Kallelse till årsstämma – mall och regler

När ska kallelsen skickas?

Kallelsen till årsstämman ska skickas tidigast sex veckor och senast fyra veckor före stämman. Det följer av 7 kap. 18 § aktiebolagslagen. I ett privat aktiebolag får bolagsordningen ange en kortare frist, men kallelsen måste ändå skickas senast två veckor före stämman.

Själva årsstämman ska hållas inom sex månader från räkenskapsårets slut. Har bolaget kalenderår som räkenskapsår ska stämman alltså hållas senast den 30 juni. Räkna baklänges från stämmans datum så att kallelsen hinner ut i tid.

Hur skickas kallelsen?

Kallelsen skickas på det sätt som står i bolagsordningen. I mindre bolag är det ofta brev eller e-post till varje aktieägare. Kontrollera vad just er bolagsordning säger innan du skickar. En kallelse som skickas på fel sätt eller för sent kan göra att stämmans beslut kan angripas.

Vad ska kallelsen innehålla?

Kallelsen ska ange tid och plats för stämman och innehålla ett förslag till dagordning. Ärendena ska vara numrerade. Kallelsen ska också ange det huvudsakliga innehållet i varje förslag till beslut, utom i frågor av mindre betydelse. Ska stämman ändra bolagsordningen ska förslaget alltid beskrivas.

Vid årsstämman måste tre beslut fattas. Stämman ska fastställa resultaträkningen och balansräkningen, besluta hur vinsten eller förlusten ska disponeras och besluta om ansvarsfrihet för styrelsen och den verkställande direktören. Mallen har dessa punkter färdiga, tillsammans med arvoden och val av styrelse och revisor.

Årsredovisningen ska finnas tillgänglig

Styrelsen ska hålla årsredovisningen och, om bolaget har revisor, revisionsberättelsen tillgängliga för aktieägarna minst två veckor före stämman. Handlingarna ska också skickas till de aktieägare som begär det. Mallen har ett stycke där du anger var handlingarna finns och från vilket datum.

Så använder du mallen

Fyll i bolagets namn, organisationsnummer, datum, tid och plats. Skriv styrelsens förslag till vinstdisposition och övriga förslag under respektive punkt. Lägg till egna punkter om stämman ska behandla fler frågor, till exempel en ändring av bolagsordningen. Kallelsen undertecknas av styrelsen.

Ta fram dagordningen för årsstämman samtidigt. Den ska stämma med förslaget i kallelsen.

Alla mallar för bolagsstämman

Mallarna har samma numrering av punkterna. Det gör det lätt att gå från kallelse till dagordning och protokoll.