I nästan alla fall där den offentliga affären ”krånglas till” beror det dock på andra faktorer, som att upphandlaren har övertolkat regelverket, på att den som lämnar anbud inte förstår hur man ska läsa ett underlag i en offentlig upphandling, eller att parterna i affären helt enkelt pratar förbi varandra.

I den här artikeln kommer vi att gå igenom de viktigaste frågorna för att lämna anbud i offentliga upphandlingar och därmed kunna vara med och konkurrera om de affärer om minst 105 mkr i timmen som görs varje dag året runt.

Först lite begrepp. I artikeln kommer vi genomgående att prata om den ”upphandlande myndigheten”. Det är ett begrepp hämtat från LOU och som kan innebära statliga myndigheter, regioner, kommuner, statliga/regionala/kommunala bolag och i vissa fall även stiftelser och liknande.

Kort om regelverket

Alla offentliga affärer, d.v.s. det som köps av en upphandlande myndighet, regleras av upphandlingslagstiftningen. Den består av flera olika lagar, där den vanligaste är lagen om offentlig upphandling (LOU). Det finns dock även speciallagar för t.ex. försvars- och säkerhetsområdet. Reglerna är gemensamma för hela EU och har existerat långt före Sveriges inträde i unionen 1994.

Syftet med regelverket består av flera delar. Ursprungligen kom LOU till som en skyddslagstiftning för leverantörerna, d.v.s. för att säkerställa en rättvis konkurrens och som en del av den fria rörligheten för varor och tjänster. Numera är dock bilden mer mångfacetterad där EU har tydliggjort att den offentliga upphandlingen är ett viktigt verktyg för en hållbar tillväxt, att små- och medelstora företags möjligheter att konkurrera ska värnas, och att det offentligas medel används på ett effektivt sätt.

LOU består av ett stort antal paragrafer, en bra bit över 200, men kärnan i regelverket består av ett antal grundläggande principer, där de tre viktigaste innebär att alla som vill och kan ska ges möjlighet att tävla om de offentliga kontrakten. Detta är beskrivet på följande sätt:

• Principen om likabehandling, d.v.s. att alla leverantörer ska behandlas på samma sätt oavsett bakgrund, köparens tidigare erfarenheter, storlek, etc.
• Principen om transparens (öppenhet), d.v.s. att den upphandlande myndigheten måste uttrycka sig så att en leverantör som tillhör målgruppen för upphandlingen med rimlig ansträngning kan förstå vad som är skrivet.
• Principen om proportionalitet, d.v.s. att den upphandlande myndigheten inte får ställa krav som går utöver det behov den upphandlande myndigheten har. Det ska särskilt noteras att det är den upphandlande myndigheten som själv bestämmer sitt behov, men när det väl är gjort får inte kraven gå utöver detta.

Att hitta offentliga affärer

Alla offentliga upphandlingar som överstiger 700 000 kr måste annonseras i en allmänt tillgänglig databas. I Sverige finns det flera sådana, t.ex. Opic, PabliQ och Kommers Annons. I dessa databaser publiceras annonser och det är möjligt att lämna anbud. Olika upphandlande myndigheter använder olika databaser, varför det kan vara svårt att få en överblick. Ett annat sådant verktyg finns på publicinsight.se. Där matchas företaget mot de lämpliga annonser som finns, både lokalt, nationellt och internationellt. Utan krav på någon förkunskap eller en konsult som hjälper till att ställa in bevakningen vilket behövs hos de övriga leverantörerna.

Ta del av underlaget och värdera möjligheter

När en affär väl har identifierats är det viktigt att i ett tidigt skede ta del av de handlingar som tillsammans utgör det som vanligen benämns som ”förfrågningsunderlag”, eller ”upphandlingsunderlag”. Det finns inga regler för hur ett förfrågningsunderlag ska se ut, eller vilken disposition det ska ha. Underlaget består dock alltid av följande delar, som kan vara komponerade på olika sätt:

• Administrativa villkor, d.v.s. krav på hur anbudet ska se ut, när det ska vara inlämnat etc.
• Krav på leverantören, d.v.s. vilka egenskaper leverantören ska ha för att vara intressant som anbudsgivare. Det kan t.ex. handla om krav på ekonomisk stabilitet (omsättning eller andra nyckeltal), tidigare erfarenhet eller annat. Observera att den som inte uppfyller dessa krav på egen hand, alltid kan samarbeta med andra företag för att använda deras ekonomiska stabilitet, erfarenhet eller annat.
• Krav på varan/tjänsten/entreprenaden, d.v.s. vad är det för egenskaper en vara ska ha, hur ska tjänsten som utförs vara beskaffad, när ska leveransen ske, krav på samarbete, dokumentation, säkerhet eller annat. Kort sagt alla de krav som måste vara uppfyllda hos varan/tjänsten/entreprenaden för att det ska uppfylla den upphandlande myndighetens behov.
• Utvärderingskriterier, d.v.s. av de leverantörer som uppfyller samtliga krav och vars varor/tjänster/entreprenad uppfyller samtliga krav – vem har då lämnat det bästa anbudet? Den upphandlande myndigheten har en stor frihet att utforma sin utvärderingsmodell som kan handla om lägsta pris (givet att alla obligatoriska krav är uppfyllda), men även om att värdera olika kvalitetsfaktorer.
• Avtalsvillkor, d.v.s. vilka avtalsvillkor (ibland kallade ”kommersiella villkor”) ska gälla för själva leveransen.

För den som lämnar anbud i en offentlig upphandling är det viktigt att förstå att alla de krav som ställs (formulerade som ”ska” eller ”skall”) måste uppfyllas på det sätt den upphandlande myndigheten har skrivit dem. Det innebär att om den upphandlande myndigheten t.ex. har skrivit:

”Anbudet ska lämnas på svenska”

Så måste alla delar av anbudet vara på svenska, inklusive bilagor och annat. Nu kan ju det tyckas vara ett onödigt krav, men då är det upp till den som anser det, att ställa en fråga till den upphandlande myndigheten och föreslå en lättnad i kravet. Att göra en sådan genomgång, d.v.s. att läsa alla obligatoriska krav för att förstå dem och säkerställa att de kan uppfyllas, i ett tidigt skede har visat sig vara framgångsrikt. Då kan man snabbt konstatera om det över huvud taget är möjligt (eller intressant) att lämna ett anbud, istället för att börja med att utforma affärsförslaget för att först senare upptäcka att det inte är möjligt att lämna ett anbud.

Det har även visat sig att många leverantörer missar detta viktiga, men i och för sig enkla, steg. De läser inte kraven och vad de innebär och missar att svara på en fråga, att bifoga efterfrågad information eller att på annat sätt inte följa de instruktioner som angivits i upphandlingen.

Att läsa förfrågningsunderlag kan till en början kännas ovant, på grund av hur formellt formulerade de är och det ska sägas att vissa upphandlingar är onödigt detaljorienterade och ställer upp obligatoriska krav som egentligen inte är nödvändiga. Ställ i sådant fall en fråga eller acceptera helt enkelt kravet. Ge dock inte upp, utan fokusera på att 1) plocka ut de obligatoriska kraven och 2) att därefter ta fram ett konkurrenskraftigt erbjudande.

Håll koll på marknaden

En av fördelarna med den offentliga affären är att informationen till stor del är offentlig. Det innebär att det är möjligt att, inför en upphandling göra följande åtgärder.

• Kontakta upphandlande myndighet för att höra om vilken plan de har för upphandlingar inom det område där ni levererar varor eller tjänster
• Be om att få ta del av nuvarande avtal och priser
• Be om att få ta del av samtliga anbud från föregående upphandling
• Kontakta närliggande upphandlande myndigheter för att undersöka vilka andra leverantörer som är potentiella konkurrenter.

Tänk på att den upphandlande myndigheten får föra dialog med marknaden för att berätta om sitt kommande behov, men även för att undersöka vad leverantörerna kan leverera och vad deras bästa idéer är. Upphandlingsmyndigheten har tagit fram en kort skrift kring detta här: upphandlingsmyndigheten.se/myter-om-dialog. Dialogen är därmed ett viktigt verktyg för att förstå vad den upphandlande myndigheten tycker är viktigt, men även för att presentera sitt företag och affärsidé för att på så sätt skapa ett bra utgångsläge för den kommande upphandlingen.

Direktupphandlingar

Upphandlingar som överstiger 700 000 kr måste annonseras. För affärer med ett lägre belopp kan dock s.k. direktupphandlingar ske. Det är en upphandlingsform som inte ställer krav på vare sig upphandlingens form eller annons, utan där det är upp till varje upphandlande myndighet att själv bestämma hur upphandlingen ska ske, d.v.s. om den ska ske i konkurrens med flera leverantörer, om bara en ska tillfrågas, om den ska vara skriftlig eller inte etc. Här kan det finnas affärsmöjligheter för framförallt mindre företag att hitta affärer. Det kräver oftast en direktkontakt med den upphandlande myndigheten för att de ska känna till företaget och på det sättet kunna tillfråga er i direktupphandlingen. 

Hitta andra vägar in – välj din ”Överleverantör”

Ibland hamnar man i en situation där den offentliga kunden vill ha dina tjänster eller produkter men säger att de inte får köpa av dig. Antingen för att det finns ett avtal redan eller att det inte alls finns ett avtal och därför måste de göra en upphandling. Ett annat sätt att vinna affären ändå är att identifiera bolag som redan har avtal med din kund och som du skulle kunna sälja via. Dvs att dessa sk ”överleverantörer” använder sitt redan upphandlande avtal för att kunna sälja ditt erbjudande. Viktigt att tänka på i denna typ av affär är att ”överleverantören” sannolikt vill har någon procent på affären och att du endast kan använda bolag som har avtal där ditt erbjudande passar in som komplement.