Mer om reglerna och avdrag för representation
Extern representation
Den externa representationen innebär att man har aktiviteter för att förbättra affärsrelationer med kunder, leverantörer och andra intressenter. Här kan man finna utgifter för till exempel frukost, lunch, middag, dryck, biljetter till idrottsliga evenemang, teaterbiljetter och representationsgåvor.
På verifikationerna såsom kvitton och fakturor för extern representation måste företaget ange syftet med den externa representationen och vilka som har deltagit vid representationen. Här ska det stå med information såsom namn på företaget och vilka deltagarna är.
Utgifter kan betalas direkt av företaget, av en anställd eller en delägare. Har en anställd eller delägare betalat så ska denne överlämna kvittona till redovisningsenheten och i sin tur få skattefri kostnadsersättning för utläggen. Utbetalningen kan sedan göras via direktbetalning till privatkonto eller via löneutbetalningen.
Intern representation
Den interna representation handlar istället om interna möten och event såsom personalfester, informationsträffar, kurser och konferenser.
För att den intern representationen ska vara skattefri så förutsätter det att det finns en direkt koppling till näringsverksamheten och att träffarna är tillfälliga och kortvariga. På verifikationerna såsom kvitton och fakturor för interna representationen måste företaget ange syftet med personalrepresentationen, vilka som har deltagit och deras befattningar.
Personalfesterna behöver dock inte uppfylla kravet på ett direkt samband mellan representationen och näringsverksamheten men man får ha maximalt 2 personalfester per år om man vill att de ska vara skattefria.
För konferenser krävs det även att det finns ett program och att konferensen omfattar minst 6 timmar per dag eller 30 timmar om den är en vecka.
För att undvika förmånsbeskattning kan enskilda näringsidkare, delägare i handelsbolag och delägare i kommanditbolag behandla skattepliktig intern representation som egna uttag.
Avdragsregler för representation
Extern och intern representation har samma beloppsramar vad gäller avdrag:
- För måltidsutgifter som avser lunch, middag eller supé inklusive dryck får du göra avdrag med högst 90 kronor per person och tillfälle. Är du däremot inte momsregistrerad så får du göra avdrag med högst 90 kronor plus moms.
- Äger representationen rum vid andra tidpunkter än lunch, middag eller supé så får man göra avdrag med högst 60 kr per person. Är du inte momsregistrerad får du även här göra avdrag med högst 60 kronor plus moms.
- Vid representation såsom teaterbesök, personalfest (endast vissa utgifter) eller idrottsevenemang får man göra avdrag med högst 180 kronor per person. Icke momsregistrerade får göra avdrag med högst 180 kronor plus moms.
Exempel på bokföring av representation
Ni har haft en personalfest på jobbet och har nu fått fakturan för kalaset. Den totala kostnaden för festen blev 5000 kronor inklusive moms. Då ni var 10 personer och fick göra avdrag på 90 kronor per person för den interna representationen så blev den delen 900 kronor och kan bokföras så här.
|
Konto |
Kontonamn |
Debet |
Kredit |
|
2440 |
Leverantörsskulder |
5000 |
|
|
7631 |
Personalrepresentation, avdragsgill |
900 |
|
|
2641 |
Moms |
225 |
|
|
7632 |
Personalrepresentation, ej avdragsgill |
3875 |
