Vad mallen innehåller

Två sidor i Word, färdiga att fylla i på skärmen eller skriva ut. Dokumentet skrivs en gång per roll och ses över när verksamheten förändras.

Tre saker som skiljer mallen från en vanlig arbetsbeskrivning

Den frågar efter syftet, inte bara uppgifterna. Fältet för rollens syfte har en motfråga inbyggd: om ni tog bort rollen i morgon, vad skulle sluta hända? Den frågan är svår att besvara med en omskrivning av arbetsuppgifterna, och det är precis poängen. Utan syftet blir befattningsbeskrivningen en lista som ingen läser om igen.

Den sätter gränserna för mandatet. Ansvaret är oftast tydligt i ett litet företag. Vad personen får besluta själv är det sällan, och det är där friktionen uppstår. Mallen har tre konkreta rader: vad personen får besluta, vilket belopp som får godkännas och attesteras, och vad som alltid ska förankras. Det är den enskilt mest användbara delen för ett företag utan chefsled.

Den avslutas med resultat, inte egenskaper. Tre rader för hur ni vet att rollen fungerar, formulerade så att det går att avgöra om de är uppnådda. Inga "positiv" och "flexibel" — ord som varken går att bedöma eller följa upp, och som är själva skälet till att befattningsbeskrivningar har dåligt rykte.

Fler mallar inom HR: anställningsintervjun, introduktion av ny medarbetare, medarbetarsamtal och lönesamtal.

Kraven är samma fyra som i lönekartläggningen

Kravdelen på sida två är strukturerad efter kunskap och färdigheter, ansvar, ansträngning och arbetsförhållanden. De rubrikerna är inte valda på känsla.

Alla arbetsgivare ska varje år göra en lönekartläggning. En del av den är att bedöma vilka arbeten som är likvärdiga, och den bedömningen ska enligt diskrimineringslagens tredje kapitel göras utifrån just de kraven arbetet ställer i fråga om kunskap och färdigheter samt ansvar och ansträngning, med särskild hänsyn till arbetsförhållandena.

Det betyder att en ifylld befattningsbeskrivning för varje roll ger er ett bra underlag för den del av lönekartläggningen där olika arbeten ska jämföras. Ni slipper börja från ett tomt papper när arbetets krav ska bedömas.

Du låser inte rollen genom att skriva ned den

Den vanligaste invändningen mot att skriva en befattningsbeskrivning i ett litet företag är att man binder upp sig. Skriver du ned vad personen ska göra kan du inte be henne om något annat.

Så fungerar det inte. Omfattningen av arbetsskyldigheten avgörs av anställningsavtalet, eventuellt kollektivavtal och arbetsrättslig praxis — inte av att rollen finns beskriven i ett separat dokument. Har arbetsuppgifter däremot avtalats särskilt som en del av anställningsvillkoren kan möjligheten att ändra dem vara mer begränsad. Det är därför mallen är utformad som en separat beskrivning av rollen, inte som en uppräkning av individuellt avtalade anställningsvillkor. Den innehåller också en ruta som tydliggör att rollen kan förändras när verksamheten förändras.

Arbetsmiljöuppgifter, med rätt gräns

Många befattningsbeskrivningar innehåller raden att personen ansvarar för arbetsmiljön inom sitt område. Den raden gör mindre nytta än den ser ut att göra. Arbetsgivaren kan fördela arbetsmiljöuppgifter, men arbetsmiljöansvaret ligger kvar hos arbetsgivaren.

Mallen har därför ett kompakt kryssblock för arbetsmiljöuppgifter som hör till rollen. Behöver arbetsmiljöuppgifter fördelas formellt bör det hanteras separat, med tydliga befogenheter och resurser.

Så kommer du åt mallen

Mallen ingår i Premium-medlemskapet på Företagande.se. Som Premium-medlem får du obegränsad tillgång till samtliga dokumentmallar, reklamfri surfning och en utökad profil. Du bidrar samtidigt till att vi kan fortsätta granska myndigheter och driva frågor som påverkar dig som företagare, utan särintressen bakom oss.

Se våra planer och bli Premium-medlem