Fastställ din säljorganisationen i ett tydligt organisationsschema. Vi vill varna för att styra säljarbetet utan en klar och tydlig organisationsplan. För att hjälpa dig har vi nedan presenterat grundsatser som kan vara av vikt för att organisera ett effektivt säljarbete.

Självklart krävs ett betydande tankearbete för att rätt utforma den organisation som ska leda just ditt företag till framgång. Organisationsformen ska hjälpa dig att styra säljarbetet enligt en plan som ska ge dig en fast grund för dina beslut.

Att organisera...
är att ange de ramar inom vilket ett arbetet ska fungera.

Att planera...
är att bestämma hur arbetet inom ramarna ska genomföras.

Organisation av fältorganisationen

Ett traditionellt sätt att beskriva en säljorganisation är att använda funktionerna försäljningschef, regionchef, distriktschef och säljare. Tanken med denna organisationsmodell är att visa att varje anställd endast ska ha en chef, och vem som rapporterar till vem. Självfallet kan det också finnas flera som skulle kunna ingå i en organisationsplan, exempelvis systemsäljare, Key Account Managers, etc… För att inte göra informationen överdrivet komplicerad så bortser vi här ifrån dessa.

Olika typer av organisationer

Många faktorer spelar in vid val av organisation för ett aktuellt företag. Faktorer som påverkar är exempelvis marknadssituation, produkter, teknologi, sortiment, kundtyper och applikationer. Andra faktorer är marknadens förutsättning och konkurrenssituation. Ditt mål är att skapa en organisation som åstadkommer mest lönsamhet och största möjliga marknadstäckning. Någon av de nedanstående fyra organisationsmodellerna kan troligen tillämpas.

Tips om säljmötet

1. Geografisk organisation

Fördelar:

• Enkel att organisera och administrera
• Möjliggör täta kundbesök
• Ger kortare transport och resvägar
• Skapar djup lokalkännedom
• Ger möjlighet att utnyttja tiden optimalt

Nackdelar:

• Säljaren representerar hela produktsortimentet
• Säljaren kan aldrig bli specialist på alla produkter och alla kundtyper

2. Produktorganisation

Fördelar:

• Säljarna har specialkunnande på produkten eller tjänsten
• Säljaren kan ge kvalificerad rådgivning och djup information
• Säljaren blir en teknisk rådgivare och konsult

Nackdelar:

• Flera säljare från samma företag besöker kunden. Detta skapar dåligt tidsutnyttjande och risk för mycket höga resekostnader. Det skapar också risk att företagets säljare för produktgrupp A bearbetar kunden och på det sättet saboterar eller konkurrerar med säljaren för produktgrupp B.

3. Kundorganisation

Fördelar:

• Säljaren blir specialist på kundens situation
• Säljaren kan ge specifika applikationsexempel genom sin djupa kundspecialisering

Nackdelar:

• Skapar risk för geografisk överlappning av säljarnas försäljningsområden. Detta medför ett dåligt tidsutnyttjande vilket också kan resultera i höga resekostnader.

4. Kombinerad organisation

Eftersom både geografisk-, produkt- och kundorganisation har både för- och nackdelar blir ofta valet av organisationstyp en kombination. Ett företag som bearbetar den svenska marknaden med utrustning för luftbehandlingsmaskiner och tillbehör använde sig av den kombinerade organisationen på följande sätt:

Produkt - Man skiljde på försäljning av maskiner och förbrukningsmaterial. Vissa säljare var speciellt inriktade på maskiner medan andra säljare svarade för fortlöpande kontakt med kunderna för att sälja tillbehör i form av luftfilter och kemikalier.

Kundtyp - Maskinsäljarna delas upp så att vissa säljare ansvarade för bearbetning av större industrikunder, vilka ställde speciella krav på utbildning hos säljarna. Andra säljare bearbetade återförsäljarledet som främst var intresserade av de mindre enheterna, till exempel luftfuktare och elektrofilter.

Plats - Geografisk indelning skedde genom att säljarna bearbetade sina respektive kundtyper i geografiska distrikt. Detta gav en snabb service och en ekonomisk reseplanering till följd.

Omfattning - Totalt omfattade hela säljorganisationen 26 medarbetare.

Som underlag för beslut om organisationstyp ligger fem väsentliga frågor:

1. Hur ska säljorganisationen integreras med företagets totala marknadsorganisation och marknadsbearbetning?
2. Vilka är säljorganisationens mest väsentliga uppgifter?
3. Vilken bemanning har vi tillgång till, olika säljartyper, utbildning men också ledare och ledarämnen?
4. Vilka kundgrupper ska bearbetas?
5. Hur ska styrningen av försäljningsarbetet organiseras för att skapa högsta effektivitet?

Effektivitet

Säljkårens effektivitet bör definieras i mått av resultat, inte genom insats. Det viktiga är inte vad säljkåren gör, utan vad den åstadkommer för resultat. Output är med detta synsätt viktigare än input. Säljorganisationen kan jämföras med ett fotbollslag. Du som är chef över säljarna är lagledaren och själva laget är säljkåren. Varje spelare ska kunna sin sak. Annars ska han/hon inte vara med i laget. För att vinna en hård tävling mellan två lag (läs: två konkurrenter) måste laget och varje gruppmedlem vara effektiv. Handla lite bättre med extra finess, med speciell trimning, med större skicklighet i varje moment. Det är då man vinner.

Faktorer som påverkar effektivitet

Vid bedömning av effektiviteten i en organisation är det flera faktorer som är väsentliga för att man ska kunna skapa underlag för en analys. Dessa är:

• Organisationsformens lämplighet med hänsyn till bearbetning av olika marknadssegment och målgrupper. Här avses organisationens struktur och uppbyggnad.
• Säljarnas kapacitet - det vill säga säljarnas förmåga att uppfylla budgeterade mål genom sitt arbete och sin insatseffektivitet. 
• Säljledningens principer som utnyttjas för att skapa en aktiv och effektiv säljledning. Att styra, stödja säljkårens utveckling och totaleffektivitet. 
• Säljfunktionens roll integrerad i företagets totala konkurrensmedelshantering. Vad betyder konkurrensmedlet ”personlig försäljning” i jämförelse med andra konkurrensmedel? Är den personliga försäljningens funktion integrerad i företagets totala marknadsföringsmix?

Slutsatser

När du ska organisera din säljorganisation, får du aldrig förlora den funktionella planen och försäljningsarbetets målsättning ur sikte. Var lyhörd för de faktorer som kan påverka valet av organisationsform samt den kundmassa som ska bearbetas. Självfallet är ett organisationsmönster inte orubbligt, men det kan inte ändras utan vissa risker, innan du ordentligt har analyserat grundmotiven för eventuella ändringar.