Rekryteringsprocessen består vanligen av följande steg:
1. Tidsplan
Börja rekrytera i tid! Var förutseende med nyrekryteringar, planera resursåtgång och kompetensbehovet efter verksamhetens mål de kommande året/åren??? Vid ersättningsrekryteringar är det viktigt att försöka få in efterträdare så att denna kan gå parallellt med personen som kommer att sluta. Tänk på att en personalrekrytering i regel tar längre tid än vad beräknats. Den nya medarbetaren kan ha lång uppsägningstid, det kanske inte kommer in några ansökningar etc.
2. Kravspecifikation
Nyckeln till en bra personalrekrytering är att veta vilken typ av person och vilken typ av kompetens som behövs. Vid ersättningsrekryteringar behöver det inte nödvändigtvis vara samma profil som söks till efterträdaren. Prata med närmaste chef och kollegor för att utröna vilken typ av person och kompetens som behövs. Tänk även på gruppens sammansättning, en heterogen grupp bestående av olika typer av personligheter med olika bakgrund presterar/fungerar i regel bättre än en homogen grupp.
Det är även av största vikt att kravspecifikationen är realistisk, att det faktiskt finns en person som har all den erfarenhet och egenskaper som efterfrågas. Konkurrensen om kandidaterna har dessutom ökat de senaste månaderna vilket gör det mer utmanande att hitta rätt person.
3. Annons
Vid annonsering finns det en djungel av annonsplatser på Internet att välja mellan. Det finns även den mer traditionella dagspressen att välja mellan samt specialiserade facktidningar och forum på Internet. Valet av annonseringskanal beror till stor del på vilka typer av kandidater som ska attraheras; de som aktivt söker arbete eller de som av en slump ska komma över annonsen.
Var tydlig med de krav som ställs i annonsen för att undvika att överösas av irrelevanta ansökningar. Tänk även på hur företaget lyfts fram i annonsen då denna även fungera som reklam för företaget. Därför kan en lite större annonskostnad kanske lättare motiveras.
Tips: Att anställa för första gången - goda råd
4. Urval
Utgå alltid från kravspecifikationen vid urvalet. För att spara tid vid många ansökningar kan ett bra tips vara att börja med CV:n där det ofta är lätt att avgöra huruvida kandidaten uppfyller de formella kraven. Efter första urvalet utgör det personliga brevet ytterligare en informationskälla för att utröna om kandidaten stämmer överens med kravprofilen gällande de personliga egenskaperna.
Dela gärna upp kandidaterna i tre kategorier, ej intressant, intressant och mycket intressant. För att förkorta rekryteringsprocessen kan det vara en god idé att löpande intervjua ur den mycket intressanta kategorin. Ge även besked till kandidaterna i den ej intressanta högen så att de slipper vänta och hoppas längre än nödvändigt.
5. Intervju nr 1
Ett vanligt upplägg för den första intervjun under en personalrekrytering är att börja med att beskriva företaget och tjänsten. Därefter riktas intervjun mot kandidatens bakgrund, nuvarande tjänst och kompetens för att sedan gå vidare till samtal och frågor kring kandidatens personlighet. Avsluta sedan med en diskussion kring löneanspråk och när kandidaten kan börja om det skulle bli aktuellt med en anställning. Berätta även vid intervjun den beräknade tidsplanen och vad som är nästa steg i processen.
Missa inte: 13 bra frågor att ställa till kandidaten på anställningsintervjun
6. Referenser
Referenstagningen ger dig möjlighet att få din uppfattning om individen bekräftad eller dementerad. Här har du möjlighet att följa upp saker du kände var oklara eller som du var osäker på under intervjun. Bygg gärna upp frågorna utifrån de frågor du ställt till kandidaten så att du har möjlighet att jämföra kandidatens egen bild av sig själv och sin kompetens mot referensens uppfattning. Vid referenstagning brukar tre referenser vara vanligt till exempel tidigare chefer eller kunder.
Relaterad läsning: Hitta de bästa medarbetarna med en smartare rekryteringsprocess
7. Intervju nr 2
Vid den andra intervjun under er personalrekrytering har du möjlighet att gå djupare än du gjort på den första intervjun. Här har du även tillfälle att följa upp eventuella ämnen som kommit upp vid referenstagningen som du känner dig osäker på eller frågor som behöver förtydligas.
8. Efterarbete
Det är vanligt att maila ”Nej tack” till kandidater som mailat in sin ansökan och personligen ringa till kandidater du träffat. Var beredd på att kunna ge en motivering till kandidaterna om varför de inte gått vidare. Det är mycket viktigt att alla kandidater får ett svar, annars kan detta fungera som dålig marknadsföring för företaget. Ett tips är att redan från början lägga in ett autosvar på mailen med exempelvis texten ”Tack för din ansökan till tjänsten XXX. Vi återkommer inom en månad efter ansökningstidens slut med besked”. På så sätt slipper du telefonsamtal från kandidater som undrar om deras ansökningar har kommit fram.
