Nya krav på kassaregister 2027: efter nyår duger inte alla kassor

Det handlar inte om en ny kassalag. Föreskrifterna är beslutade sedan flera år. Det som händer vid årsskiftet är att övergångsperioden för företag som fortfarande använder vissa äldre kassaregister löper ut. Från den 1 januari 2027 ska kassaregistret uppfylla kraven i SKVFS 2021:17.

Det här gäller från 1 januari 2027

Ett kassaregister med journalminne ska kunna ta fram registreringar i formatet XML. Syftet är att Skatteverket ska kunna läsa in data på samma sätt oavsett vilken leverantör företaget har. Standarden för exporten finns i Skatteverkets föreskrifter SKVFS 2021:16, och kraven på själva registret i SKVFS 2021:17.

Den som har ett nyare kassasystem kan redan ha stöd för kravet, medan äldre register kan behöva uppgraderas eller bytas. Skatteverket uppmanar företag att kontakta sin kassaregisterleverantör vid frågor om det egna kassaregistret.

Det här gäller redan

Mycket av det som nu beskrivs som nya krav har gällt länge. Skillnaden mellan nytt och befintligt är värd att hålla isär, eftersom den avgör vad ett företag faktiskt behöver göra före årsskiftet.

För kassaregister med journalminne är XML-exporten en central punkt att kontrollera. Men det viktiga är att registret som helhet uppfyller kraven i SKVFS 2021:17 från den 1 januari 2027.

Swish räknas in

En vanlig missuppfattning är att reglerna bara gäller sedlar och mynt. Skatteverket anger att exempel på betalning med kontokort är betalning med konto- eller kreditkort och andra elektroniska betaltjänster som Swish. Swish jämställs alltså med kortbetalning när reglerna om kassaregister tillämpas.

Det spelar roll för den som räknar på om verksamheten omfattas. Summerar du bara kontanter och kort men hoppar över Swish kan du landa fel, och det gäller särskilt frisörer, marknadshandlare och mindre serveringar där Swish ofta står för en stor del av försäljningen.

Övergångsregeln tar slut vid årsskiftet

Det finns en övergångsbestämmelse som löper ut samtidigt. Enligt punkt 2 i övergångsbestämmelserna till SKVFS 2021:18 får ett företag fram till och med den 31 december 2026 använda ett kassaregister som registrerar uppgifter enligt 2 kap. 17 §, 4 kap. 9 § eller 4 kap. 10 § i de äldre föreskrifterna SKVFS 2014:9.

Det är en tidsbegränsad rätt kopplad till tre bestämmelser i den gamla föreskriften. Det är alltså inte ett generellt besked om att alla äldre kassor är tillåtna fram till nyårsafton. Men effekten för den som berörs är densamma: efter årsskiftet gäller de nya reglerna fullt ut.

Tillverkaren deklarerar, men företaget bär risken

Det är tillverkaren som deklarerar att ett kassaregister uppfyller kraven. Skyldigheten att ha ett tillverkardeklarerat register ligger däremot på företaget, och det är företaget som drabbas av kontrollavgiften om registret inte håller måttet vid ett kontrollbesök.

Den ansvarsfördelningen är skälet till att beskedet från leverantören bör vara skriftligt. Fråga om just din modell uppfyller kraven i SKVFS 2021:16 och 2021:17, och spara svaret. Svensk Handel har uppmanat handlare att kontakta sin leverantör i god tid, just för att det kan krävas antingen en uppdatering eller ett helt nytt kassasystem.

Vad en brist kostar

Skatteverket gör tillsynsbesök och kontrollbesök i verksamheter som ska ha kassaregister. Upptäcks brister kan Skatteverket besluta om en kontrollavgift på 12 500 kronor. Om Skatteverket tidigare har tagit ut en kontrollavgift och en ny överträdelse sker inom ett år från det beslutet höjs avgiften till 25 000 kronor.

Avgiften behöver inte alltid tas ut med fullt belopp. Enligt 51 kap. 1 § skatteförfarandelagen ska Skatteverket besluta om hel eller delvis befrielse om det är oskäligt att ta ut avgiften fullt ut. Ett beslut om kontrollavgift kan också begäras omprövat eller överklagas.

Vid ett kontrollbesök kan Skatteverket kontrollera flera saker, bland annat om kvitto erbjuds. Myndigheten kan också göra kundräkning, kontrollköp och kassainventering.

Vem som inte behöver kassaregister

Kravet gäller inte alla. Den som säljer varor eller tjänster kontant eller mot betalning med kontokort för högst fyra prisbasbelopp inklusive moms under ett räkenskapsår på tolv månader behöver inte ha ett tillverkardeklarerat kassaregister.

För 2026 motsvarar fyra prisbasbelopp 236 800 kronor. SCB har beräknat prisbasbeloppet för 2027 till 59 600 kronor, vilket skulle ge 238 400 kronor för fyra prisbasbelopp. Beloppet ska fastställas av regeringen.

Gränsen är en av de vanligaste missuppfattningarna. Den avser den försäljning som omfattas, alltså kontanter, kort och elektroniska betaltjänster som Swish, inte företagets totala omsättning. Ett företag som fakturerar merparten av sin försäljning kan därför ligga under gränsen även med betydligt högre intäkter.

Så påverkas din bransch

Butik

Har butiken ett kassasystem som uppdateras löpande kan kravet redan vara uppfyllt. Äldre fasta kassor och extrakassor som används mer sällan är därför särskilt värda att kontrollera, till exempel de som tas fram vid rea eller i tillfälliga lokaler.

Restaurang och café

Här är det vanligt med flera registreringsenheter: bar, uteservering och handenheter för personalen. Har verksamheten flera enheter bör du kontrollera med leverantören att hela kassalösningen uppfyller kraven. Se också över kvittohanteringen, eftersom erbjudande av kvitto är en av de saker Skatteverket kan kontrollera vid ett kontrollbesök.

Frisör och salong

Många mindre salonger ligger nära undantagsgränsen och antar att de inte omfattas. Räkna på kontanter, kort och Swish tillsammans för räkenskapsåret innan du drar den slutsatsen. Swish ensamt kan avgöra vilken sida av gränsen verksamheten hamnar på.

Torg- och marknadshandel

Vid torg- och marknadshandel kan försäljningen ske på flera platser och med olika kassalösningar under året. Det gör det lätt att missa att summan passerar undantagsgränsen. Kontrollera både gränsen och den tekniska statusen på utrustningen.

Tre saker att göra före årsskiftet

Börja med att ta reda på om ditt kassaregister har journalminne och om registreringarna kan tas fram i XML-format enligt de nya föreskrifterna. Leverantören ska kunna svara på det.

Gå sedan igenom samtliga registreringsenheter i verksamheten. Glöm inte extrakassor och kassor som bara används ibland, eftersom även de behöver uppfylla kraven.

Ligger du nära gränsen på fyra prisbasbelopp, räkna på den försäljning som omfattas. För 2026 motsvarar gränsen 236 800 kronor inklusive moms. Det är bättre att upptäcka saken i oktober än vid ett kontrollbesök i februari.