desto längre kommer det dröja tills betalning sker. Låter kanske självklart, men så är inte alltid fallet. Det skapar dålig likviditet i firman och det i sin tur kan leda till värre problem. Rätt som det är sitter företagaren där och kan inte betala till fordringsägarna. Tyvärr är det lite sent att komma på att fakturera då. Det borde ha skett tidigare.

En snabbt skickad faktura skapar också säkrare inbetalningar. Ju längre det går mellan inköp och fakturering, desto lägre motivation har kunden många gånger att betala för sig.

Förenklat bokslut i enskild firma

Du som har enskild firma ska avsluta den löpande bokföringen med ett årsbokslut. Om omsättningen understiger tre miljoner kronor räcker det med ett förenklat bokslut. Det har sina för- och nackdelar. En fördel är enkelheten. I ett förenklat bokslut kan kontantmetoden användas i bokföringen, en metod som innebär att fakturor som kommer in till eller går ut från företaget inte bokförs förrän de betalats. Det är dock en fallgrop för en del företag att använda denna modell, särskilt om de går med förlust eller gör stora investeringar. Det gör nämligen att momsen inte heller kan dras av innan betalningarna sker. Däremot ser många småföretagare det som enklare än att behöva bokföra varje faktura två gånger.

Deklaration och avdrag

Deklarationen är viktig för en företagare. Den ska komma in i rätt tid och vara korrekt utförd. Avskrivningar och avdrag ska vara korrekt bokförda. Däremot behövs ingen revisor för bokslutet. Det går bra ändå. Det är nämligen den enskilda personen som är ansvarig för de uppgifter som står i deklarationen.

Här finns dock en fallgrop och det gäller avdrag för enskild näringsidkare. Det finns en rad olika avdrag som du som företagare kan göra och det är inte alltid så lätt att hålla reda på dem när man har så mycket annat att tänka på. Här kan det vara bra att prata med någon som kan de bokföringstekniska bitarna. Det kan spara dig många tusenlappar.

Om ingen deklaration kommer in alls blir det dyrt att vara näringsidkare. Då blir det förseningsavgifter och firman skönstaxeras vilket kan kosta stora summor pengar. Det här är verkligen en fallgrop för "tuta-och-kör-företagaren" som inte vill befatta sig med bokföringen. En person med den attityden ska nog inte driva företag alls...

Vem ska sköta bokföringen?

I en liten firma är det ganska enkelt att sköta det själv men du bör ändå avväga om du istället borde satsa på din kärnverksamhet; det som skapar intäkter. För den enskilda firman som inte har stora investeringar eller avskrivningar finns idag möjligheter att använda sig av förenklade bokföringsrutiner som till och med hoppar över debet och kredit. Men var försiktig. Rätt som det är växer företaget sig större och det kan vara skattemässigt intelligent att använda sig av de gamla hederliga kontoplanerna. Det underlättar dessutom vid deklarationen.

Det kan också löna sig att redan i ett tidigt stadium ta hjälp av proffs om du känner att det finns risk för att bokföringen kan "glömmas bort". Det kan, som beskrivits ovan, bli en mycket dyr affär om det börjar slarvas med rapporter som exempelvis ska till Skatteverket.

Ta hjälp

En ekonomiadministratör kostar ofta mindre än vad man kanske kan tro. Det kan vara värt kostnaden, även för en liten firma, att ta hjälp av en sådan. Det kan också vara lämpligt att anlita någon som bokför med jämna mellanrum. En gång i veckan är en bra början, och det tar inte särskilt lång tid för en som är bevandrad i bokföringsprogram att klara av en mindre firmas administration.

Tänk dock alltid på att det inte betyder att du som driver din enskilda firma kan strunta i att bry dig om bokföringen. Du är alltid ansvarig för vad bokföringen säger och dessutom är det ju ett viktigt verktyg för din fortsatta verksamhet. Var därför alltid engagerad och insatt i de ekonomiska bitarna av ditt företag. Annars förlorar du lätt greppet om utgifterna – de som till slut sänker många företag som inte har koll på ekonomin.

Ställ din fråga i forumet