Skippa kompisar i styrelsen
– De företag som har en aktiv styrelse är oftast mer lönsamma än de företag som inte använder styrelsen på rätt sätt, säger Maria. Hur man använder sin egen och andras kompetens påverkar resultatet, exempelvis är extern kompetens en viktig faktor för styrelsen och företagets utveckling.
Maria har en gedigen bakgrund från befattningar inom IT-branschen, innovationsbolag, reklambranschen, affärsrådgivning och uppdrag inom kultursektorn – hon brinner för att bidra till att skapa framgångsrika styrelser från en plattform i sitt eget företag adream AB.
Men vad är då det mest frekventa misstaget som företagare gör när de sätter ihop en styrelse?
– Utan tvekan är det största misstaget att erbjuda styrelseplatser till vänner och bekanta bara för att man trivs med dem som vänner, säger Maria. De passar oftast inte och de väljs in på felaktiga kriterier. Detta är vanligare än man kan tro.
Hur gör man då?
Maria fortsätter:
– Rekryteringen av en styrelse är enormt viktig, den behöver ske på samma sätt som vid rekrytering till tjänsterna inom företaget där man listar utbildning, kompetens och intresse – gör en ”profil” som matchas mot hur behovet ser ut i styrelsen där man behöver olika inslag av personer, inte personer som liknar varandra.
Ägardirektivet en ledstång
Styrelsens ledstång är Ägardirektivet som tydligt beskriver den riktning som styrelsen ska leda företaget mot. Grunden i styrelsearbetet är ägarnas viljeinriktning som styrelsen ska plocka ner till en strategi och VD ska verkställa den i verksamheten. Den andra delen som styrelsen ska utföra är att besluta om målen från Ägardirektivet som ska leda företaget i rätt riktning och leverera resultat utifrån detta. Att företaget går åt rätt håll är ytterst styrelsens ansvar gentemot ägarna.
– Dessutom ska alla beslut följas upp, menar Maria, och styrelsen behöver ha en aktiv roll och agera seriöst.
Styrelsearbetet sker på många olika sätt ute hos företagare, och det är inte säkert att alla förstår hur enkelt och smidigt man kan sköta styrelsearbetet på rätt sätt – för att bidra till framgång. Ibland händer det att styrelsemedlemmar i mindre företag hellre prioriterar en familjefest än ett styrelsemöte, eller glömmer att boka in mötet i sin kalender, troligtvis för att man inte förstår betydelsen av det.
-Steg ett är att respektera de bokade mötestiderna och prioritera dem, säger Maria, steg två är att VD och styrelseordföranden behöver samverka nära, ordföranden har det yttersta ansvaret och VD ska förbereda dagordning och underlag för beslut som rör investeringar och förslag till utveckling av verksamheten.
Maria har skissat upp hur en dagordning ska se ut med innehåll av förslag för beslut, diskussionsfrågor och rapporter sist. Protokollet skrivs av icke föredragande och det ska finnas minst en justerare förutom ordföranden. 75% av mötet bör ägnas åt positiva framåtskridande frågor, medan 25% kan ägnas åt rapporter. Ett VD-brev är ett bra verktyg, där kan VD sända ut korta rapporter från verksamheten veckovis eller månadsvis utifrån den rapportinstruktion styrelsen beslutat om.
Hur ska man tänka vad gäller kompetens?
– Personerna i styrelsen behöver ha olika kompetens och inriktning, säger Maria, de får inte vara för lika varandra. Människor hanterar information och energier helt olika och det är viktigt för styrelsen och företagets utveckling att ha en mix av detta.
En stor hjälp är en personlighetsanalys, vilket är mycket mer vanligt numera att man använder vid rekrytering av nyckelpersoner. Här kan man avläsa flera olika parametrar om personens förhållningssätt och leverans vilket är betydande – och bra för båda parter så att man passar ihop.
Vilka profiler som behövs i en styrelsegrupp beror naturligtvis på Ägardirektivet, branschen och de förutsättningar som man konkurrerar i på marknaden, nu och i framtiden. Det finns definitivt behov av ett par friska ögon från en annan bransch för att öka möjligheten till nya inspel och tankar. En styrelse behöver också ha en mångfald; kvinnor-män, yngre-äldre, svensk-utländsk bakgrund.
Ägaren tillsätter och avsätter styrelsen, som väljs vid den årliga bolagsstämman. Här kan man ta upp om exempelvis nuvarande styrelsesammansättning inte fungerar i konkreta ordalag, inte bara i personligt ”tyckande”. Att utföra en ärlig styrelseutvärdering är ett bra sätt för att få ett underlag som visar om styrelsen ska väljas om eller det behövs någon annan kompetens. Ägare kan också kalla till extra bolagsstämma vid behov av byte av styrelseledamöter.
– Det kan vara så att ett företag behöver olika typer av styrelser beroende på vilken utvecklingsfas man befinner sig i, berättar Maria, vissa styrelser är duktiga på ett företags startfas, medan andra kanske är bäst på att driva produktutveckling eller att ta över ett växande företag för att vidareutveckla affärerna. Man ska inte sitta för länge i en styrelse, kanske 3–5 år, ett sätt att få kontinuitet i styrelsearbetet är att välja styrelseledamöter på två år i taget.
Ska styrelsen i ett litet företag ha betalt?
– Man ska alltid avlöna sin styrelse, säger Maria, de får ett arvode och finns med på lönelistan inklusive sociala avgifter, man måste betala för både engagemanget och risken det innebär att vara styrelseledamot. Man kan antingen avtala ett årsbelopp, eller per styrelsemöte, en ordförande har oftast ett årsbelopp som är högre där styrelsemöten innefattas, men detta kan variera.
Som exempel kan man i ett mindre företag betala ett inkomstbasbelopp per år, vilket år 2024 är 76 200 kronor. Ett lite större företag kan exempelvis erbjuda sju eller åtta inkomstbasbelopp per år.
– Styrelsen ansvarar för företagets ekonomi, säger Maria, om du tar ut ett oproportionerligt högt belopp får du se till att jobba för det. Det finns inga rekommenderade belopp därför är detta överenskommelser från fall till fall.
När VD sitter på flera stolar – vad händer då?
– Styrelsen ska sätta sig in i verksamheten, den ska inhämta omvärldsinformation och måste därför vara aktiv och intresserad, svarar Maria, ägarna lämnar direktivet för verksamheten och styrelsen behöver vara medveten om vilket agerande som krävs för att uppfylla detta.
I många mindre företag kan det bli svårt att skilja på rollerna om VD exempelvis också sitter i styrelsen. I praktiken innebär det att VD rapporterar till sig själv – och då är det extremt viktigt att VD skiljer på sin roll som föredragande och helt opartiskt kliver ur sin VD roll när han eller hon går in i styrelserollen. Rollerna måste helt enkelt särskiljas. Detta gäller även ägarrollen om samma person är ägare. Ägaren har inflytande en gång per år vid bolagsstämman. Ägardirektivet behöver vara mycket tydligt och man får inte blanda in detaljer från en annan roll än den man befinner sig i på det aktuella mötet.
– Det ska finnas ett gränssnitt mellan styrelse och VD, säger Maria, och det är viktigt att man upprättar en delegationsordning för att tydliggöra hur varje roll ska rapportera och agera, framför allt i tyngre frågor är detta betydande. Var noga med att det finns styrdokument, håll ordning och använd dessa!
Maria använder sig av en ”besluts-och restlista” för att förenkla och effektivisera styrelsearbetet. Här ska alla tagna beslut listas, allteftersom de tas och protokolleras för att de ska kunna bockas av och följas upp. Denna enkla lista har visat sig vara ett bra redskap eftersom det är enkelt att följa upp verksamheten på detta sätt. Det ger en bra överblick över vilka beslut som fattats och genomförts.
Styrelsemetoden
Hur kan man då göra för att bli effektivare som styrelse och en katalysator i företagets utveckling?
– Tillföra kunskap, svarar Maria snabbt, mer kunskap behövs, och träning på själva styrelseuppdraget. I ”Styrelsemetoden” där jag stödjer företag i detta arbete, bildar 6–7 företag i olika branscher en styrelsegrupp som tränar på styrelseuppdraget. Gruppen varierar sina roller och träffas en gång per månad så att alla provar på ordförandeskapet och så vidare. Man lär sig förstå rollerna och att lyssna på varandra. Det blir också en praktisk övning i att som föredragande förbereda och presentera ett förslag för styrelsen som de ska diskutera och besluta om.
Den kunskap man behöver är framför allt att lära sig hur en VD ska rapportera till sin styrelse för att de ska vara uppdaterade på vad som händer i företaget, samt hur de olika rollerna agerar på ett effektivt sätt. Maria vill igen trycka på vikten av externa inslag i en styrelse eftersom detta ger en extern input, kanske från en annan bransch, som oftast leder till nya tankar och ny utveckling. Detta är vanligt i stora företag men behöver anammas även av de mindre företagen.
