Alla personalkostnader brukar redovisas i BAS-kontoplanens kontoklass 7. Hit hör inte bara löner utan även arbetsgivaravgifter, traktamenten, hälsovård och andra sorters ersättningar till personalen.

Bokföring av löner

Man brukar skilja på bruttolön och nettolön men i bokföringen använder vi oss av bruttolönen dvs. den lön som den anställde och arbetsgivaren kommer överens om. I bokföringen skiljer man oftast även på löner beroende på vad den anställde arbetar med såsom löner till kollektivanställda (7010), löner till tjänstemän (7210) och löner till företagsledare (7220).

Samtidigt som man bokför en speciell lön så ska även alla andra transaktioner som rör just den lönen bokföras. Hit hör arbetsgivaravgifter, AFA-avgifter och skatter. Ibland ska vissa avgifter dras från lönen såsom fackavgifter och måltidskuponger. Man ska även bokföra upplupen semesterersättning och sociala avgifter om det finns med.

Har man däremot en enskild firma, ska man komma ihåg att den ersättning man tar ut från företaget inte är en lön utan ett eget uttag och bokförs därför inte under kontoklass 7.

Bokföring av semesterlöner

I normalfallet ska en anställd få semesterlön under sin semester. Den lönen har den anställde tjänat in under intjänandeåret då semesterlönen är 12 procent. I vissa fall har man kommit överens om annan procentsats eller andra semesterersättningar och då är det de som gäller.

Semesterlönen kostnadsför man i samband med varje löneutbetalning. Man bokför då på konto 7090 för arbetare och på konto 7290 för tjänstemän och företagsledare.

Bokföring av löneskatt och arbetsgivaravgifter

Som arbetsgivare är du skyldig att dra av A-skatt (löneskatt) från dina anställdas bruttolöner inklusive diverse förmåner. Vilken procentsats du ska dra av beror på vilken kommun den anställde tillhör. Är du osäker på skattesatsen i just den kommunen som den anställde bor i så kan du få den av Skatteverket.

För alla anställda ska företaget även betala in arbetsgivaravgifter för all utbetald lön och alla förmåner som är skattepliktiga. Redovisningen görs månadsvis och betalningen sker till Skatteverket månaden efter. Har du stående betalningar av arbetsgivaravgifter så kan det vara smidigt att lägga in en automatkontering i ditt bokföringssystem så slipper du göra samma bokning varje månad.

Alla som redovisar skatt till Skatteverket ska ha ett eget skattekonto där man redovisar och registrerar alla betalningar varje månad.

I samband med deklarationen ska kontot för lagstadgade sociala avgifter (2730) nollställas och bokas mot skattekontot (1630).

Exempel på bokföring av lön

Du har betalat ut lön till en anställd på 12 300 kronor. Samtidigt har det dragits 300 kronor för en fackföreningsavgift. Skatt har dragits med 3 610 kronor och arbetsgivaravgiften som vi i detta fall använder 32 % har dragits på 3936 kronor.

Exempel på bokföring av semesterlön

Se även hur du bokför moms och bokföring av representation.