Så bokför du kontorskostnader – exempel och konton

Vilka konton används?

Bokföra hemmakontor i enskild firma

I enskild firma finns två sätt att få avdrag för ett arbetsrum hemma. Vilket som gäller avgör hur du bokför. Reglerna går vi igenom i avdrag för hemmakontor.

Schablonavdrag – 800 timmar

Har du inget särskilt inrättat rum men arbetar minst 800 timmar om året hemma får du ett schablonavdrag. Det är 2 000 kronor i en villa som du eller din make eller maka äger, och 4 000 kronor i bostadsrätt eller hyresrätt. Eftersom firman inte har betalat något bokförs avdraget mot eget kapital, i bokslutet när du vet att villkoren är uppfyllda.

Du kan också låta bli att bokföra avdraget och i stället göra det direkt i deklarationen, i ruta R22 på NE-bilagan. Rutan är avsedd för kostnader som inte bokförts. Gör inte båda – då blir avdraget dubbelt.

Särskilt inrättat rum – verklig kostnad

Har du ett rum som inte kan användas som bostad, till exempel med egen ingång och bara inrett för verksamheten, får du i stället dra av rummets andel av de verkliga kostnaderna. Är rummet 12 kvadratmeter av 80 blir det 15 procent av hyran eller avgiften. Betalar du hyran privat bokförs andelen mot eget kapital på samma sätt som schablonen, till exempel på konto 5010 i debet och 2018 i kredit.

Bokföra hemmakontor i aktiebolag

Ett aktiebolag kan hyra ett rum i ägarens bostad som kontor, mot ett skriftligt avtal och en marknadsmässig hyra. Bolaget bokför hyran som vanlig lokalhyra. Någon moms blir det inte, eftersom du som privatperson inte är momsregistrerad för uthyrningen. Hyran ska du själv ta upp som inkomst av kapital.

Bolaget betalar 1 500 kronor i månadshyra till ägaren:

Bokföra hyrd kontorslokal

Hyran för en kontorslokal eller en plats på ett kontorshotell är avdragsgill som vilken kostnad som helst i verksamheten. Moms på hyran blir det bara om hyresvärden är frivilligt momsregistrerad för uthyrningen. Då står momsen på fakturan och får dras av.

Hyran för en lokal är 8 000 kronor plus 2 000 kronor i moms per månad:

Betalar du hyran för kommande månad i förskott, vilket är vanligt, ska den del som gäller nästa räkenskapsår periodiseras i bokslutet.

Bokföra kostnader för egen fastighet

Äger företaget en fastighet som används i verksamheten bokförs driftskostnaderna i kontogrupp 51, till exempel värme på 5130 och reparationer på 5170. Reparation och underhåll dras av direkt. Om-, till- och nybyggnad aktiveras i stället som tillgång och skrivs av över flera år.

Se även hur du bokför telefon och internet och bredband.