Ju mer förberedd du är, desto större chans har du att hitta rätt kontor för just ditt företag. Tänk på att alla företag har olika behov och förutsättningar. Börja därför med att sätta dig ner och analysera exakt vilka behov du och ditt företag har. Sedan kan du gå vidare med att fundera på andra relevanta faktorer för valet av lokal eller kontor till ditt företag.
Kontorets läge
Placeringen av kontoret är många gånger A och O. Kontoret bör vara lättåtkomligt för dina kunder, men också för dina anställda. Men när det gäller läge bör du också ta hänsyn till närheten till exempelvis restauranger, busshållplatser, eventuella konkurrenter och mycket annat. Apropå läget kan det också vara en poäng att ta reda på hur lokalens och områdets rykte ser ut. Om du säljer exklusiva varor kan det rimma illa om din lokal ligger i ett utpräglat låginkomstområde.
Kostnad
Är kostnaden för hyra eller köp av lokal rimlig med tanke på vad som ingår i priset? Vad ingår i hyran eller priset? Finns det möjlighet till telefoni, internet, kopiator, postservice, konferensrum, personalrum och liknande? Ingår detta i så fall i hyran eller blir det extrakostnader för detta? Ingår städning av kontoret? Hur ser det ut med parkeringsplatser för dig, dina anställda och dina kunder? Vilken budget har du och företaget till att hyra ett nytt kontor?
Utformning
Är kontoret rent och fräscht? Passar kontoret ditt behov eller är risken stor för att det kommer att kännas trångt inom en snar framtid. Är du då beredd att flytta igen eller är det bättre att satsa på något större redan nu? Viktigt att tänka på är att kontoret inte bara ska passa ditt företag idag utan det ska också finnas plats för er att växa. Dessutom bör kontoret vara en plats där du och dina medarbetare ska trivas och ha en lugn och arbetsmiljö. Viktigt att tänka på är att det kan vara vissa regler och lagar som krävs för vissa typer av verksamheter, exempelvis vid hantering av mat. Funkar lokalen för den typ av företag som du driver?
Hur stor kontorsyta behövs?
Man brukar säga att man bör ha omkring 20 kvadratmeters lokalyta för varje person som jobbar på kontoret. Är ni fem stycken som jobbar på kontoret bör det alltså vara 100 kvadratmeter inklusive arbetsytor, toaletter, personalrum, förråd, entré, postrum och så vidare. Men om ni sitter i kontorslandskap kan ni pressa ner storleken något.
Vart hittar jag kontor och andra lokaler att köpa eller hyra?
Fastighetsmäklare och fastighetsägare annonserar både på nätet och på vanligt sätt i tidningar, på anslagstavlor, i skyltfönster och dessutom sprids det förstås via kontakter när kontor blir lediga. När du ska söka kontor eller lokal bör du vara ute i god tid. Vanligen har man minst tre månaders uppsägningstid på en kontorsplats, vilket innebär att de också oftast annonseras ut ungefär tre månader innan de blir lediga.
Hyra privat eller via fastighetsmälare?
Att hyra lokal eller kontor privat har både fördelar och nackdelar. Privata hyresvärdar behöver inte tillhöra någon organisation eller sammanslutning. Därför har man inte samma tyngd bakom sig när man hyr privat. Dock innebär det inte att det inte finns regler att förhålla sig till även för privata fastighetsägare. Se till att ni skriver ett hyresavtal. Kontrollera också kontorets eller lokalens standard noggrant innan du skriver på. En fördel med att hyra privat kan vara att man kommer billigare undan och dessutom kan det vara mer förmånliga villor, till exempel när det gäller tillträde, uppsägningstid och regler kring möblering och renovering, men det är viktigt att det finns specificerat exakt vad som ingår i hyran eller köpet. Om möjligt, kolla upp hyresvärdens rykte på nätet eller genom att prata med de nuvarande hyresgästerna.
Checklista när du ska titta på lokal
Innan du bestämmer dig för att hyra eller köpa ett kontor eller en lokal är det viktigt att du åker dit och tittar på den. Först där på plats kan du få en ordentlig bild över vilket skick den är i, vilket område den ligger i, vilka grannar du får och så vidare.
- Vad ingår i köpet respektive hyran?
- Hurdant är skicket?
- Är kontoret möblerat eller omöblerat?
- Är det några renoveringar/reparationer inplanerade?
- Var finns närmaste allmänna kommunikationsmedel?
- Var finns närmaste parkering?
- Finns det hiss?
- Har det någonsin varit inbrott i lokalen eller i omgivande lokaler?
- Varför säljs/hyrs lokalen ut?
- Vilka är hyresvillkoren?
- När är tillträde och hur lång är eventuell uppsägningstid?
- Finns det något larm? Hur ser säkerheten ut i övrigt? Hur många har nycklar till lokalen?
- Fungerar värme, vatten, bruksvaror som kyl och frys?
- Passar kontoret/lokalen dina behov? Hur ser planlösningen ut? Är storleken tillräcklig? Finns det tillräckligt med förrådsutrymme?
- Hur sköts städning, post, vaktmästeri- och fastighetsskötaruppgifter?
- Vilka är de närmaste grannarna? Är det konkurrenter till dig eller kan ni samarbeta?
Har du fler tips och erfarenheter, lämna gärna en kommentar nedan.
