En felrekrytering är dyr för alla företag, men förödande för det lilla. Med fyra anställda är en femtedel av verksamheten fel person. Ändå är anställningsintervjun det moment där de flesta företagare improviserar mest.

Bestäm kravprofilen innan du bokar första intervjun

Innan du formulerar en enda fråga måste du veta vad du letar efter. En kravprofil är en kort lista med de egenskaper och färdigheter som tjänsten faktiskt kräver. Fem kriterier räcker för de flesta tjänster i ett mindre företag, och de ska väga olika tungt beroende på rollen. Poängen är att bestämma vikten innan, inte under.

Vill du göra det enklare? Ladda ner vår mall för anställningsintervju med kravprofil, intervjuprotokoll, referenstagning och kandidatjämförelse.

Strukturerad intervju: samma frågor till alla

En strukturerad intervju betyder att alla kandidater till samma tjänst får samma huvudfrågor, i samma ordning, och bedöms mot samma kriterier. Det låter stelbent, och det är det första man hoppar över när man är två personer på företaget och känner att man ändå märker vem som passar. Men det är den enskilt viktigaste förändringen du kan göra i din rekrytering, av två skäl som råkar sammanfalla.

Du får något att jämföra. Fyra intervjuer som gick åt fyra olika håll ger dig fyra intryck, inte fyra bedömningar. Ställer du samma frågor kan du faktiskt se att den andra kandidaten svarade konkret på det som den fjärde svepte förbi. Det är också skyddet mot att den mest lika, den mest pratsamma eller den du råkade träffa sist väger tyngst.

Strukturen är dokumentationen. Har du kravprofilen nedskriven, samma frågor till alla och en anteckning per kriterium, har du samtidigt svaret på frågan i nästa avsnitt.

Det tar en halvtimme extra att förbereda, och sparar in den flera gånger om när ni ska välja mellan tre kandidater som alla verkade trevliga.

Vad du får fråga, och vad du kan visa i efterhand

Det finns ingen fråga som är olaglig att ställa på en anställningsintervju. Svensk rätt innehåller ingen lista över förbjudna frågor, och du bryter inte mot något genom att fråga en kandidat om ålder, familjesituation eller religion.

Det som är förbjudet är att missgynna en sökande av skäl som har samband med någon av diskrimineringsgrunderna. Ett svar får alltså påverka beslutet när det är relevant för tjänsten. Frågor och beteenden under själva intervjun kan samtidigt omfattas av lagen, exempelvis om de kränker den sökandes värdighet och har samband med en diskrimineringsgrund. Skyddet gäller redan från det ögonblick någon söker jobbet eller frågar om arbete, vilket betyder att du kan diskriminera genom att inte kalla till intervju över huvud taget. De sju grunderna är kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning och ålder. Graviditet och föräldraledighet är inte egna diskrimineringsgrunder utan skyddas dels som kön, dels av föräldraledighetslagens förbud mot missgynnande.

Det praktiska rådet blir därför ett annat än att undvika ämnen. Ställ samma frågor till alla och anteckna svaren kopplade till kriterierna. Berättar kandidaten självmant om graviditet, sjukdom eller familjesituation, anteckna det inte. Informationen tillför ingenting till bedömningen och blir bara en anteckning du får förklara om urvalet ifrågasätts.

Undvik ändå frågor som saknar koppling till tjänsten och som ligger nära en diskrimineringsgrund. Inte för att de är förbjudna, utan för att de gör din bevissituation onödigt svår. Har du ställt frågan och kandidaten sedan valdes bort, är det du som ska förklara att det ena inte hade med det andra att göra.

14 bra frågor att ställa på anställningsintervjun

Frågorna nedan fungerar i de flesta roller. Vid en intervju är det ofta inte svaret i sig som är det viktiga, utan hur kandidaten hanterar frågan. Var lyhörd och be om förtydliganden när svaret blir svävande.

Berätta kort om dig själv och din väg till det här yrket. En uppvärmningsfråga som ändå säger något. Den som är minimalt förberedd förväntar sig den, så svaret visar hur mycket kandidaten brytt sig om att förbereda. Håll frågan vid yrkesbanan och fråga inte om uppväxt eller familj.

Vad vet du om vad vi gör här? En kontrollfråga för att se om kandidaten är på intervjun av rätt skäl eller söker allt som dyker upp.

Vilka arbetsuppgifter ingick i ditt förra jobb? Ställ följdfrågor, särskilt om du själv kan området. Lita inte på kandidatens egen uppskattning av sin förmåga, testa den med detaljfrågor.

Vad i din nuvarande roll gör du helst, och vad skjuter du upp? Nästan alla svarar ärligt på den andra halvan, och den säger mer om hur personen kommer att fungera hos er än en lista över styrkor.

Nämn tre egenskaper hos dig som fungerar bra i arbetet, och en som ställt till problem. Klichéartad, men svaret ger en tydlig bild av självkännedomen. Be om ett exempel på den sista.

Hur trivdes du på ditt förra jobb, och vad tyckte du sämst om? Här testas den sociala förmågan. Jämför beskrivningen av det förra arbetsklimatet med det ni faktiskt har.

Vad skulle din förra chef säga om dig om jag ringde? Visar självkännedom och hur relationen till tidigare chefer sett ut. Följ upp med referenstagning, svaret är inte ett substitut.

Var ser du dig själv om fem år? Testar visionen. De flesta är osäkra och svarar vagt, men ett tydligt och ambitiöst svar säger något om drivkraften.

Vad behöver du från en chef för att göra ditt bästa jobb? Den mest underskattade frågan i listan. Svaret talar om ifall ni kan ge personen det, och den är särskilt relevant i ett litet företag där ledarskapet är informellt.

Kan du berätta om perioderna mellan anställningarna i ditt cv? Luckor bör redas ut så att inga missförstånd följer med. Var beredd på att svaret kan röra sjukdom eller föräldraledighet, och låt då inte det påverka bedömningen.

Hur fick du ditt förra jobb, och hur länge sökte du? Ger en bild av handlingskraft och kontaktnät.

Vilket löneanspråk har du? Svaret säger något om både självbild och förväntan. Fråga om anspråket framåt, inte om vad personen tjänar i dag.

Vad var lätt och vad var svårt när du lärde dig det här? En inblick i både noggrannhet och självinsikt. Den som lyckats trots att ämnet var svårt har oftast visat något som betyg inte fångar.

Varför lämnar du din nuvarande arbetsgivare? Nya möjligheter eller en konflikt som inte gick att lösa? Båda svaren är användbara, men de betyder olika saker.

Tips! Ladda ner en färdig Word-mall i fyra sidor för hela anställningsintervjun: kravprofil, protokoll per kandidat, referenstagning och ett dokumenterat beslut.

Be om exempel: använd hur-frågor

Ett sätt att komma förbi inövade svar är att be kandidaten göra påståendet konkret. Säger någon att han eller hon är stresstålig, fråga när det senast prövades.

Du säger att du gärna arbetar i grupp. Har du ett exempel?

Du skrev i ditt cv att du är stresstålig. Berätta om ett tillfälle när du behöll lugnet i en pressad situation.

Du nämnde att du är bra på att planera. När var du senast ansvarig för ett projekt, och hur fungerade planeringen då?

Bygg gärna frågorna enligt HUR-modellen: händelse, uppträdande, resultat. Be kandidaten beskriva en konkret händelse som belyser egenskapen ni diskuterar, fråga sedan hur han eller hon agerade i situationen, och avsluta med vad resultatet blev. Situationsbaserade frågor av det här slaget förutsäger arbetsprestation betydligt bättre än hypotetiska frågor om hur någon skulle agera, eftersom de handlar om vad personen faktiskt gjort.

Anpassa några frågor efter rollen

Grundfrågorna räcker långt, men två eller tre rollspecifika frågor gör bedömningen skarpare.

Säljare. Be om siffror på det senaste året och vad de mättes mot. Fråga om den senaste affären som gick förlorad och varför. Fråga hur kandidaten bygger sin pipeline när inga leads kommer in av sig själva. Den som bara pratar om relationer och inte om aktivitet har sällan levererat självständigt.

Kundnära roller. Be om ett exempel på en missnöjd kund som blev nöjd, och ett där det inte gick. Det andra exemplet är det intressanta.

Hantverk och produktion. Fråga om ett moment som gick fel och vad kandidaten gjorde då. Fråga också om arbetsmiljön på förra jobbet och hur tillbud rapporterades, det säger mycket om inställningen till säkerhet.

Administration och ekonomi. Be om ett exempel på ett fel som kandidaten själv upptäckte, och vad som ändrades efteråt.

Efter intervjun: sammanfatta, jämför, dokumentera

Sammanfatta med jämna mellanrum under samtalet vad kandidaten sagt. Det minskar risken för missförstånd och ger personen en chans att korrigera dig, vilket ger dig ett bättre underlag.

Sätt bedömningen direkt efteråt, mot varje kriterium, med ett konkret exempel per kriterium. Ta referenser på de kandidater som går vidare och ställ frågor om samma kriterier som i intervjun, inte allmänna frågor om hur personen var.

Vanliga frågor om intervjufrågor för arbetsgivare

Vilka frågor får en arbetsgivare inte ställa?

Diskrimineringslagen innehåller ingen lista över förbjudna frågor. Däremot bör du undvika frågor som saknar koppling till tjänsten och ligger nära en diskrimineringsgrund. Dels försämrar de din möjlighet att visa att beslutet fattades på sakliga grunder, dels kan en fråga som kränker den sökandes värdighet och har samband med en diskrimineringsgrund omfattas av lagen i sig.

Hur många frågor ska man ställa på en anställningsintervju?

Två till tre frågor per kriterium i kravprofilen, alltså vanligtvis tio till femton huvudfrågor på en timme. Fler hinner du inte gå på djupet i.

Ska alla kandidater få samma frågor?

Ja, huvudfrågorna. Följdfrågorna anpassar du efter svaren. Det är förutsättningen både för att kunna jämföra kandidaterna och för att kunna redogöra för hur du valde.

Får man fråga om lön på intervjun?

Ja. Fråga om kandidatens löneanspråk framåt snarare än om nuvarande lön, eftersom historiska löner tenderar att föra med sig gamla skillnader in i den nya anställningen.

Mallar som hjälper dig vidare

När du valt kandidat är det introduktionen som avgör hur snabbt personen kommer in i arbetet. Ladda ner vår mall för introduktion av ny medarbetare med checklista före första dagen, arbetsmiljögenomgång och ett blad att lämna över.

Läs också Anställa för första gången och Tre tips för bättre intervjuer vid chefsrekrytering.