Det är inte heller ovanligt att chefer med låga värden uppmanas att själva hantera dessa tillsammans med sin personal. En ofta ångestfylld uppgift får såväl personal som för chef och som också är ett svek för båda parter. En så kostsam och viktig insats som en enkät är så behöver den tas om hand och struktureras upp så att den får den effekt den är till för.

Det är ganska vanligt att en enkät med låga värden lämnas över till en chef med uppmaningen att fixa detta med din personal menar Liv Cardell. Låga värden kan enligt henne vara ett tecken på att det finns kommunikationsproblem mellan chef och medarbetare.

- Att prata om känsliga frågor kan bli mycket ångestfullt för såväl personal som för chefen. Personalen har dåligt samvete för att de svarat låg. Risken finns att de beter sig överslätande. Låga värden är ofta pressande för chefen som kan känna sig besviken på sin personal som svarat lågt.

Alltså blir inte förutsättningarna för en konstruktiv dialog särskilt goda. Ofta nöjer sig högre ledning med att få en rapport från chefen kring vad denne vidtagit för åtgärder. Det är inte särskilt sannolikt att chefen förmedlar uppåt att han eller hon inte klarat av att kommunicera resultatet konstruktivt med sin personal.

- Jag har mött mängder med personalgrupper genom åren som är trötta på att år efter år sitta ensamma med sin chef och hantera låga värden. ”ska vi behöva ta hand om chefen” blir ofta frågan. Till slut tappar man förtroendet för enkäter, fortsätter Liv.

Enkäter är en dyr investering både ekonomiskt och mänskligt. För en respektfull och effektiv enkätundersökning krävs vissa förutsättningar. Nedanstående är ett utdrag från ett program som Liv Cardell har gjort i dessa frågor.

Förberedande arbete innan en enkät genomförs:

1. Ledningen bör vara överens om vilket syfte enkäten skall ha. På vilket sätt skall den bidra till resultat och utveckling? De bör också vara överens om vad de vill mäta som är företagsspecifikt viktigt, som till exempel värdeord och krav på ledare och medarbetare?
2. Ledningen bör innan svaren på en enkät bli uppenbara, vara överens om en lägsta nivå för vad man kan anse vara acceptabelt. Detta är viktigt att göra i obelastat läge det vill säga innan det blir tydligt vem som har låga värden.
3. Ledningen bör ha fastlagt en plan för vad som gäller om den lägre accepterade gränsen underskrids. Till exempel att en plan för stöd sätts in.
4. Ett sista steg är att ha en plan för vad som gäller om inte stöd hjälper, till exempel någon form av disciplinering. Det kan vara viktigt att ställa frågan om det är rimligt att få bibehålla ett chefskap om det får negativa konsekvenser för verksamhet och personal.

Allt ovanstående bör enligt Liv vara känt av alla i organisationen. Det skapar en tydlighet som trots sin skärpa inger trygghet och förtroende. Det blir oerhört kraftfullt om cheferna i en verksamhet involveras i framtagandet av denna förberedande plan. Det innebär att de stöttar ledningen i deras mandat att vidta åtgärder i svåra situationer.

Enligt henne så finns det några viktiga framgångsnycklar som blir fullständigt avgörande om denna process ska bli lyckosam. En chef kommer alltid i fokus i samband med enkäter. Även om det går att hitta orsaker utanför chefens möjligheter att påverka är det ändå viktigt att det är chefen som får bära det tyngre ansvaret för situationen.

Det är viktigt:

1. Att chefen inte går i försvar eller anklagar medarbetarna för den värdering de gjort
2. Att chefen inte försöker hitta fram till vem som värderat vad
3. Att chefen vågar visa känslor och beröring
4. Att chefen bjuder upp till öppenhet och visar en ärlig nyfikenhet att vilja förstå vad situationen handlar om
5. Att chefen tackar för öppenheten även om den är jobbig
6. Att personalen görs delaktigt i utforskandet kring nuläge, orsaker och lösningar
7. Att chefen inte detroniseras av externt stöd eller av högre chef
8. Att uppföljning sker av insatser både med gruppen och chefens chef
9. Att språk och frågeställningar är lösningsfokuserade vilket minskar risken för blame och shame kultur

- Med rätt förarbete och insats underlättas arbetet med låga värden i enkäter och möjligheterna ökar att få en enkätundersökning som verkligen bidrar till en bättre verksamhet, avslutar Liv Cardell entusiastiskt.