Om du som många andra entreprenörer gör din bokföring själv finns det en hel del saker du kan göra för att underlätta din vardag utan att anlita en bokförare eller revisor. Jonas Lindeberg från Bokio ger några av hans bästa tips på hur du underlättar din bokföring.
Bokföring behöver inte vara så svårt, men ändå svettas tusentals entreprenörer varje månad med debet och kredit och ser det som ett nödvändigt ont. Men bokföringen ska ju vara för dig själv! Så att du har koll på om ditt företag går bra eller dåligt. Därför är det viktigt att den är rätt, men också att den görs regelbundet. Att andra sedan kan kolla på din bokföring och förstå hur det går med ditt företag är en bonus.
1. Använd en onlinetjänst
Först och främst, använd en onlinetjänst istället för ett program som bara finns lokalt på din dator! Du har givetvis hört det förut att det är smidigt att lägga allt i molnet och att det papperslösa kontoret är framtiden. Det där med papperslöst är väl en sanning med modifikation, men att använda en digital tjänst för din bokföring är definitivt framtiden.
Använd en tjänst som har alla funktioner du behöver. Det finns egentligen ingen anledning att använda flera program eller tjänster för att göra alla dina administrativa uppgifter. Det förlorar du bara tid och pengar på. När allt ligger i en och samma tjänst blir det mycket enklare att söka, dela med sig, eller bjuda in delägare och anställda.
Det behöver inte ens kosta pengar. Det finns flera tjänster som erbjuder alla eller ibland vissa delar gratis: bokföring, fakturering, lönehantering och utlägg. Tryggt, smidigt och framför allt enkelt.
2. Just do it!
Så fort du har gjort ett inköp, ta en bild på kvittot i mobilen. Eftersom du använder dig av en onlinetjänst som är tillgänglig överallt, är det bara att ladda upp det och till och med bokföra det direkt från mobilen.
För det vanligaste problemet många gör med sin bokföring är att skjuta upp det. Det är lätt att det händer. Du har givetvis mängder av andra saker att göra, men det gör det också hundra gånger svårare att ta tag i när det väl är dags.
Om du gör bokföring varje vecka eller månad behöver du aldrig leta efter det där kvittot från förra kvartalet eller fundera på hur det fungerade med bokföring nu igen.
3. Ta hand om dina kvitton
Efter att du har tagit en bild på kvittot, spara det fysiska originalet på ett bra ställe. Se till att du har en mapp eller låda på ställen där du rör dig ofta. Kanske i bilen, hemma, på kontoret osv. På så vis kan du lätt samla ihop alla kvitton senare. Är det ett digitalt kvitto laddar du bara upp det och sparar det säkert där istället.
Du behöver inte heller se till att alla kvitton eller fakturor ligger i ordning eftersom du använder dig av en digital tjänst. De finns ju redan sparade och sorterade! När året är slut, skriv året på lådan och spara den. Om du vill kan du givetvis sätta in allt i en pärm, men det finns egentligen ingen anledning - det tar bara tid.
Än så länge är det lag på att du måste spara det fysiska kvittot eller fakturan i den form du fick den i minst 7 år. Det innebär att när du har fått ett kvitto behöver du spara det någonstans. En digital kopia räcker tyvärr inte. Lite konstigt kan tyckas med tanke på att trycket på vissa kvitton försvinner väldigt lätt. Lagen är dock på väg att moderniseras.
4. Låt din bokföringstjänst göra grovjobbet
Du behöver inte vara en expert på att bokföra eller hålla koll på kontoplaner för att bokföra. Skaffa en tjänst som gör det enkelt, där du beskriver vad det är som ska bokföras och låt sedan programmet hålla reda på kontoplanen.
Detta snabbar upp ditt arbete avsevärt och du kommer spara både tid och pengar. Du minimerar också risken för att det ska bli fel.
Vid tex bokslut och arbetsgivar- eller momsrapporter är det bara att generera dessa rapporter och skicka in till skatteverket. Din tjänst fixar allt automatiskt och om det skulle smugit in sig ett fel någonstans varnas du direkt med hänvisning till en lösning.
5. Håll koll på viktiga datum
Låt din tjänst hålla koll på viktiga datum åt dig så att du inte missar något. Får du in en rutin för att aktivt göra din bokföring kommer det inte ta mer än några minuter att skicka in en rapport när dagen väl kommer. Om du missar ett viktigt datum kan det stå dig dyrt med oförutsedda förseningsavgifter.
Försök också automatisera så mycket som möjligt. Sätt till exempel upp automatiska betalningar för din preliminärskatt till Skatteverkets konto.
6. Håll koll på dina perioder
Om du är registrerad för moms har du redan valt en momsperiod som är månadsvis, kvartalsvis eller årsvis. För att underlätta din bokföring och minimera risken för fel är det bra om du stämmer av dessa perioder innan du stänger och rapporterar dem. Om du inte tycker att perioden fungerar för ditt flöde, kan du ändra den hos Skatteverket förutsatt att din omsättning ligger under gränserna.
Om du inte är registrerad för moms kan det ändå vara bra att stämma av din bokföring ofta och mentalt "låsa" perioder för att lättare hitta eventuella fel.
7. Fixa felen snabbt
Att det blir fel i din bokföring ibland är nästan garanterat. Därför är bra att stämma av, eller automatiskt synkronisera ditt bankkonto varje gång du bokför för att se till att du bokfört alla händelser under perioden.
En myt som lever kvar är att dina verifikat måste ligga i datum och nummerordning. Det behöver de inte alls göra! De nummer verifikationer får är till för att kunna spåra händelser enkelt, men med din digitala tjänst kan du sortera på alla möjliga ordningar. Då spelar verifikationsnumret mindre roll.
8. Fråga om hjälp
Använd dig av Google! Det finns en mängd bloggar och artiklar om hur du bokför just det du behöver hjälp med.
Se till att du använder dig av tjänst med bra support. Det tar kanske lite längre tid att få svar än Google, men du kommer få ett svar som passar just dig och ditt företag. Några tjänster på marknaden erbjuder dessutom gratis support.
Ställ frågor i forum på till exempel Facebook. Det finns ett flertal olika svenska grupper där entreprenörer hjälper varandra. Där du oftast får svar på din fråga inom några minuter.
