Detta är sista steget. Här hittar du Steg 1 och Steg 2.

Här är det vanligt att många sätter sig och vaskar fram de sökande som är mest intressant, genom att läsa och lägga i olika högar för hur intressanta de är. Ett gott råd är:

• Lägg upp en excelfil (nedan kallad Karta) med rubriker som namn och andra personuppgifter, de fem viktigaste arbetsuppgifterna och en övrigt ruta för egenskaper eller annat intressant.

• Gå igenom varje ansökan och fyll i uppgifterna genom att markera om de sökande har de kvalifikationer som ni efterfrågar eller ej. Detta underlättar och gör det mer lättöverskådligt att se vilka som bör gå vidare i urvalsprocessen och senare bli kallad till intervju. En annan anledning till att göra så här är att neutralisera ansökningarna från våra intryck så att våra erfarenheter inte förvillar i urvalet. 

När ansökningsperioden är slut och du har fört in de sökande i Kartan går du igenom och ser vilka som har flest överensstämmande kvalifikationer. Har du i förväg viktat de olika kvalifikationerna i betydelse kommer urvalet underlättas ännu mer när Kartan är klar. Ett riktmärke för att välja ut till intervju är 3-7 personer vilket beror på vilka sökanden du fått främst men också på vilken tid du har att lägga för intervjuer.

Ingen träff

Det är viktigt att se tidsaspekterna i rekryteringen, att hitta rätt person tar tid men att hitta fel person tar ännu mer tid - i efterhand. Har du en Karta av de sökande som inte känns rätt eller där ingen matchar kvalifikationerna tillräckligt så avbryt arbetet här och analysera var i kedjan som felet inträffat. Har ni ställt för höga krav i Behovsanalysen? Är det en befattning som har goda möjligheter på arbetsmarknaden? Har annonsen inte varit på rätt plats? Har ni skyndat fram?

Fundera över om ni behöver börja om för att få en ny Karta, eller om ni ska ta hjälp? Det är lätt hänt att börja fundera över hur de som sökt ska kunna passa in i tjänsten och därmed skapa en karta utifrån de sökande. Börja hellre med att värdera arbetsuppgifterna och kvalifikationerna, vänd och vrid för att se om någon kan bytas ut och matcha in de sökande i den nya kartbilden.

Fullträff

Återigen lyfter vi fram tidsaspekten. Lägg ner arbete på rekryteringen för att lyckas. En välformulerad annons på rätt plats i rätt tid ger bra sökanden, en genomarbetad Karta ger möjligheten att ”skaka fram” de mer lämpliga kandidaterna för jobbet och där finns förhoppningsvis en framtida anställd och kollega. Vad är det värt?

Dags för intervjuer

När ni valt ut ett antal personer att intervjua tar ni fram ett antal tider där ni alla kan närvara för intervjuer. Det är viktigt att alla som intervjuar är med vid alla intervjuer, annars blir det svårt att ta ett beslut tillsammans. Om någon får förhinder får diskussion tas om denne ska avstå samtliga intervjuer eller inte vara med i beslutet.

Välj ut ett antal tider, gärna några fler än antalet personer som ska intervjuas. Lägg intervjuerna minst en vecka framåt i tiden för att vara professionella gentemot er kandidat. Argument som att ”få se hur intresserade de är” håller inte om vi tänker på lojalitet och pliktkänsla gentemot den arbetsgivare de för tillfället har. Om ni har två tider att välja på kommer kandidaten förmodligen få en mer positiv bild av hur företaget vill träffa honom eller henne och de får en rimlig möjlighet att möta er i någon av tiderna.

Fundera på hur många ni är vid intervjutillfället. Ju fler personer ni är desto mer risk att personen blir nervös och inte visar sitt rätta jag. Ni vill skapa en avslappnad miljö med ett bra möte. Tre personer brukar kunna vara lagom, två som frågar mer och en som antecknar och observerar.

Vid intervjuerna används ett underlag som består av:

• En inledning med kort beskrivning av företaget, arbetsplatsen och arbetet
• En första del med neutrala frågor som används till alla kandidater
• En andra del som varieras utifrån deltagarens ansökningsbrev

Det är viktigt att kandidaterna också får ett gott utrymme för frågor då detta också är deras tillfälle att skapa sig en bild av om det här är ett arbete de vill ha och passar för. Hur många gånger har vi inte hört om anställda som slutar efter en månad för de tyckte inte alls det var vad de trodde? Det vill vi undvika.

Vilka frågor får man ställa? Det är lättare att arbeta tvärtom, vilka frågor får man inte ställa? En huvudregel är att inte ställa någon form av frågor som rör diskrimineringsgrunder innan kandidaten själv tar upp det. Läs gärna på i Diskrimineringslagen och försök att förhålla er så neutralt som möjligt i de frågor ni ställer. Går en kandidat vidare är det frågor som kan tas vid ett senare tillfälle, är kandidaten ändå inte tillräckligt intressant ur kompetenshänseende så ska ni ha motiv att förklara varför han eller hon inte går vidare på precis samma sätt som till övriga som ej går vidare.

Tidsutrymmet för en intervju är lätt att sätta för snävt. Ofta räcker en timme för intervju och en kvart där i mellan för att inte kandidaterna ska råka på varandra. Fem intervjuer per dag för den ovane är fullt tillräckligt. Efter det blir det svårt att hålla isär intervjuerna. Sist av allt avsätts tid för sammanställning av intervjuerna mellan er i gruppen. Gå tillbaka och jämför sammanställningarna med Behovsanalysen. Finns det någon att anställa?

Läs även: 8 bra intervjufrågor för arbetsgivare