Vill du att din förhandling ska gå smidigt, snabbt och ge gott resultat så att båda parterna blir nöjda? Vill du göra flera affärer med samma part? Vill du ha gott rykte i din bransch? Undvik då dessa fel före, under och efter din förhandling så blir den mer effektiv, du sparar tid, pengar och energi och kan gå därifrån med ett gott samvete.

I över 20 år har Katarina Biertz som är förhandlingsexpert, jurist och entreprenör utvecklat och praktiserat sin förhandlingsteknik. Hon förhandlar dagligen och i genomsnitt har 2-3 större förhandlingar för sina klienters eller egna bolags räkning. Hon är aktuell med sin bok ”Förhandla dig framgångsrik – 8 steg till effektivare förhandling” och delar med sig av de mest vanligaste misstagen som man ska undvika i en förhandlingssituation.

Nedanstående misstag ska du undvika före förhandling

1. Grubbla inte. Har du gått runt på kontoret och berättat för dina kollegor att du ska träffa en viss person och hur svår och jobbig din förhandling kommer att vara? Det är kanske ett samtalsämne som skapar gemenskap i gruppen och du hoppas på att få stöd, hjälp och förståelse men istället får du ofta höra kollegornas historier som bekräftar din bild, att ja det är jobbigt och nej, det kommer inte att gå bra. Undvik att grubbla och berätta om hur jobbig och svår förhandlingen kommer att bli, hur motparten är obehaglig eller kan ha övertag. Fokusera istället på hur ni skakar hand med varandra och skapar flera affärer tillsammans. Skapa känslan av framgång och visualisera/känn den så gott som det går och så ofta som det går.

2. Kom aldrig oförberedd till din förhandling. Lägger du inte tid och omsorg på att besvara följande frågor kommer du att få betala ett högt pris när du lämnar förhandlingsbordet. Vad är dina alternativ och drömscenario? Vad är motpartens alternativ? Vilka villkor är viktiga för dig? Vilka villkor eller andra omständigheter tror du att motparten inte kan släppa? Ta även reda på praktiska saker - var du ska ha mötet, adress, hur du ska komma dit och vilka personer du ska träffa. Gör en google/bransch research.

3. Kom inte ensam till en större förhandling. Vet du att det är flera personer du ska möta ska du åtminstone ha en person med dig. Det är alltid lättare och roligare att förbereda sig i team, diskutera strategi före och under förhandling och att minimera risken för att falla för pressen från motparten och gå med på saker du inte vill. En annan aspekt är kompetensen – ha rätt kompetens med dig in i förhandlingsrummet. Är det t.ex. inköp av ångmaskiner det ska förhandlas om så behöver man en tekniker med spetskompetens som kan vara med fysiskt eller tillgänglig på distans.

4. Det klassiska - kom inte för sent. Kom i tid och behåll din mentala balans, energi och fokus samt visa respekt för motpartens tid.

5. Och den andra klassiska - tänk på din klädsel utifrån ditt mål. Vem du ska träffa och platsen för ert möte, ska inspirera ditt klädesval. Du kan skapa förtroende och få respekt, visa att du är omsorgsfull eller ordentlig med hjälp av snygga business kläder och accessoarer.

Missa inte: Tips för att lyckas med avtalsförhandlingen

Följande misstag ska du undvika under förhandling

6. Glöm aldrig att din förhandling redan har börjat vid första kontakten med motparten per mail eller telefon och fortsätter även nu när du säger hej i receptionen eller skakar hand med din motpart. Underskatta aldrig ett gott skratt och småprat om väder eller annat. Det är grundstenar i förtroendeskapandet och att varva storytelling/skratt och en eller flera oväntade frågor är en effektiv strategi för att få motpaten att slappna av.

7. Undvik att berätta varför affären är särskilt viktig för dig. Ett bra resultat är svårare att nå om motparten vet för mycket. I en förhandling hade jag en motpart som skickade tydliga signaler om att hen var i behov av pengar snabbt vilket resulterade i att min klient fick förmånliga villkor. Fokus ska istället ligga på motparten - vad vill motparten, vad är viktigt för hen och varför. Du intervjuar och ger stöd till motparten i processen genom att vara intresserad, lyhörd och omhändertagande. Memorera och anteckna informationen själv eller ta hjälp av din kollega som är med.

8. Spela aldrig in förhandlingen utan att meddela motparten detta. Det är bra att ha dokumentation från din förhandling men upptäcks det att du spelar in kommer motparten aldrig att lita på dig igen eller skapa nya samarbeten.

9. Tappa aldrig tålamodet och var aldrig otrevlig mot din motpart eller din egen kollega. Skilj på sak och person. Jag har sett alldeles för många exempel på förhandlare som har så svårt med detta. Man kan ha olika åsikter om saker men var alltid saklig och resonabel. Ingen vinner på att vara otrevlig mot eventuella samarbetspartners. Hettar det till är en paus en lösning. Går det inte att ta en kort time out bör du istället skriva ner ditt missnöje i dina anteckningar, var tyst och andas in och ut. Låt motparten prata och agera inte i hettans stund eftersom det finns risker att du ångrar det och måste släta till misstaget.

10. Säg aldrig för snabbt (om ens någon gång) att du har full behörighet att göra affären och att det är du som bestämmer. Gör du detta kan det bli svårt att stå emot pressen att ge ett svar du inte känner dig bekväm med. Det är alltid lättare att säga att du ska stämma av med din chef eller partner för att vinna tid, behålla lugnet och skapa förhandlingsutrymme.

11. Ha aldrig en förhandling non stop i många timmar och in på småtimmarna. Det här är den farligaste gropen och den är helt baserad på den mänskliga faktorn. Det är lätt att tappa tiden, glömma bort kroppen och bara ”köra på”. Många gånger blir fel vid förhandlingsbordet på grund av felbedömningar av information och risk, felformuleringar och rena chansningar. Det händer ofta vid avtalssignering, när man nästan är framme vid målet. Dessa fel resulterar sedan i ett förstört påbörjat samarbete och dyra processkostnader i domstol eller skiljeförfarande, vilket ger mycket jobb till processjurister inklusive mig själv. Lösning är att ta pauser, drick vatten, undvik att vara för hungrig, ha med snacks till dig och motparten. Påminn dig och din motpart om att det sällan är så bråttom på riktigt, det är inte någon livshotande hjärt- eller hjärnoperation som ska utföras då varje försenad minut spelar stor roll.

Se även: 5 tips för framgångsrik förhandling

Följande misstag ska du undvika att göra efter en förhandling

12. Undvik endast muntliga avtal. Risken är stor att man missuppfattat varandra och/eller tolkat in sina egna förväntningar i uppgörelsen. Skriv åtminstone ett mail med din version om vad ni kommit överens om och be motparten att bekräfta det.

13. Undvik att låta motparten göra det första utkastet till avtalet. Det är alltid mycket svårare att ändra det som redan är skrivet. Gör man sedan en ändring och eftergift, då kan även motparten göra det.

14. Avslöja aldrig din strategi och var din gräns gick. Världen är alldeles för liten för att man ska ha råd med detta misstag. Du kommer troligtvis att träffa personen igen och ni kommer med stor sannolikhet att förhandla igen.

Nu har vi gått igenom de vanligaste misstagen man kan göra före, under och efter förhandlingen. Det är dock lättare sagt än gjort att sluta begå dessa misstag. Blir man stressad eller pressad är det naturligt att man tappar balans och trampar snett. Ta det lugnt, att veta vad som kan gå fel och notera det oönskade beteendet gör stor skillnad. Stanna upp, andas in och ut och ta en ny väg. Börja skapa och stärka en ny vana. Man blir en skicklig förhandlare genom att vara ute och förhandla om och om igen och lära sig under vägen.