Min erfarenhet är att många har relativt lätt att ta och ge kritik på jobbet. Att ge och ta emot positiv feedback är däremot ofta en betydligt tuffare utmaning. Det är lätt att känna sig osäker när det kommer till beröm och positiv feedback, säger Elaine Breske Hirscher, som är regionchef på transportarkitektföretaget Vectura och expert på feedbackkultur i företag.

Grunden i en sund feedbackkultur i samband med möten är att enas om en mötespolicy. Mötespolicyn behöver inte nödvändigtvis vara något formellt dokument som i detalj reglerar hur man bör bete sig på företagets möten, det är ofta fullt tillräckligt med ett par gemensamma förhållningsregler, exempelvis att ni uppmuntrar mötesdeltagarna att dela med sig av sina synpunkter, förbättringsförslag och feedback, oavsett vilken typ av möte ni anordnar.

Konstruktiv feedback fokuserar på prestation snarare än person

Tydliggör den övergripande målsättningen med den feedback ni delar med er av. Syftet är definitivt inte att ”sätta dit” någon, det är istället att förbättra organisationens gemensamma insats och prestation. Konstruktiv feedback berör inte individers personliga egenskaper, den fokuserar på prestation.

- Genom att kommunicera syftet med att dela med sig och ta emot feedback från andra mötesdeltagare bidrar ni till ett öppet och tillåtande klimat där mötesdeltagarna känner sig bekväma i att ge och ta emot feedback, säger Elaine Breske Hirscher.

Muntlig feedback är alltid bäst eftersom den som ger och den som tar emot feedback då kan föra en dialog. Man får möjlighet att förtydliga eller ge exempel om något är oklart. Kommunikation består ju dessutom inte bara av ord. Kroppsspråk, gester och miner bidrar.

Låt mötesdeltagarna ge varandra feedback

Om du ger feedback till en enskild person inför en grupp ska den alltid vara positiv. Återkoppling som innehåller kritik och syftar till en förändring ska alltid ske i enrum.

Att ge positiv feedback är sällan något problem. Att däremot tvingas ge feedback som på något sätt kritiserar individens insats känns svårt och nästintill oöverstigligt för många.

En övning som får fart på feedbackkulturen på exempelvis en konferens går ut på att dela in deltagarna i smågrupper. Be deltagarna skriva ner tre punkter med positiv feedback till en av individerna i gruppen. Be dem också ange en punkt där de anser att personen har en viss förbättringspotential.

- När 75 procent av feedbacken är positiv har vi generellt sett betydligt lättare att ta till oss de 25 procent som inte är av lika positiv natur, säger Elaine Breske Hirscher.

Feedbacktrappan visar hur vi reagerar och agerar vid feedback

Ett bra verktyg att använda sig av är Feedbacktrappan – en metod som beskriver hur vi tar emot och reagerar på feedback. Trappans steg visar på hur vi reagerar och agerar vid feedback:

Förkasta: Du förkastar informationen som att den vore felaktig. Kanske förlöjligar eller förminskar du personen för att undvika att ta till dig det som sägs.

Försvara: Du går i försvar, ofta aggressivt, och lägger förklaringen till ditt beteende utanför dig själv. Du väljer att uppfatta feedbacken som en invit till en konflikt.

Förklara: Det vanligaste steget vid feedback. Du lyssnar, men sedan kommer ett ”jo, men det beror på…” och en lång förklaring till varför det är som det och varför du inte kan rå för det.

Förstå: Ett ovanligt steg. Du accepterar feedbacken som du får. Ofta lyssnar du under tystnad. Du tackar för återkopplingen och tar åt dig av det som sägs. Du försöker förstå den du möter, dess situation och hur ditt beteende kan uppfattas av andra. Du är intresserad av att lära dig något nytt.

Förändra: Feedback är ingen sanning, utan en annan persons upplevelse i en viss situation. Du väljer själv vad du vill göra med informationen du får. Du tolkar dessutom feedback olika beroende på din dagsform och inställning. Du har själv valet om du vill fortsätta med ditt beteende eller att förändra det.

Försök hitta ett förhållningssätt när du får och ger feedback så att du när du får och den du ger hamnar på trappstegen Förstå & Förändra. Se feedback som en gåva, håll den konkret och skilj på person och prestation.