Detta är tredje och sista delen om hur du ska arbeta förebyggande mot och hantera kränkande särbehandlingar på arbetsplatsen.

I första delen skrev jag om vikten av att följa arbetsmiljöföreskriften, andra artikeln handlade om när kränkningar förekommit på arbetsplatsen.

Intern eller extern utredare?

Den som utreder anmälda kränkningar behöver vara objektiv och agera opartiskt. Av den anledningen är det många gånger bra, eller till och med nödvändigt, att anlita en extern utredare. En extern utredare känner inte någon av parterna sedan tidigare och har inte varit involverad på annat sätt, vilket säkerställer ett opartiskt förfarande.

Det är vanligt att frågor och funderingar dyker upp hos den chef som behöver hantera anmälda kränkningar bland sina anställda. Det är då bra att ta stöd av HR-partner om en sådan finns i organisationen. Kontakta gärna en erfaren utredare för konsultation innan utredning och be om referenser från tidigare genomförda uppdrag.

Faktabaserad metodik

Utredningar av anmälda kränkningar bör ske med en faktabaserad metod. Metoden faktaundersökning har tagits fram av norska mobbningsforskare i samarbete med arbetsrättsjurist. Den lämpar sig väl att använda även i förhållande till svensk arbetsmiljölagstiftning och arbetsrätt. Att metoden är faktabaserad innebär att utredare samlar fakta i form av intervjuer med de berörda, använder vittnesmål och eventuell dokumentation som t.ex. e-post, sms eller andra skriftliga källor för att skapa en tydlig bild av vad som faktiskt hänt. Genom att samla faktaunderlag kan utredare bedöma objektiva sakförhållanden utifrån den subjektiva upplevelse som utredningen tar avstamp i.

Kompetensen viktig

För att en utredning av anmälda kränkningar ska vara rättssäker för de inblandade är det viktigt att utredare har tillräcklig kompetens och en strukturerad metod. Utbildning i metoden faktaundersökning utgör en bra grund för utredningsarbetet. Utredaren behöver vidare ha kunskap om konflikter och organisationspsykologi för att kunna lämna lämpliga rekommendationer. Utredningen sker alltid med mandat från chef på den aktuella arbetsplatsen och chefen kan uppmana sina anställda att delta i utredningen. Kunniga utredare kan sedan ge information till berörda om hur utredningen går till mer i detalj.

Rättssäkerhet i kränkningsutredningar

I vissa fall väljer arbetsgivare efter en genomförd utredning att agera arbetsrättsligt mot personer som bedömts ha agerat oacceptabelt. Därför är det av yttersta vikt att tillse att utredningsförfarandet är rättssäkert. Kravet på rättssäkerhet innebär bland annat att den eller de som utpekas av anmälaren ska få ta del av anklagelserna, veta vem som påstår det och även ges möjlighet att bemöta uppgifterna. Det har genom åren förekommit många fall av bristfällig hantering där personer fått varningar och andra arbetsrättsliga sanktioner utan att veta grunden för detta. Av den anledningen ska anonyma anmälningar eller vittnesmål aldrig inkluderas i en utredning. Däremot ska bara de personer som berörs eller som besitter relevant information involveras i utredningen. Denna viktiga princip kan sammanfattas som att konfidentialitet men ej anonymitet ska råda i utredningsarbetet.

För att nå upp till kravet på rättssäkerhet är det också viktigt att dokumentationen i utredningen är tydlig och strukturerad. Det ska vara lätt att se vem som sagt vad och när. Intervjuerna med parterna och med vittnen ska dokumenteras, undertecknas och bifogas rapporten. Den färdiga rapporten behöver innehålla förklaringar av relevanta begrepp från arbetsmiljölagstiftningen. Utredarnas bedömning ska tydligt kunna härledas till det faktaunderlag som presenteras. Avslutningsvis ska rapporten innehålla rekommendationer på hur fortsatta arbetsmiljöproblem ska kunna undvikas om kränkande särbehandling eller trakasserier bedöms ha ägt rum.

Erbjud stöd

Glöm inte att erbjuda stöd till den som upplever sig utsatt för kränkande handlingar. Att känna sig utsatt är en stor riskfaktor för ohälsa och sjukskrivning. Professionellt stöd, exempelvis via en företagshälsa, minskar risken för ohälsa och underlättar i en svår situation. Tänk också på att den som utpekats i kränkningsanmälan bör erbjudas stöd.

Johan Söderström, leg. psykolog och organisationskonsult på Faktaundersökning.se