Förhandlingar är en del av vardagen för företagare och entreprenörer. Oavsett om det gäller leverantörsavtal, lönesamtal, prissättning eller samarbeten kan din förmåga att förhandla avgöra både lönsamhet och långsiktiga relationer.

Förhandlingsteknik handlar både om förberedelse, psykologi och kommunikation. Här samlar jag strategier från forskare och experter vid Harvard, IMD Business School och affärsförfattaren Peter Economy i Inc. som gör dig till en bättre förhandlare. Deras slutsats är samma: förhandlingar handlar inte om att vinna över motparten, utan om att skapa värde tillsammans.

Vad är en lyckad förhandling?

Win-win, inte kompromiss

En lyckad förhandling är inte när du får igenom alla dina krav. Tvärtom kan en sådan förhandling innebära en pyrrhusseger som i längden kostar både rykte och affärsrelationer. Ingen vill lämna en förhandling och känna sig som en förlorare.

I en rapport från IMD Business School framhålls att verklig framgång ligger i att skapa ”win-win”. Det handlar inte om kompromiss – där båda ger upp något – utan om att båda parter går därifrån med mer värde än de hade från början. IMD beskriver det som att ”baka en större kaka” snarare än att bara dela på en liten. Stephen R. Covey var inne på samma spår när han skrev boken De sju goda vanorna.

1. Förbered dig ordentligt

Att gå till en förhandling utan plan och strategi är sällan smart. Tänk igenom ditt drömscenario, din lägsta acceptabla nivå och hur ett rimligt resultat kan se ut. Lista vad motparten sannolikt vill uppnå. Ju mer du vet innan, desto tryggare känner du dig vilket ökar chansen för ett bra avtal. Ha redan nu i åtanke att inget avtal är bättre än ett dåligt avtal.

2. Kom i tid, klä dig rätt och ta pauser

Grunden är viktig. Den som kommer för sent, är olämpligt klädd eller blir stressad tappar snabbt förtroende. Se till att signalera professionalism. Om förhandlingen drar ut på tiden – föreslå en paus, eller ännu bättre: en lunch ihop. Ofta kan klimatet mjukna när diskussionen flyttas till en mer avslappnad miljö.

3. Ha en partner om motparten är fler

Om du vet att du ska möta flera personer, ta med dig en kollega. Det är lätt att bli överkörd när man är ensam mot många. En partner kan ge stöd, plocka upp signaler du missar och hjälpa dig hålla fokus.

4. Förhandla processen innan innehållet

”Den som styr spelreglerna styr ofta också resultatet”, skriver affärsförfattaren och ledarskapskonsulten Peter Economy i Inc. Hans råd är att börja med att förhandla själva processen. Innan ni ens pratar pris eller villkor bör ni klargöra vem som har mandat att fatta beslut, hur ofta ni ska träffas, hur lång tid ni har på er och vilka faktorer som avgör om ett förslag är ”bra nog”.

Även Katie Shonk vid Harvard Program on Negotiation betonar vikten av att diskutera hur ni ska förhandla – inte bara vad. Då undviker ni missförstånd och skapar en rättvis spelplan.

5. Bygg ditt BATNA – ditt bästa alternativ

Shonk understryker också betydelsen av att analysera och utveckla sitt BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement). Det är helt enkelt din plan B om förhandlingen skulle gå i stöpet – och just därför är det också din starkaste källa till förhandlingskraft. Har du ett bra alternativ i bakfickan kan du förhandla med lugn och självförtroende.

6. Fråga ”varför” istället för att fastna i ”vad”

Många förhandlingar låser sig när båda parter hårdnackat håller fast vid vad de vill ha. Peter Economy menar istället att du bör öppna för frågan varför. Om du förstår motpartens bakomliggande motiv och behov blir det ofta tydligt att ni inte står så långt ifrån varandra. Det visar vad som är verkliga hinder och vad som bara är taktik.

7. Undvik psykologiska fällor

IMD:s forskning visar att våra hjärnor ofta spelar oss spratt i förhandlingssituationer. Några vanliga exempel på fällor är:

• Förankringseffekt: det första budet sätter ofta ramen för hela förhandlingen. Även ett orealistiskt pris gör att efterföljande diskussioner kretsar kring just den nivån. Därför är det viktigt att antingen själv komma med ett genomtänkt startbud, eller snabbt bryta motpartens ankare genom att ifrågasätta det.
• Inramningseffekt: samma erbjudande kan uppfattas olika beroende på om det presenteras som en vinst eller en förlust. Den som kan rama in en fråga smart kan styra riskviljan hos motparten.
• Bekräftelsebias: vi söker bekräftelse på det vi redan tror. Som förhandlare måste du medvetet leta efter motbevis, annars missar du viktiga insikter.
• Tillgänglighetsbias: starka minnen, särskilt negativa eller färska, väger tyngre än statistik. Ett dåligt exempel från igår kan överskugga åratal av data.

Att känna till dessa psykologiska fällor är en central del av modern förhandlingsteknik.

8. Lyssna aktivt – på riktigt

Att lyssna är mer än att sitta tyst. Enligt Shonk handlar det om aktivt lyssnande: bekräfta vad motparten sagt, ställ följdfrågor och visa att du förstått och att du vill förstå. Det bygger förtroende och gör att du får fram nyckelinformation som annars riskerar att stanna under ytan.

Att våga vara tyst är med viktigt. Det ger utrymme för reflektion och kan göra att den andra personen öppnar sig mer.

”Sök först att förstå, sedan att bli förstådd.” – Stephen R. Covey

9. Ställ bra frågor

Som du frågar får du svar. Ledande frågor ger ofta förutsägbara svar, medan öppna, neutrala frågor öppnar upp nya perspektiv. Fråga hellre ”Vilka utmaningar ser ni framåt?” än ”Tycker ni inte att det här är ett bra pris?”.

10. Normalisera känslor och konflikter

Förhandlingar är sällan helt harmoniska. Peter Economy rekommenderar att man redan i början påminner om att diskussionen kan bli tuff och känslosam. När båda är mentalt förberedda är de också mer uthålliga och mindre benägna att avbryta om känslorna börjar svalla.

11. Lägg fram flera förslag samtidigt (MESO)

Både Harvard och IMD framhåller fördelen med MESO – Multiple Equivalent Simultaneous Offers. Det innebär att du presenterar flera alternativ samtidigt som är lika bra för dig. När motparten väljer, visar de vad de värderar mest – och du får insikt i deras verkliga prioriteringar.

Economy beskriver det som att ”be om allt” men på ett sätt som visar flexibilitet och ökar chansen till en lösning.

12. Var vaksam på ultimatum och extrema bud

”Aldrig!” eller ”absolut inte!” är ofta mer retorik än verklighet. Economy påminner om att hot och ytterligheter inte ska tas för bokstavligt. IMD:s forskning visar samtidigt att alltför extrema bud riskerar att skada relationen långsiktigt. Den skicklige förhandlaren känner igen bluffar – och förstår när motparten faktiskt menar allvar.

13. Tänk större än pengar

Enligt Economy bör du alltid vara beredd att acceptera värde i andra former än rena pengar: bättre betalningsvillkor, snabbare leveranser, framtida samarbeten eller minskad risk.

IMD visar att den som ”vidgar kakan” genom att lägga fler frågor på bordet ökar chansen att hitta kreativa lösningar som gynnar båda parter.

14. Planera för implementeringen

Ett avtal är bara början. Shonk råder att alltid planera för uppföljning, milstolpar och konfliktlösning i kontraktet. På så sätt minskar risken för missförstånd och avtalet blir hållbart över tid.

15. Bygg relationer och förtroende

Förhandlingar är inte bara siffror och villkor – de är relationer. Katie Shonk betonar att även småprat kan göra skillnad. Ett par minuter av personlig kontakt i början kan öka chanserna till samförstånd och samarbete. Relationer bygger långsiktighet, och en partner som litar på dig är mer benägen att ge efter på enskilda punkter. Att bygga förtroende är därför inte en mjuk detalj – det är en strategisk förhandlingsfördel.

16. Våga avstå när det inte känns rätt

Känns det inte rätt när förhandlingen är över? Var ärlig. Säg att ni behöver mer tid – eller att tiden inte är rätt just nu. Ibland är det klokare att avstå, av respekt för båda parter. Att kunna säga nej är också en förhandlingsteknik – och kan på sikt öppna för bättre affärer.

Sammanfattning

Att förhandla är inte ett nollsummespel där någon ska vinna och någon ska förlora. Den som lär sig att kombinera strategi, psykologi och relationsbyggande kan både få bättre villkor och starkare samarbeten.

En bra förhandlingsteknik slutar inte vid avtalet – den lägger grunden för nästa affär. Det är kärnan i modern förhandlingsteknik – och nyckeln till långsiktiga affärsrelationer.

Artikeln är skriven av Patrik Nilsson, serieentreprenör med över 25 års erfarenhet av företagande. Som grundare av Företagande.se och författare till över tusen artiklar om entreprenörskap, ledarskap, försäljning och företagsekonomi har han hjälpt hundratals företagare att växa snabbare.