Möjligheten och utmaningen med e-post

Eftersom kommunikation är fundamentet i alla relationer, blir kvalitén på den samma avgörande i samspelet med vår omgivning. E-post som blivit det mest framträdande mediet för professionell kommunikation, har flera fördelar framför telefon och direkta möten. Några av dessa är tid- och kostnadseffektiv distribution samt hög tillgänglighet – för både avsändare och mottagare.

Vad det gäller nackdelar kan jag inte se några direkta, inte när det kommer till tekniken i sig. Dock har användandet av e-post de facto vuxit fram på ett, i mångt och mycket godtyckligt sätt.. och det är här det ofta brister.

Genom att införliva de följande fyra besluten kommer du underlätta både din och andras e-posthantering. Har du återkommande kontakter med vissa grupper och/eller individer, kan du öka den positiva effekten ytterligare genom att dela med dig av den här artikeln med dessa. De fyra besluten är i tur och ordning; när, adressering, innehåll och svar.

När?

Att ha e-postklienten igång hela dagen gör att vi avbryts så fort vi får ett brev i inkorgen. Ett genomsnittligt avbrott utan hantering av själva ärendet, ”kostar” oss cirka 2 minuter. 10 sådana avbrott om dagen.. vad blir det på en arbetsmånad?

En annan källa till frustration är att förvänta sig omgående svar. Tvärt om så är det en fördel att jag som mottagare kan välja när jag skall hantera brevet.

Beslut #1

Se till att hantera alla viktiga e-brev inom 24 timmar, och förvänta dig inte annat av din omgivning. Är ärendet brådskande, skriv inte det i ämnesraden utan lyft telefonluren istället.
Schemalägg tillfällen under dagen då du går igenom inkorgen, och låt e-postklienten vara ”tyst” däremellan.

Adressering

Många anser att de får för mycket (läs: onödig) e-post. Min uppfattning är att det ofta är samma personer som själva bidrar till ineffektiv e-postkommunikation, tex genom att lägga till mottagare ”för säkerhets skull”.
Ärenderaden, denna förträffliga funktion, missbrukas ibland till den milda graden att den snarare förvirrar än förklarar.

Beslut #2

Om meddelandet har flera mottagare skall en utses som mottagare (ansvarig) och resten som kopia.
Ärenderaden skall vara kort och beskrivande. Vid samarbete kan en överenskommen kodning enligt KOD: ”meddelande” vara effektivt.

1:a bokstaven
A = allmän
P = projekt/grupp
I = individ

2:a bokstaven
I = information
F = förfrågan
D = delegering

3:e bokstaven
C = deadline mer än 10 dagar
B = deadline 5 – 10 arbetsdagar
A = deadline kortare än 5 arbetsdagar

Exempel: AIC: Kickoff 2012 (allmän information, prioritet C om årets kick-off)

Innehåll

Ett vanligt misstag är att använda talspråk i den skrivna texten. Misstag så till vida att ton och kroppspråk inte går att bifoga ett e-brev. Ibland är det mer tidseffektivt summa summarum att förmedla ett kritiskt budskap över telefon.  

Att skriva flera budskap till olika mottagare i ett och samma brev kan vara tidseffektivt för avsändaren, men aldrig för mottagarna.

Beslut #3

Var selektiv i vilken kommunikation som lämpar sig för e-post respektive annan media.
Håll meddelandet så kort som möjligt (maximalt en skärmsida). Längre texter bifogas med fördel som separata dokument.
Om meddelandet innehåller mer än ett budskap skall dessa delas upp i stycken med inledande rubrik.
Om olika stycken vänder sig till olika mottagare bör man överväga att istället dela upp meddelandet i flera brev med unika mottagare.

Svar

Idag är begreppet ping-pong-post ack så vanligt, inte sällan på grund av brister i besluten ovan. Även om vi gjort vår läxa i de tidigare tre besluten, kan vi effektivisera även svars-delen.

Beslut #4

Svara bara den ursprungliga avsändaren.
Vid delegering skall den som tar emot uppgiften bekräfta brevet.
När en dialog uppstår skall kedjan brytas efter maximalt fyra vändor, och därefter startas med ett nytt brev.