Fem saker företag ofta tappar kontrollen över när de växer

1. Vem har egentligen tillgång?

Nycklar, passerkort och andra behörigheter är ofta bland det första som växer utan att rutinerna gör det. En nyanställd behöver tillgång till ett förråd och en konsult får ett tillfälligt passerkort. En medarbetare byter roll men behåller gamla behörigheter. 

Över tid kan det bli oklart vem som faktiskt har tillgång till vad. Det mest effektiva blir då att införa en mer konsekvent lösning. När behörigheter kopplas till roller och när behörigheter efter avslutade uppdrag följs upp blir det betydligt lättare att behålla överblicken. En enkel utlämningsrutin, tydliga ansvariga och regelbunden kontroll kan räcka långt.

2. Var finns företagets utrustning?

Verktyg och annan utrustning har en tendens att flytta sig dit arbetet finns. En maskin tas från lagret till en arbetsplats, följer sedan med i en bil och hamnar på ett annat uppdrag nästa vecka. Det blir dyrt när ingen längre riktigt vet var sakerna befinner sig. Inte bara för att utrustning kan försvinna, utan för att arbetstid går åt till att leta och för att företag ibland köper in sådant de redan äger.

Här kan märkning, digitala inventarielistor och spårning komplettera varandra. För utrustning som flyttas mycket kan GPS-baserade lösningar från MiniFinder ge ytterligare överblick över var en tillgång befinner sig. Utöver det behöver det ofta tydliggöras vem det är som ansvarar för utrustningen.

3. Vilket fordon gör vilket jobb?

En eller två företagsbilar går ofta att hålla reda på utan särskilt mycket administration. När verksamhetens fordonsbestånd växer förändras situationen. Plötsligt ska service, försäkringar, däck, besiktningar, nycklar och användning samordnas. Ett fordon kan stå stilla längre än nödvändigt eftersom ingen fångat upp ett servicebehov, medan ett annat används betydligt mer än resten.

Det är också lätt att underskatta värdet av att veta var fordonen faktiskt befinner sig. För företag med servicepersonal, entreprenadarbete eller transporter kan den informationen påverka både planering och inställelsetid.

4. Vad betalar företaget fortfarande för?

Men allt som företag tappar kontrollen över är inte fysiskt. Programvaror och digitala tjänster har gjort det enkelt för enskilda team att tillgodose sina egna behov. Det är i många fall positivt, men konsekvensen kan bli att organisationen efter några år betalar för flera överlappande system, licenser som inte används eller abonnemang kopplade till personer som lämnat företaget. Problemet är ofta inte kostnaden för en enskild tjänst. Det är att ingen längre har en samlad bild.

En återkommande genomgång av licenser och abonnemang kan därför vara lika viktig som inventeringen i lagret. Vem använder tjänsten? Vem ansvarar för avtalet? När förnyas det? Finns samma funktion redan någon annanstans i organisationen?

5. Hur mycket material finns egentligen?

Material är den kanske mest motstridiga kategorin eftersom företaget kan ha gott om det och ändå uppleva brist. Fem lådor finns i ett lager, tre ligger i en servicebil och ytterligare några blev kvar på förra arbetsplatsen. När nästa projekt börjar finns inget av materialet där det behövs. Resultatet blir expressbeställningar, extra körningar och onödiga inköp.

Här är problemet sällan att företaget saknar saker. Det saknar en tillräckligt bra bild av flödet. Det är också den gemensamma nämnaren för alla fem områden. Tillväxt skapar inte automatiskt oordning, men den gör informella system mindre tillförlitliga. Rutiner som fungerade när alla satt i samma rum slutar fungera när människor, fordon och utrustning börjar röra sig mellan flera platser och därför behöver systemen för kontroll ofta byggas om i takt med att företaget växer.