Vad mallen innehåller

Två sidor i Word, färdiga att fylla i på skärmen eller skriva ut. Mallen används när sista anställningsdagen är fastställd, oavsett om medarbetaren sagt upp sig själv eller en tidsbegränsad anställning löper ut.

Fyra saker som skiljer mallen från en vanlig checklista

Den skiljer på sista arbetsdag och sista anställningsdag. De två datumen antas vara samma tills de inte är det, och semester, arbetsbefrielse eller annan frånvaro gör att de glider isär. Datorn, nycklarna och överlämningen hör till den ena. Semesterersättningen och anställningens formella slut hör till den andra. Båda står i rutan högst upp, tillsammans med datum för uppsägningen och uppsägningstiden.

Behörigheterna ligger sist, och är mest detaljerade. De flesta checklistor säger "lämna tillbaka dator och nycklar" och stannar där. Det som faktiskt kostar pengar är en bankbehörighet som ligger kvar, ett molnkonto ingen stängde eller ett delat lösenord som aldrig byttes. Mallen listar åtta punkter som täcker e-post, molnlagring, betalbehörigheter, systemåtkomst och delade konton.

Exitsamtalet är formulerat för ett litet företag. I ett företag med fyra anställda finns ingen anonymitet, och den som slutar vet vem som läser svaret. Därför riktar sig frågorna mot arbetet och villkoren, inte mot personer. Ingen ombeds betygsätta sin snart före detta chef, och frågorna ger ändå användbara svar: vad som gjorde arbetet svårare än det behövde vara, vad ni borde ändra för den som tar över, och vilken kunskap som riskerar att försvinna.

Den slutar inte på sista dagen. Ett eget avsnitt för veckorna efter: slutlönen genomförd, arbetsgivarintyg vid behov, kvarvarande behörigheter kontrollerade en gång till, och ett uppföljningsdatum. En checklista som slutar på sista arbetsdagen riskerar att missa sådant som faktiskt ska göras efteråt.

Slutlönen har en tidsgräns

Semesterersättning för intjänad men outtagen semester ska betalas ut utan oskäligt dröjsmål och senast en månad efter att anställningen upphört, enligt 30 § semesterlagen. Genom centralt kollektivavtal kan andra regler gälla.

Mallen räknar inte ut beloppet — sparade dagar och beräkningsregler hör hemma i löneprogrammet. Den ser till att inget underlag saknas när beräkningen ska göras: sparade semesterdagar, komp- och flexsaldo, utlägg, reseräkningar och eventuella förskott.

Det som ibland kallas offboarding

Det som ibland kallas offboarding handlar om mer än att lämna tillbaka datorn. Det handlar om att kunskapen inte försvinner ut genom dörren, att kunderna vet vem de ska ringa på måndag, att ingen har kvar åtkomst till system de inte längre ska nå, och att pengarna som ska betalas faktiskt betalas i tid.

I ett stort företag sköts det av HR och IT var för sig. I ett företag med några anställda är det samma person som gör allt, ofta samtidigt som verksamheten ska rulla vidare med en person mindre. Det är därför allt ligger i ett dokument i stället för tre.

Vad mallen inte täcker

Mallen används när beslutet är fattat och sista anställningsdagen är bestämd. Den hanterar inte hur en anställning får avslutas eller vilka besked och varsel som ska lämnas. Säger ni upp någon på grund av arbetsbrist eller personliga skäl gäller regler om förhandling, underrättelse och tidsfrister som en checklista inte ska antyda att den täcker.

Fler mallar inom HR: anställningsintervjun, befattningsbeskrivning, introduktion av ny medarbetare, medarbetarsamtal och lönesamtal.

Så kommer du åt mallen

Mallen ingår i Premium-medlemskapet på Företagande.se. Som Premium-medlem får du obegränsad tillgång till samtliga dokumentmallar, reklamfri surfning och en utökad profil. Du bidrar samtidigt till att vi kan fortsätta granska myndigheter och driva frågor som påverkar dig som företagare, utan presstöd och utan särintressen bakom oss.

Se våra planer och bli Premium-medlem