Som vi beskrev i föregående kapitel ska alla affärshändelser bokföras löpande: fakturor som du sänder, fakturor du själv får, betalning av moms, löner och skatter etc.
Du använder hela tiden konton i den kontoplan du valt.
Oavsett om du bokför manuellt eller använder dator ska de bokförda affärshändelserna kunna presenteras i registreringsordning (grundbokföring) och i systematisk ordning (huvudbokföring).
Om du bokför manuellt i en kolumndagbok framgår ordningen av dagboken. Momenten kan också vara åtskilda.
Använder du dator, kan du löpande skriva ut de bokförda affärshändelserna på papper i form av verifikationslistor eller motsvarande. Där framgår i vilken ordning affärshändelserna har registrerats.
Du kan också skriva ut din bokföring systematiskt efter kontonummer. Den listan ska omfatta samtliga verfikationer under en period och bör tas ut regelbundet, gärna varje månad. Anlitar du en redovisningskonsult får du utskrifterna månadsvis när du hämtar månadens bokföringsmaterial. I de flesta bokföringsprogram finns det också en möjlighet att ta ut separata kontoutdrag på enskilda konton om du t ex vill kontrollera vad som har blivit bokfört på ett visst konto.
Bokföra fakturor med faktureringsmetoden
Inkommande fakturor bokför du som en skuld den dag de anländer. Utgående fakturor bokför du som en fordran en dag de avsänts. När fakturorna sedan betalas, bokförs de som en utbetalning/inbetalning från/till kassa, bank- eller plusgiro. Motsvarande belopp förs bort från skuld- respektive fodringskontot.
Om du har många fakturor, kan du underlätta bokföringen genom att löpande förteckna fakturorna, inkommande och utgående i var sin förteckning, som då visar affärshändelserna i registreringsordning. När fakturorna sedan betalats, noteras datum i förteckningen och betalningen bokförs därefter.
Vid månadens slut summeras beloppen i förteckningarna och bokförs i sammandrag för presentation i systematisk ordning.
Bokföra fakturor med kontantmetoden
Kontantmetoden innebär att det är tillåtet med att vänta med att bokföra en faktura till den dag den betalas. Kontantmetoden får tillämpas vid löpande bokföring av företag som har en nettoomsättning på högst 3 mkr och som inte är skyldigt att upprätta en årsredovisning.
Bokföra moms
Hur man ska deklarera och betala moms en skatterättslig fråga. Reglerna för momsredovisning har dock viss betydelse för din bokföring. Skatteverket godkänner två redovisningsmetoder: faktureringsmetoden och bokslutmetoden (motsvarande fakturerings- och kontantmetoden för bokföring av fakturor). Det framgår av registreringsbeviset vilken metod du ska använda. Kontakta skatteverket för att få mer information om moms.
Läs mer om momssatserna 6, 12, 25 %
Rätta fel
Du kommer förmodligen att bokföra en transaktion felaktigt. Det är lätt att rätta ett fel men var noggrann så att det i efterhand tydligt framgår vad du har gjort. I den manuella bokföringen rättar du genom att stryka ett streck över det felaktiga och skriva det det rätta intill. Du ska signera och datera rättelsen. Du får alltså aldrig redera eller måla över en felaktig bokförd post.
Upptäcker du felet långt i efterhand måste du göra reättelsen genom en särskild rättelsepost till vilken du skriver en ny verifikation (t ex en bokföringsorder). På den anger du hur du bokat om, när det skett och din signatur. Du ska också hänvisa till den ursprungliga, felaktiga verifikationen. På den felaktiga verifikationen anger du numret på rättelseverifikationen.
Egna pengar eller företagets
Det är viktigt att skilja på egna pengar och företagets. För att kunna hålla ordning i bokföringen är det lämpligt att du har en liten handkassa för företagets småutgifter. För övriga in- och utbetalningar bör du använda dig av bank- och plusgirokonton i företagets namn. Betalar du någon gång privat ett större åt företaget, kan du sedan gottgöra dig genom att föra över pengar till ditt eget konto.
Det är också viktigt att du inte gör större uttag för eget bruk från företaget än vad det klarar av. Du kan budgetera ett fast belopp varje månad. I aktiebolag sker uttagen i form av lön. Avdrag ska göras för källskatt som betalas in tillsammans med bl a arbetsgivaravgifter månaden efter uttaget. Det är däremot förbjudet för aktieägare och styrelse/VD att låna pengar från bolaget. I andra företagsformer är det bästatt tänka på uttagen som en motsvarighet till nettolön. Vinsten i sådana företag måste räcka till såväl uttagen som inkomstskatt och egenavgifter.
Bokföra själv eller med hjälp?
I inledningsskedet när du startar företaget är du kanske så upptagen av verksamheten, att tid och kunskaper inte räcker till bokföringen. Det är därför naturligt att anlita någon. Men allt eftersom du du förstår mer av bokföringen, kan du kanske ta över mer själv. Löpande vardagliga transaktioner kan du lätt lära dig att bokföra. Helt utan rådgivare klarar du dig förmodligen inte. Det är t ex svårt att vara uppdaterad på nyheter i lagar och förordningar.
RÅD
Om du har en verifikation som du inte vet hur du ska bokföra, bokför den tillfälligt på ett ”Observationskonto”. När du talar med din redovisningskonsult eller revisor, diskutera ni hur posterna på detta konto ska bokföras. Omförning från observationskonto till rätt konto görs görs med rättelseverifikation. Gör en hänvisning på den ursprungliga verifikationen. Observationskontot bör alltid gås igenom regelbundet och posterna föras om, t ex i samband med avstämningar.
