Bokföra representation – avdrag, moms och konton

Räkna ut avdrag och kontering för representation

Räknaren utgår från att kostnaden är betald med företagskortet eller från företagskontot. Betalar du mot faktura byter du 1930 mot 2440 Leverantörsskulder. Räknaren fungerar bäst när hela kvittot har samma momssats. Innehåller kvittot till exempel både mat och alkohol, och kostnaden överstiger 300 kronor exklusive moms per person, behöver momsavdraget räknas fram utifrån de olika momssatserna.

Vad räknas som representation?

Representation är kostnader för mat, dryck, evenemang och aktiviteter som har ett omedelbart samband med verksamheten. Extern representation riktar sig till kunder, leverantörer och andra affärskontakter och syftar till att inleda eller utveckla affärsrelationer. Intern representation riktar sig till de egna anställda, till exempel personalfester och informationsmöten.

En lunch där du bara äter med kollegor utan särskilt syfte är inte representation. Det är en privat kostnad eller en skattepliktig förmån. Detsamma gäller om du som ägare äter ensam, även om du arbetar under tiden.

Så mycket får du dra av

Sedan 2017 är måltider vid representation inte avdragsgilla i inkomstbeskattningen. Du får däremot dra av momsen på måltiden, beräknad på högst 300 kronor exklusive moms per person och tillfälle. Övriga kostnader har egna beloppsgränser.

Alla belopp gäller exklusive moms och per person och tillfälle. Den del som överstiger gränsen bokförs som ej avdragsgill, tillsammans med den moms som inte får dras av. Enklare förtäring får inte ersätta en måltid. En smörgås till kaffet går bra, men en lunchsallad räknas som måltid. Kostar fikat mer än 60 kronor per person medges inget avdrag alls för kostnaden, inte ens för de första 60 kronorna. Momsen får du däremot dra av.

Konton för representation

Extern och intern representation bokförs på olika konton, och varje sort delas upp i en avdragsgill och en ej avdragsgill del. Uppdelningen gör det enkelt att räkna fram rätt skattemässigt resultat i deklarationen.

Exempel: kundlunch

Du bjuder två kunder på lunch och är alltså tre personer. Notan är 1 344 kronor, varav 1 200 kronor exklusive moms och 144 kronor i moms. Måltiden är inte avdragsgill. Momsen får dras av på högst 3 × 300 = 900 kronor. Det ger 144 × 900 / 1 200 = 108 kronor i avdragsgill moms.

Exempel: personalfest

Företaget har personalfest för fem anställda. Lokalhyra och musik kostar 1 000 kronor exklusive moms plus 250 kronor i moms. Avdrag får göras med högst 5 × 180 = 900 kronor. Momsen får dras av på samma del, alltså 225 kronor. Resterande 100 kronor och 25 kronor i moms är inte avdragsgilla.

Maten och drycken på festen bokförs för sig, precis som kundlunchen men på 7632. Maten vid en personalfest är normalt skattefri för de anställda när festen är intern representation. Företaget får däremot bara göra representationsavdrag för högst två personalfester per år.

Detta ska stå på kvittot

För att få avdrag måste du kunna visa att kostnaden var representation. Skriv därför på kvittot eller fakturan vad syftet var och vilka som deltog, med namn och företag. Vid intern representation ska deltagarnas befattning framgå. Utan de uppgifterna kan Skatteverket neka avdraget, även för momsen.

Se även: Bokföra lön och personalkostnader · Bokföra traktamente · Bokföra moms