Kostnadsfri måltid utgör normalt en skattepliktig förmån. Värdet av förmånen beräknas enligt en schablon som arbetsgivaren ska redovisa och i de flesta fall göra skatteavdrag på. Du ska även betala arbetsgivaravgifter på förmånen.

En kostförmån uppkommer så snart en anställd äter en måltid som arbetsgivaren – eller någon annan på grund av anställningen – betalar. Det gäller oavsett om måltiden intas på arbetsplatsen, vid konferens, tjänsteresa eller annan plats. Med kost avses allt som kan ätas eller drickas. Med måltid avses i första hand frukost, lunch och middag.

Schablonvärden för kostförmån 2026

Förmånsvärdet för kost beräknas enligt schablon. Följande värden gäller för fri kost under inkomstår 2026:

• Helt fri kost (minst tre måltider): 310 kronor per dag
• Fri lunch eller middag: 124 kronor per dag
• Fri frukost: 62 kronor per dag

Om den anställda betalar för måltiden, till exempel via nettolöneavdrag eller egen betalning, minskar du förmånsvärdet med motsvarande belopp. Den anställda beskattas då bara för skillnaden mellan schablonvärdet och det pris hen faktiskt betalat.

Andra smårätter och styckesaker som arbetsgivaren bjuder på ska normalt värderas till marknadsvärdet. Enklare förfriskningar som kaffe, te, frukt eller småkakor är oftast skattefria som personalvårdsförmån.

Schablonvärden för 2025

Dessa värden gäller kostförmåner under inkomstår 2025. De är viktiga vid efterrapportering, årsbokslut, lönekorrigeringar och deklaration under 2026:

• Helt fri kost (minst tre måltider): 305 kronor per dag
• Fri lunch eller middag: 122 kronor per dag
• Fri frukost: 61 kronor per dag

Så redovisar du kostförmånen

Som arbetsgivare ska du redovisa värdet av en skattepliktig kostförmån i ruta 012 – Övriga skattepliktiga förmåner i arbetsgivardeklarationen. Om du har ett beslut från Skatteverket om justering av värdet för kostförmån, sätter du ett kryss i ruta 048 – Förmån har justerats.

Undantag: När kostförmånen är skattefri

Fri kost är inte alltid skattepliktig. Exempel på när måltider normalt är skattefria:

• hotellfrukost som ingår i priset vid tjänsteresa (läs mer i vår guide om traktamente)
• kost på allmänna transportmedel där måltiden ingår i biljettpriset
• pedagogisk lunch och liknande för lärare, vårdpersonal med flera
• intern representation: personalfester, interna kurser, informationsmöten, planeringsdagar, kickoff, grupputveckling och liknande – inklusive julbord
• måltider för FN-personal
• måltider som allmänheten bjudit på utan krav på motprestation från någon annan än arbetsgivaren, till exempel som uppskattning

Interna kurser, möten och personalfester

Fri kost vid intern representation är skattefri om sammankomsten uppfyller vissa krav. Den ska vara:

• tillfällig – inte ett möte som hålls regelbundet med korta mellanrum (t.ex. varje eller varannan vecka)
• kortvarig – normalt högst en vecka

Exempel på sammankomster som brukar godtas som intern representation:

• personalfester
• interna kurser och utbildningar
• informationsmöten och personalmöten
• planeringskonferenser, kickoff och trivselaktiviteter

Exempel på sammankomster som inte räknas som intern representation, där fri kost normalt är skattepliktig:

• arbetsluncher för löpande planering
• regelbundna möten som återkommer ofta under året

Om en längre kurs delas upp och hålls vid flera tillfällen räknas varje fysiskt gemensamt kurstillfälle som en egen sammankomst. Om deltagarna åker hem över helgen ska tiden före respektive efter helgen räknas ihop när skattefriheten bedöms.

Som arbetsgivare bör du dokumentera sammankomsterna. Minst bör framgå:

• i vilket sammanhang mötet eller konferensen hållits
• syftet med mötet
• innehåll
• vilka eller vilken persongrupp som deltagit

Moms och avdrag för kostnader

Avdrag för personalfest medges för högst två fester per år. Arbetsgivare får göra avdrag för kringkostnader vid ett julbord enligt samma regler som för andra typer av personalfester. Avdrag för kostnader för mat och dryck medges bara för enklare förtäring.

För att avdragsrätt ska finnas måste den interna representationen ha ett omedelbart samband med näringsverksamheten och det får inte vara fråga om personlig gästfrihet.

Mer om kostförmån och andra förmåner

Kostförmån är idag en viktig del av många arbetsgivares förmånspaket. Rätt använd kan den stärka både hälsa, trivsel och attraktivitet som arbetsgivare – men fel hanterad kan den leda till onödig skatt och fel i arbetsgivardeklarationen.

Vill du fördjupa dig mer i förmåner och avdrag kan du läsa våra guider:

• Heta löneförmåner som motiverar istället för lön
• Skattefria förmåner i aktiebolag
• 14 avdrag i företaget du inte vill missa