Protokoll från extra bolagsstämma – mall och regler

Vad ska protokollet innehålla?

Protokollet ska innehålla röstlängden eller ha den som bilaga. Röstlängden visar vilka aktieägare som deltog, personligen eller genom ombud, och hur många aktier och röster de hade. Protokollet ska sedan redovisa varje ärende och vilket beslut stämman fattade. Har det skett en omröstning ska resultatet framgå.

Gäller beslutet en ändring av bolagsordningen bör det framgå att beslutet fick stöd av minst två tredjedelar av både de avgivna rösterna och de företrädda aktierna. Det är huvudregeln i aktiebolagslagen. Vissa ändringar kräver ännu större majoritet.

Justering och förvaring

Protokollet ska undertecknas av protokollföraren och justeras av ordföranden, om ordföranden inte själv fört protokollet, och av minst en justerare. Senast två veckor efter stämman ska det hållas tillgängligt för aktieägarna hos bolaget. Protokollet ska förvaras på ett betryggande sätt.

När ska besluten anmälas till Bolagsverket?

Beslut som påverkar det som står i aktiebolagsregistret ska anmälas till Bolagsverket. Det gäller till exempel ny styrelse, ändrad bolagsordning och nyemission. Ett beslut om ändrad bolagsordning får inte verkställas förrän det har registrerats. Bolagsverket vill ofta ha en kopia av protokollet med anmälan, så se till att det är justerat innan du skickar.

Så använder du mallen

Fyll i bolagets uppgifter, datum och plats och skriv in namnen på ordförande, protokollförare och justerare. Fyll i röstlängden. Under § 7–10 skriver du rubriken för varje ärende och stämmans beslut, i samma ordning som i kallelsen. Stryk de paragrafer som inte används.

Gäller det årsstämman ska du i stället använda vårt årsstämmoprotokoll, eftersom årsstämman har egna obligatoriska beslut.

Alla mallar för bolagsstämman

Mallarna har samma numrering av punkterna. Det gör det lätt att gå från kallelse till dagordning och protokoll.