Reseräkning – gratis mall för tjänsteresor

Vad ska en reseräkning innehålla?

Reseräkningen ska visa vem som har rest, vart och varför. Ange datum och klockslag för avresa och hemkomst. Klockslagen avgör om en dag räknas som heldag eller halvdag. Skatteverket kräver att resans syfte framgår, annars kan ersättningen bli skattepliktig.

Ange antal heldagar, halvdagar och nätter och vilka fria måltider som ingått. Lägg till milersättning om resan gjorts med egen bil eller förmånsbil. Bifoga kvitton och biljetter för alla utlägg.

Traktamente

Traktamente är ersättning för ökade levnadskostnader under en tjänsteresa. Det är skattefritt upp till Skatteverkets schablonbelopp, om resan innebär övernattning och resmålet ligger mer än 50 kilometer från både bostaden och den vanliga arbetsplatsen.

Beloppen skiljer sig mellan heldag, halvdag och natt. Fria måltider minskar traktamentet, och vid längre vistelser på samma ort sänks beloppet efter tre månader och efter två år. För utlandsresor gäller ett normalbelopp per land. Se aktuella belopp och räkna ut traktamentet på vår sida om traktamente, och se listan med utlandstraktamenten.

Milersättning

Använder den anställde sin egen bil i tjänsten kan arbetsgivaren betala skattefri milersättning. För förmånsbil gäller ett lägre belopp, och ett ännu lägre om bilen drivs helt med el. Se aktuella belopp på vår sida om milersättning.

Så använder du mallen

Mallen är ett Word-dokument i sex delar: reseinformation, traktamente inrikes, traktamente utrikes, milersättning, resekostnader och summering. Fyll bara i de delar som gäller resan. Resenären skriver under och den som godkänner resan attesterar.

Mallen innehåller inga fasta belopp, så den fungerar oavsett år. Använd de belopp som gällde när resan gjordes. Vill du slippa räkna själv finns en räknare på vår sida om traktamente. Den räknar ut heldagar, halvdagar, nattraktamente och avdrag för fria måltider utifrån avresa och hemkomst.

Mallen är gratis. Skapa ett konto på Företagande.se och logga in för att ladda ner den.

Vanliga frågor om reseräkning

Måste jag ha en reseräkning för att få skattefritt traktamente?

Ja. Arbetsgivaren måste kunna visa att villkoren för skattefrihet är uppfyllda. Reseräkningen är det underlaget.

Vad räknas som heldag?

Avresedagen räknas som heldag om resan börjar före klockan 12. Hemresedagen räknas som heldag om resan slutar efter klockan 19. Övriga dagar under resan räknas som heldagar.

Kan jag som driver aktiebolag använda reseräkningen?

Ja. Som ägare och anställd i ditt aktiebolag kan du få skattefritt traktamente och milersättning på samma villkor som andra anställda.

Hur länge ska reseräkningen sparas?

Reseräkningen och kvittona är räkenskapsinformation och ska sparas i sju år enligt bokföringslagen.