Som chef och ledare är det avgörande att kunna ge medarbetare konstruktiv feedback, allt för att ge medarbetaren goda förutsättningar att utvecklas. Feedback ges vid önskvärt (positivt) beteende för att förstärka det samma, och vid icke önskvärt beteende (negativt) för att ersätta detta med ett mer önskvärt (positivt) beteende.
Värt att notera, är att denna instruktion aldrig beskriver positiv respektive negativ feedback. Som chef skall vi sträva efter att bara ge konstruktiv feedback på ett beteende, oavsett om beteendet är positivt eller negativt. Dock är de 5 stegen i feedbackmodellen något olika beroende på om feedbacken berör ett positivt eller negativt beteende.
Bakgrunden till Lövéns Feedbackmodell
Allt för många feedbackmodeller är baserade på myten om människors önskan om att vara till lags. Även om denna önskan existerar är den inte allmänt gällande, varför dessa modeller allt som ofta brister.
Modellen som presenteras i denna instruktion är istället baserad på människors önskan om att uppnå positiva konsekvenser och/eller undvika dito negativa. Den är också flexibel, så till vida att den tar hänsyn till konsekvensens proportion av ett visst beteende. Detta i form av eskalering från steg 1 och uppåt.
Ambitionen har varit att göra modellen så pass generell att den skall fungera i alla kontexter oavsett organisation, funktion och beteende. Den har till och med visat sig vara gångbar i privatlivet, till exempel för föräldrar som skall hantera sina barns beteenden.
Missa inte: Vanliga misstag i kommunikation mellan människor (flera av dem begår du med)
De 5 stegen vid ett negativt beteende:
1. Påtala
När: vid risk för negativt beteende
Vad: påminna om förväntan
Syfte: ge berörd(a) möjlighet att korrigera sig själv(a)
2. Korrigera
När: i samband med negativt beteende
Vad: uppmärksamma beteende
Syfte: tillfälligt korrigera ett negativt beteende
3. Kritisera
När: efter negativt beteende
Vad: uppmärksamma konsekvens av negativt beteende
Syfte: få berörd(a) att vilja korrigera negativt beteende
4. Uppföljning
När: när ett önskvärt beteende inte automatiserats
Vad: påvisa kostnad av negativt beteende
Syfte: befästa viljan att korrigera ett negativt beteende
5. Repressalie
När: i samband med uppföljning (ovan)
Vad: ge utdelning av kostnad (ovan)
Syfte: förstärka negativ konsekvens
Ett exempel:
1. Påtala innan mötet inleds
Jag skulle verkligen uppskatta om alla kunde vara "off-line" så vi kan fokusera på mötet.. är det okej? (stänger själv av mobilen)
2. Korrigera under mötet när medarbetare sms:ar
Håkan, nu vill jag att du ägnar din fulla uppmärksamhet på Eva och hennes presentation.
3. Kritisera efter mötet
Under mötet i förmiddags var du först 7 minuter sen. Eftersom vi var 9 som väntade har du slösat bort 1 persontimma för organisationen. Dessutom höll du på med din telefon så att Eva blev distraherad och du inte kunde ta full del av hennes presentation. Jag känner att du inte respekterar de spelregler vi satt upp. Vad tänker du om det här? Vad kan du göra för att det här inte ska hända igen?
4. Uppföljning i samband med utvecklingssamtal
Håkan, jag kan till min glädje konstatera att du varit mer fokuserad på mötena än tidigare. Det gör dem mer värdefulla för alla, och mer effektiva - mycket bra! Dina sena ankomster kan jag dock tycka är besvärande för oss som får vänta. Vad tycker du? Vad kan du göra? Hur löser vi det här?
5. Repressalie i samband med karriärsplanering
Efter våra möten om din mötesdisciplin har jag sett en klar förbättring. Men det finns mer att önska. Jag kommer därför att refusera din ansökan till tjänsten som projektledare, eftersom det här är sådant som måste fungera i den rollen - du måste agera en god förebild. Inför nästa period kommer nya jobb som projektledare att dyka upp, hur kan du.. (åter till steg 4)
Se även: En bra chefs 5 viktigaste egenskaper
Några tips på vägen
Håll isär beteende och person – kritisera personens beteende, inte personen.
Ge feedback så nära företeelsen som möjligt. Vid steg 3 och senare skall detta dock ske mellan fyra ögon.
Ge bara feedback på sådant som går att utveckla/förändra.
Ett skolexempel:
- Du har så långa fötter, många snubblar på dem. (går inte att förändra)
- Du har fötterna i mittgången, många snubblar på dem. (går att förändra)
Vid steg 3 och senare, använd jag-budskap och inkludera; handling, känsla, konsekvens och kostnad.
Ett skolexempel:
- När du anländer 5-10 minuter för sent.. (handling)
- uppfattar jag det som att du inte tar våra mötesregler på allvar.. (jag)
- det här innebär att flera får sitta och vänta.. (konsekvens)
- vilket blir på bekostnad av mötet i sig och dina kollegors planering (kostnad)
Och så det kanske svåraste; ge bara feedback till dem du respekterar.
Man måste inte ”gilla” dem man ger feedback, men respektera dem som människa, det är avgörande. Risken är annars att feedbacken grumlas upp av ”tyckanden”, vilket är inte bara oprofessionellt utan också ineffektivt. Faran till exempel är att personen i fråga snarare ger ett försvar, än ett svar.
Min rekommendation i dessa fall är att ta denna avsaknad av respekt som ett separat problem, och hantera det innan feedbacken.
