En kropp som befinner sig helt i vila (inget pulserar, inget rör sig) är fysiologiskt och biologiskt död. En haj kan inte ens vara stilla, utan måste hela tiden simma för att inte avlida. Att därför ständigt vara i rörelse och i förändring är en förutsättning att överleva och komma framåt. Detta gäller även i högsta grad verksamheter.

I detta sammanhang är det viktigt att också slå hål på en myt. Det finns inga stora, livsavgörande steg som löser alla problem i en verksamhet! Tvärtom brukar de stora stegen alltför ofta leda en verksamhet bakåt eller i bästa fall åt sidan istället för framåt. Det är de små stegen som skapar den stora framgången och som också gör det möjligt att uthålligt och konsekvent jobba med ständiga förbättringar.
All form av förändringsarbete skapar förväntningar. De kan vara både positiva och negativa. ”Nu kommer allt att bli bra” eller ”Det har vi prövat förr, och det gick inte då heller” är kommentarer du kan få höra när ett förändringsarbete är påbörjat.

Det är med andra ord viktigt att i ett förändringsarbete skapa en situation där förväntningarna är rimliga (och helst positiva).

Med de många små stegen skapar du en yrkesvardag där ständiga förbättringar hela tiden är naturligt är närvarande. Alla har möjligheten att bidra och påverka de små stegen till skillnad från de stora som ofta beslutas och drivs centralt. Ett personligt ägarskap av förbättringarna är också lättare att nå med de många små stegen.

Vi har sett alltför många exempel på verksamheter som gör stora förändringar som inte visar sig få den effekt som det är tänkt och därför gör man en stor förändring till osv. Det handlar relativt ofta om att gå från centralisering till decentralisering och sedan till centralisering igen i en till synes aldrig sinande spiral. För organisationen kan det kännas som att sitta i en rallybil och hela tiden sladda ner i diket på vardera sidan om vägen och aldrig riktigt få chansen att få upp rätt fart för att hålla sig på vägen. Ambitionen från ledningens sida är förstås att det ska bli bättre, men ibland går ambition och val av tillvägagångssätt inte riktigt hand i hand. Framför allt är vår erfarenhet att sökandet efter den optimala lösningen som ser så fantastisk ut i powerpoint-presentationen alltför ofta inte ger några initiala effekter mer än turbulens internt och tappade kunder och då är detta föremål för nästa stora förändring.

Vi vill inte hävda att det aldrig behövs stora förändringar. Ibland är det absolut nödvändigt att göra något drastiskt för att komma ur en negativ trend som bara kan sluta olyckligt om inte något görs. Det kan handla om en total översyn och förändring av affärsidé och erbjudande, uppköp eller samgående med andra verksamheter eller utveckling och avveckling av kompetenser och resurser i organisationen. Detta är stora steg och kräver då också stora insatser. Samtidigt är det så att i vardagen är de små stegen hela tiden närvarande och greppbara. Att arbeta kontinuerligt med de små stegens taktik kan göra att du undviker vådan av att behöva genomföra alltför många stora steg. Framför allt är det en utmaning att jobba med de små stegen mot ständiga förbättringar när det går bra. Det finns en risk att det då infinner sig en känsla att de inte behövs, för det går ju bra ändå. Det får du alltid betala för den dagen när det går sämre.

I tillväxt är de många små stegen en förutsättning. Det går inte att sitta och vänta på eller planera för det stora avgörandet. Att hela tiden vara i rörelse, att justera kontinuerligt i det lilla gör att alla kommer att stå på tå inför de utmaningar som sker varje dag. En av de positiva effekterna med de många små stegen är att de inte upplevs som vare sig märkvärdiga eller svåra. Det är med andra ord lättare att få med sig chefer och medarbetare i förändringsarbetet. Våga tänka stort och agera med de små stegens taktik!

Träna på att fånga upp de små stegen i vardagen!

I denna övning låter vi de små stegen flöda fritt. Det finns ett tillväxtmål som ska vara känt av alla - samtidigt kan vi inte veta exakt vilka små steg som ger direkt eller indirekt effekt för att nå tillväxtmålet. Vi vet dock att om vi inte utvecklas och hela tiden tar de små stegen skapas en passivitet och i värsta fall en felrädsla som är förödande om det någon dag går lite sämre. Om vi tar ett litet steg och trampar lite snett kan vi i värsta fall råka ut för en stukning och det läker ganska snabbt. Vi lär oss då också att inte ta detta steg en gång till. Om vi trampar snett med ett stort steg så kan vi i värsta fall kanske behöva amputera hela benet eller tom förblöda.

Att fånga upp de små stegen i vardagen kan du göra på följande sätt:

Alla medarbetare (du också!) får samma uppgift. Varje vecka ska var och en dokumentera en sak som de har gjort bättre än veckan innan. Det behöver inte vara något revolutionerande, bara en sak som har genomförts bättre i stort och smått. Ingen värdering görs om det var rätt prioriterat eller om det gav en direkt effekt på tillväxtmålet. Det viktigaste här är att uppmuntra ständiga förbättringar och utveckla en attityd och kultur som genomsyras förbättringsarbete med de små stegens taktik i vardagen hos var och en.

Varje månad får var och en möjlighet att på ett avdelningsmöte eller ett förbättringsforum berätta för varandra om en förbättring de har gjort den senaste månaden.

Du kan även föra in belöningar och annan uppmuntran för att få detta att inte ebba ut. En viktig del är att du själv bidrar minst lika mycket som dina medarbetare i detta arbete och också visar och berättar om de små steg du tar i din vardag som t.ex. chef.