Fälla 1. Du räknar bara med lönen

Arbetsgivaravgiften är den stora posten. Normalsatsen har legat på 31,42 procent sedan 2009 och gäller fortfarande. Ovanpå den kommer semestertillägget, utrustningen, och tjänstepension om ni har kollektivavtal.

En månadslön på 32 000 kronor kostar alltså omkring 509 000 kronor per år i lön, arbetsgivaravgift och semestertillägg. Med 15 000 kronor i utrustning blir första årets kostnad cirka 524 000 kronor. Utöver det tillkommer sådant som varierar mellan företag: rekryteringskostnad, sjuklön, programvaror, lokalkostnad och eventuella förmåner. Har ni kollektivavtal lägger tjänstepension och avtalsförsäkringar på ytterligare drygt 20 000 kronor i det här exemplet.

Som enkel budgettumregel kan du räkna med minst cirka 1,33 gånger bruttolönen för lön, arbetsgivaravgift och lagstadgat semestertillägg. Med pension, försäkringar, utrustning och andra kostnader hamnar den verkliga kostnaden ofta högre. Reglerna och nedsättningarna ändras med jämna mellanrum, och det finns nedsatta arbetsgivaravgifter för vissa yngre och äldre anställda, så kontrollera alltid aktuell nivå hos Skatteverket innan du budgeterar.

För en månadsavlönad med fast lön som omfattas av sammalöneregeln är semesterlönen inte en extra månadslön. Lönen löper under semestern och ovanpå den kommer semestertillägget. Att samtidigt lägga tolv procent ovanpå hela månadslönen skulle därför innebära en dubbelräkning. För exempelvis timlön och vissa rörliga löner gäller i stället procentregeln.

Fälla 2. Du missar pengar du har rätt till

Växa-stödet är den mest förbisedda posten i hela kalkylen. Företag som uppfyller reglerna för växa-stöd kan få kraftigt nedsatt arbetsgivaravgift för sin första och andra anställda, under de första 24 månaderna och på lönedelar upp till 35 000 kronor i månaden. Anställningen behöver omfatta minst tre månader och minst 20 timmar i veckan.

Det som gör det till en fälla är hanteringen. Tidigare kryssade du i en ruta i arbetsgivardeklarationen. Från och med januari 2026 betalar du full arbetsgivaravgift och ansöker sedan om återbetalning, månad för månad, senast ett år efter den kalendermånad ansökan avser. Återbetalningen sker inte automatiskt.

Reglerna för växa-stöd hos Skatteverket

Fälla 3. Du anställer någon som liknar dig själv

Den dyraste fällan i listan syns inte i någon kalkyl. När man arbetar nära någon är det lätt att välja den som känns lättast att arbeta med, vilket ofta betyder den som tänker som en själv. I ett företag med fyra anställda innebär det att en femtedel av verksamheten fylls med samma styrkor och samma blinda fläckar.

Motmedlet är att bestämma vad rollen kräver innan du träffar någon. Skriver du kravprofilen efteråt kommer den att beskriva den kandidat du redan gillade bäst. Fundera särskilt på vad ni saknar i dag, inte bara på vad ni behöver mer av.

Fälla 4. Du väljer anställningsform på magkänsla

Tillsvidare, visstid eller provanställning är ett beslut med rättsliga följder, inte en formalitet i avtalsmallen. Provanställning får vara i högst sex månader. Särskild visstidsanställning övergår i en tillsvidareanställning när den pågått mer än tolv månader under en femårsperiod, eller under en period där tidsbegränsade anställningar följt på varandra med högst sex månaders mellanrum. Ett vikariat övergår efter mer än två år under en femårsperiod.

Det betyder att den som löser bemanningen med korta förlängningar, en i taget, kan hamna i en tillsvidareanställning utan att ha bestämt sig för det. Räkna ihop tiden innan du förlänger, inte efteråt.

Fälla 5. Du ställer olika frågor till olika kandidater

Tre intervjuer som gick åt tre olika håll ger dig tre intryck, inte tre bedömningar. Utan gemensamma frågor finns det ingenting att jämföra, och då avgör ofta vem du träffade sist.

Det finns dessutom en juridisk sida. Diskrimineringslagen innehåller ingen lista över frågor som är förbjudna att ställa. Det som är förbjudet är att missgynna en sökande av skäl som har samband med någon av diskrimineringsgrunderna. Ett svar får alltså påverka beslutet när det är relevant för tjänsten. Frågor och beteenden under själva intervjun kan samtidigt omfattas av diskrimineringslagen, exempelvis om de kränker den sökandes värdighet och har samband med en diskrimineringsgrund.

Bevisregeln är det som gör dokumentationen viktig. Visar den sökande omständigheter som ger anledning att anta att diskriminering har förekommit, är det arbetsgivaren som ska visa att så inte varit fallet. Samma relevanta frågor till alla, med anteckningar kopplade till kravprofilen, gör därför både kandidaterna lättare att jämföra och beslutet lättare att förklara i efterhand.

Vi har samlat det i en mall för anställningsintervju med kravprofil, protokoll per kandidat och referenstagning mot samma kriterier. Fler konkreta frågor finns i vår guide till bra intervjufrågor att ställa som arbetsgivare.

Fälla 6. Du missar provanställningens sista dag

Provanställningen är till för att båda parter ska kunna ändra sig. Men den ändrar sig själv om du inte gör något: lämnas inget besked senast vid prövotidens utgång övergår anställningen i en tillsvidareanställning. Ska den inte fortsätta ska arbetstagaren dessutom underrättas minst två veckor i förväg, och är personen fackligt organiserad ska den lokala organisationen varslas samtidigt.

Skriv in tre datum i kalendern samma dag som anställningen börjar: startdatum, prövotidens sista dag, och ett påminnelsedatum två veckor innan. De finns färdiga i vår mall för introduktion av ny medarbetare. Kontrollera också kollektivavtalet, som kan innehålla andra regler och frister.

Fälla 7. Du släpper personen efter första dagen

I ett litet företag finns ingen som tar hand om den nya medarbetaren när du själv går tillbaka till kunderna. Rundvandringen sker på förmiddagen och sedan förväntas personen fråga när något är oklart, vilket få vågar göra första veckan.

Det kostar i tid som inte blir fakturerbar, och i värsta fall i en rekrytering som spricker efter tre månader. Det finns också ett krav: arbetsgivaren ska se till att alla arbetstagare har tillräckliga kunskaper om arbetet och riskerna i arbetet, enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete. Det gäller oavsett hur många ni är.

Kostnaden att jämföra med

De sju fällorna handlar om olika saker, men de kostar på samma sätt. En felrekrytering kan snabbt bli mycket dyr när upplärning, förlorad arbetstid och en ny rekryteringsomgång räknas in. Ställt mot de timmar det tar att skriva en kravprofil och boka in tre datum är det en billig försäkring.

Läs vidare

• Bra intervjufrågor att ställa som arbetsgivare – komplett guide
• Mall för anställningsintervju
• Mall för introduktion av ny medarbetare
• Lönesamtal som chef: komplett guide med mall