Har kostnaderna vid representation ett omedelbart samband med företagets verksamhet såsom vid olika affärsförhandlingar eller vid personalvård kan företaget få dra av momsen för kostnaderna. Sedan den 1 januari 2017 kan man som företag inte längre bokföra avdrag för måltider vid representation utan nu kan företaget i de flesta fall endast dra av momsen.

När man hanterar och bokför representation så brukar man skilja på intern och extern representation.

Bokföra extern representation

Den externa representationen innebär att man har aktiviteter för att förbättra affärsrelationer med kunder, leverantörer och andra intressenter. Här kan man finna utgifter för till exempel frukost, lunch, middag, dryck, kundevent, biljetter till idrottsliga evenemang, konsert- och teaterbiljetter och representationsgåvor.

På verifikationerna såsom kvitton och fakturor för extern representation måste företaget ange syftet med den externa representationen och vilka som har deltagit vid representationen. Här ska det stå med information såsom namn på företaget och vilka deltagarna är.

Bokföra intern representation

Interna representation handlar i stället om interna möten och event såsom personalfester, informationsträffar, kurser och konferenser.

På verifikationerna såsom kvitton och fakturor för interna representationen måste företaget ange syftet med personalrepresentationen, vilka som har deltagit och deras befattningar.

Mer om reglerna om avdrag för representation

Avdrag för enklare förtäring

Det finns dock vissa tillfällen som klassas som representation där företag fortfarande kan göra avdrag för själva representationen. Detta gäller bland annat vid utgifter som kan ses som enklare förtäring såsom kaffe, kaka och frukt. Kravet är i korta drag att förfriskningarna inte får anses ersätta en måltid eller innehålla alkohol. Avdraget får uppgå till högst 60 kronor plus moms per person och tillfälle och redovisas i företagets inkomstdeklaration. 

Bokföring teaterbiljetter och greenfee

Andra kostnaders som ingår i representation som Skatteverket anser är avdragsgilla är kostnader för exempelvis teaterbiljetter och greenfee avgifter. Dessa kostnader från dras av med 180 kronor plus moms per person. 

Bokföra personalfester

Företaget får vid maximalt två tillfällen per år ha intern representation i form av personalfester där en del kringkostnader är avdragsgilla. Dessa kostnader kan till exempel vara lokalhyra eller musikunderhållning. De är avdragsgilla på upp till 180 kronor plus moms per person och tillfälle. 

Exempel på bokföring av representation

Ni har haft en personalfest på jobbet och har nu fått fakturan för kalaset. De totala kostnaden för kringkostnaderna för festen blev 1 000 kronor exklusive moms. Då ni var 5 personer och fick göra avdrag på 180 kronor plus moms per person för de kringkostnader som blev så uppgår de avdragsgilla kostnaderna till 900 kronor plus moms och kan bokföras så här.

Fler tips om hur du bokför i företaget