Det finns självklara fördelar med distansjobb- och arbete hemifrån som minskade kostnader för kontor och resor, men det finns samtidigt en del hinder. Dels kan det lätt bli missförstånd då det är svårare att få en klar bild av gruppens deltagare och hur dessa ställer sig till olika saker och ting. Vi kommunicerar normalt på fler sätt än med bara ord och även om vi lägger till en kamera är det inte säkert att det täcker hela bilden av hur vi läser av människor. Hinder uppstår också vid arbetsfördelning och konflikter kan snabbt uppstå från oväntat håll.
Enligt en rapport från Buffer.com så är de tre största utmaningarna med att jobba från sitt hemmakontor att stänga av efter jobbet, ensamheten och svårigheter med samarbeten och kommunikation.
Här listar vi några vanliga hinder och våra lösningar på dessa.
1. Val av rätt verktyg
Många av problemen relaterade till distansarbete kan lösas med rätt verktyg och smart teknik. Men själva verktygen kan också skapa problem om de är svåra att förstå och har en lång inlärningskurva.
Det bästa är att använda verktyg som är utformade just för att arbeta tillsammans online och det finns en rad digitala arbetsplatsplattformar där anställda snabbt och enkelt kan komma igång.
14 tips på verktyg för hemmakontor och distanssamarbeten
Här är några tips på verktyg som är populära och flera av dem använder vi själva regelbundet. Det gäller att testa sig fram, läsa på lite och sen välja det som verkar bäst. Google meet, Asana och Dropbox är tre verktyg vi använder regelbundet. Här är några fler:
Videokonferenser, videosamtal och skärmdelning
Samarbeta - projektverktyg
Lagra filer
Organisera - producera
Se även: Smarta digitala lösningar för distansarbete
2. Val av kommunikationskanaler
Distansarbete kräver att alla anstränger sig för att kommunicera på ett så tydligt och effektivt sätt som möjligt. Olika kanaler har olika styrkor och svagheter.
Chattfunktioner är snabba där det går att lösa frågeställningar direkt men samtidigt är det svårt att följa upp vad som sas om trådarna blir långa och fler deltar.
E-post är bra för att dokumentera och följa upp där saker som är mindre brådskande kan diskuteras. Tänk på att välja bra rubriker när ni mejlar så blir det lätt att söka efter gamla mejl.
Ett samtal är många gånger oslagbart om något behöver förtydligas. Men det är också bra med ett inledande röstsamtal för att lära känna varandra för att sen gå över till mejl och chatt.
Det är också individuellt vad man föredrar. En del skriver hellre då de får tid att fundera över vad de vill lyfta fram, andra föredrar samtal då de har lättare att formulera sig vid tal och samtidigt kan lyssna av tonläge och uppfatta vad som är viktigt.
3. Fördela roller och uppgifter
Tydliga roller och ansvarsfördelning är viktigt för att inte tappa tid och det är teamledarens uppgift att se till att detta sker. Risken är annars att flera personer jobbar med samma uppgift, eller ännu värre, att saker hamnar mellan stolarna. Ju tydligare desto mindre utrymme blir det för tvetydigheter. Dokumentera och mejla ut detta vid behov.
4. Synkronisera arbetet så alla kan följa med
Om flera personer jobbar tillsammans men från olika platser kan det skapa förvirring då det är svårt att uppskatta var i processen ni befinner er. Är det den senaste versionen av dokumentet eller den senast sparade filen?
Har något tillkommit men som av någon anledning inte dokumenterades så ställer det till problem och gör det svårt för de tillfälligt frånvarande att följa utvecklingen. Detta går att undvika genom att använda synkroniserade verktyg som genomför realtidsuppdateringar. Google docs är ett bra exempel på sådant hjälpmedel där flera kan skriva på samma dokument i realtid och övriga enkelt att se vad som uppdateras.
Det är också viktigt att tänka på att kommunicera ut ändringar så att alla enkelt kan ta del av dem. Mejl är inte alltid den bästa vägen här, särskilt i en organisation där mejl hör till det dagliga arbetet och gruppens deltagare överöses av dem. Istället kan verktyg som Slack och Asana fungera bra där ändringar och kommentarer är enkla att följa samtidigt som det går att ställa in så man får en notis via mejl när detta sker.
5. Anställdas engagemang kan brista
Medarbetarengagemang är avgörande för en organisations framgång och när ditt team fungerar ökar produktiviteten och personalen mår bättre. När ni jobbar från samma kontor eller arbetsplats är detta betydligt enklare att styra upp men problemen kan snabbt dyka upp vid distansjobb och hemarbete.
Ett bra sätt att börja är att lära känna varandra. Här är 21 tips på aktiviteter
Förbättra chanserna för er genom regelbundna samtal och kortare möten, till exempel samlingsmöte varje eller några morgnar i veckan. Försök också att tilldela arbetsuppgifter som passar de olika individerna. Sätt upp mål i arbetet men även ett gemensamt mål vad ni ska göra när ni träffas nästa gång. Kanske en middag eller en rolig aktivitet.
Missa inte: 16 tips hur du presterar på topp från hemmakontoret
6. Kulturella skillnader och olika tidszoner
Denna punkt gäller inte alla företag och organisationer men för dig som har konsulter och medarbetare utspridda i världen är detta en punkt som är viktig att förstå.
Tidszoner kan skilja mycket och ibland kan en del medarbetare tvingas vara med på möten tidigt eller sent på kvällen för att det ska passa med resten av gruppen.
Kulturskillnader är med ett vanligt hinder och dessa kan förstärkas när fysiska möten inte är möjligt. Ha tålamod och läs på om landets kultur för att få insikt i vad som kan skapa problem. Försök att ha en öppen konversation om detta och är alla bara medvetna om att det finns kulturskillnader och att ni behöver anstränga er extra, så är hälften vunnet.
Tänk på att högtider och helgdagar kan skilja sig från olika områden och länder beroende på religion och kultur.
7. Språk
Förstår inte deltagarna varandra är det svårt att samarbeta, det säger sig självt. Och även om de flesta idag behärskar engelska hyffsat så är det ändå svårt med ord som är specifika för en bransch. Uppmuntra deltagarna att ställa frågor och säga till om de inte förstått allt.
Ett tips är att lära dig några ord från din affärspartners eller kollegas språk. Det visar att du bryr dig och bygger snabbt en brygga mellan er.
Google Translate är ett bra verktyg som bör vara öppet i webbläsaren för snabb access.
8. Okunskap - utbilda dig och ditt team
Det är i slutändan upp till varje individ att bli effektiv under sitt distansarbete. Ett sätt att bli mer effektiv är att gå kurser och kolla på filmklipp som förbättrar era kunskaper.
Är du chef kan det vara smart att avsätta tid varje dag, framförallt till en början, där medarbetarna får en möjlighet att vässa sina kunskaper inom time management eller i något verktyg ni använder.
Det tar tid att utveckla och förfina de metoder som är nödvändiga för att lyckas i denna typ av arbetsmiljö. Mät, analysera och gör regelbundna inventeringar av de verktyg och arbetssätt ni jobbar efter och ta bort de saker som upplevs krångliga eller inte fungerar.
