Själva bokföringen förbereds genom att du varje dag:
- Samlar verifikationer i datumordning, t ex i en pärm med register 1-31
- Skriver på verifikationesnummer och
- Konterar.
Kontera
För att få ett ordnat system i bokföringen, används olika konton. Samma slags affärshändelser ska samlas på ett ställe – ett konto. Varje konto har ett nummer och ett namn, t ex ”6100 Kontormaterial och trycksaker”. Kvittot på inköp av papper avser kontorsmaterial och ska bokföras på detta konto.
Kontonas namn och nummer sammanställs till en kontoplan som passar din verksamhet. Det finns inga bestämmelser om vilken kontoplan du ska använda. Var och en kan alltså konstruera sin egen kontoplan, om man så vill.
När du konterar, skriver du kontonumret och belopp på verifikationen. Man brukar bara skriva kontonumret – inte namnet på kontot. En konteringsstämpel är praktisk att använda. Den kan köpas i pappershandeln.
Bas-kontoplan
Det finns en kontoplan som är allmänt använd – Bas-kontoplanen.
Den har en siffermässig koppling till uppställningsformerna för årsbokslutet respektive årsredovisningens balans- och resultaträkningar. Till Bas-kontoplanen finns även konteringsinstruktioner.
Om du använder Bas-kontoplanen, blir det lättare för dig att lämna uppgifter och statistik av olika slag och att fylla i räkenskapsschemat till verksamhetens deklaration.
Bas-kontoplanen omfattar många konton, eftersom den ska kunna användas i alla företagsformer oavsett bransch och företagets storlek. Därför ska du bara välja ut de konton som passar ditt företag och på så sätt göra din egen kontoplan.
Du kan också bygga ut Bas-kontoplanen. I den här handledningen har vi använt fyrsiffriga kontonummer med en nolla i slutet hämtade från Bas 2008. Vill du ha en ytterligare uppdelning (t ex för sålda varor och tjänster), kan du i vissa fall byta ut tredje siffran i kontonumret. Du kan också använda olika slutsiffror – kanske för att markera olika momssatser i din försäljning.
För de allra minsta företagen finns en Bas 2008 Förenklat årsbokslut. Det finns även ett antal bransch anpassade varianter. Kanske har just din branschorganisation en sådan?
Debet och Kredit
Orden debet och kredet har latinskt ursprung. Debeo betyder jag är skyldig. Kredit kommer från creditor, långivare.
Själva bokföringen sker med s k dubbel bokföring. Systemet är konstruerat för att vara självkontrollerande – du ska alltid bokföra ett lika stort belopp i debet som i kredit, fördelat på ett eller flera konton.
När verifikationen med kvitton för papper (100 kr) ska bokföras, sker det på konto ”6100 Kontorsmaterial och trycksaker” och på konto ”2640 Ingående moms” i debet och i kredit på konto ”1910 Kassa”, eftersom du betalade kontant. Konteringen visar vilka konton man bokför på.
Börja bokföra
Alla affärshändelser ska bokföras. Dina samlade numrerade verifikationer utgör underlag för bokföringen.
Att bokföra innebär att du noterar affärshändelserna dag för dag på sådant att de kan presenteras dels i den ordning de har registrerats (grundbokföring), dels i systematisk ordning (huvudbokföring). I den systematiska presentationen visas affärshändelserna sorterade på olika konton.
För varje bokföringspost ska följande framgå:
- Bokföringsdatum
- Verifikationsnummer
- Debetkonton och belopp respektive kreditkonton och belopp. Ofta behövs också text som ger tilläggsupplysning om vad bokföringsposten avser.
En affärshändelse är bokförd först när den kan presenteras i både registreringsordning och i systematisk ordning. Såväl vid manuell bokföring som när du använder dator kan de båda momenten göras samtidigt. Det finns också möjlighet att dela upp bokföringen i två steg, t ex genom att avvakta med den systematiska bokföringen till månadens slut. Handböcker och utbildning i redovisningsteknik ger dig mer information.
Verifikationsnummer
Verifikationsnumret är länken mellan verifikationen och bokföringen. Med hjälp av det hittar du från verifikationen till bokföringen och vice versa. Verifikationerna ska numreras i en löpnummerserie som bör hållas obruten under året. I samband med att du bokför skriver du verifikationsnumret högst upp i högra hörnet på verifikationen. I vissa fall kan det vara praktiskt med flera nummerserier för olika typer av verifikationer.
Läs mer om verifikationer här
Bokföra hur ofta?
Den som dagligen gör affärer som innebär kontanta in- och utbetalningar, ska normalt bokföra dessa senast påföljande arbetsdag.
Övriga verifikationer ska bokföras så snart de kan ske. Det medför att bokföring ska göras löpande, helst en gång i veckan. Bokföring för samtliga verifikationer för en månad måste vara utförd senast vid utgången av nästkommande månad.
Bokföringen är till för att ge information om hur det går. Ju oftare bokföring sker desto bättre information. Väntar man för länge med bokföringen, är det lätt att glömma uppgifter uppgifter som hör ihop med verifikationerna – vad som hände. Redovisning av moms, skatter och avgifter ställer också krav på att bokföringen hela tiden är uppdaterad.
RÅD
Planera för din bokföring redan när du registrerar ditt företag. Bokföringsskyldigheten börjar omedelbart. Ta råd av revisor, redovisningskonsult eller någon erfaren företagare när du lägger upp din bokföring och väljer konton. Du kan inte vänta med bokföringen till dess din verksamhet har kommit igång. Se till att bokföra regelbundet – hellre för ofta än för sällan.
