Som jag skrev i min förra artikel så ger skitsnack riktigt usla långsiktiga konsekvenser för oss på våra arbetsplatser. Men kan vi ens prata med istället för om varandra på ett bra sätt när någon inte levt upp till förväntningarna? Funkar det verkligen?

Korrigerande feedback är ett väldigt svårt och snårigt ämne, tycker även jag som psykolog och organisationskonsult. Hur ska kommunicera så att mottagaren faktiskt förstår och ändrar sitt beteende och samtidigt inte mår dåligt eller att vi får en sämre relation till varandra? Har ni några goda erfarenheter av en ”konstruktiv feedback-kultur” i en organisation? Skriv gärna i kommentarsfältet. Här kommer mina.

Den psykologiska tryggheten, och därmed våra prestationer och vår arbetsmiljö, byggs upp eller bryts ner av hur vi kommunicerar. Det kan tyckas oskyldigt att prata lite skit ibland (och som du kunde läsa i förra artikeln, på kort sikt känns det lite gött också!) men varje gång vi väljer att tala om någon annan medarbetare i negativa ordalag så kommer vi påverka kulturen på arbetsplatsen. Ju högre upp i organisationsstrukturen vi befinner oss, desto mer påverkar vi den. Är du chef och snackar skit om någon medarbetare med andra medarbetare har du undergrävt tryggheten rejält – så sluta upp med det genast. Du får snart läsa hur du kan göra istället.

Var restriktiv med kritik, ge den bara om det är nödvändigt

Lägg mycket kraft och tid på uppmuntran och var restriktiv med kritik! Kanske kan du helt enkelt vänta och låta saken lägga sig lite, innan du pratar med någon alls om den du är missnöjd med? Ibland är ändå korrigerande feedback nödvändig, så vi behöver hitta kloka, välvilliga och konstruktiva sätt att ge det på. Det är ett avsevärt bättre alternativ att prata direkt med personen det gäller än att gå bakom ryggen och berätta för kollegan. Lite pepp på vägen:

• Medarbetare som fått korrigerande återkoppling visar en högre nivå av önskvärda beteenden jmf med medarbetare som inte fått korrigerande återkoppling (Ilies m.fl., 2013).
• Ett av kännetecknen på riktigt effektiva och välmående arbetsgrupper är att man ger och tar emot konstruktiv kritik på ett sätt som utvecklar teamet ytterligare (Wheelan S., Jacobsson C., Åkerlund M., 2022).
• Feedback som är effektiv innebär inte att man pratar om någons egenskaper (som kan upplevas mer obehaglig och otydlig) utan om vad någon gör, dvs deras beteende (Choi E m.fl., 2018). Den feedbacken upplevs oftast som mycket lättare att ta emot eftersom ett beteende är något "utanför" vår personlighet, som vi dessutom kan påverka. Det kan kännas kränkande, stressande och väldigt omotiverande att t ex få höra att jag är "lat". Att istället få veta att jag inte tar tillräckligt många initiativ till att ta på mig arbetsuppgifter i mitt team, är tydligare. Jobbigt, men ändå något som jag kan göra något åt.
• För att den konstruktiva kritiken ska bli just konstruktiv, behövs också ett fortsatt samtal om önskvärda, alternativa beteenden (Wilson m. fl., 1997). Kanske kan jag själv komma på förslag på hur jag kan göra för att ta fler initiativ i teamet.

Gör en mental film

När man ska ha ett svårt samtal är det bra i förväg ha klargjort för sig själv vad man vill åstadkomma med det. Modellen nedan har växt fram ur min egen erfarenhet som ledarskapscoach och inspiration ifrån den beteendevetenskapliga praktiken. Såhär kan du göra:

1. Formulera först för dig själv vad du vill åstadkomma med din feedback. Vad är det du vill se förändrat? Om du inser att en del av ditt syfte med samtalet handlar om att t ex ge personen en rejäl avhyvling, avvakta då tills du har ett konstruktivt och välvilligt syfte.

2. Ge feedbacken i tid. Vänta inte, utan gör det så nära inpå händelsen som möjligt. Om du inte är rasande, förstås, då är det bättre att lugna ner sig lite först.

3. Beskriv beteendet som du uppmärksammat. Alltså inte någons egenskaper, hur någon är, utan vad någon gör. Till din hjälp kan du tänka på vad alla skulle kunna se eller höra om man filmade individen med en kamera och tittade på filmen sedan. Det är beteendet.

4. Beskriv vad beteendet får för konsekvenser för dig, gruppen, organisationen, kunden, patienten, eleven, klienten etc.

5. Fortsätt i dialogform om vilka beteenden som skulle vara bättre. Oftast är det bästa alternativet att lyssna aktivt på den andres känslor och tankar på det du sagt och bekräfta den respons som kommer. Det är också en god idé att lyssna på den andres förslag på förändringar. Lyssnande och dialog är alltid att föredra. Men om du är chef kan det emellanåt vara nödvändigt att sätta tydliga gränser för vad som inte är okej beteenden och därefter klargöra vad du förväntar dig framöver. Ibland behöver vi vara oerhört tydliga.

6. Följ upp! Om du är chef, ge positiv feedback när personen korrigerar beteendet, är du kollega så ge ett uppriktigt tack.

7. Var öppen med och inför dina egna tillkortakommanden. Du behöver berätta om att du själv gör misstag ibland och också ta till dig korrigerande feedback som andra ger dig. Ditt beteende är en modell för hur du önskar att andra ska förhålla sig till konstruktiv feedback. Du är en förebild.

Det sista, punkt nr 7, är ruskigt svår! Vi kanske har en bild av oss själva att vi kan ta emot korrigerande feedback ganska bra ändå - men frågan är hur det blir i praktiken? Det kommer nästa artikel handla om.