Bokföringen ska hela tiden vara rättvisande. För att kontrollera det, bör du stämma av viktiga konton regelbundet, minst en gång i månaden.
Bokföringen ligger till grund för sammanställningar som kallas resultat- och balansrapporter. Det ger dig löpande information om hur det går för företaget.
Stämma av bokföringen
Avstämning bör alltid börja med en kontroll av att summan av alla debiteringar är lika med summan av alla krediteringar. Avstämning av enskilda konton gör du genom att jämföra saldon i bokföringen med t ex kontoutdrag från bank- eller plusgiro, fakturor eller andra handlingar. Avstämingarna bör göras enligt fasta rutiner. Använd gärna mallar och spara resultatet av avstämningarna i en särskild pärm. Det är värdefullt information om du senare behöver gå tillbaka i redovisningen. Anlitar du hjälp med bokföringen, bör ni tillsammans göra upp hur avstämningarna ska skötas.
Kontantförsäljningskassa bör räknas varje dag. Mindre handkassa för vissa inköp kontrolleras veckovis. Bank- och plusgirosaldot stäms av när kontoutdrag kommer eller minst en gång i månaden. Andra konton är också lämpliga att stämma av månadsvis, t ex kundfordringar och leverantörsskulder liksom skatter och avgifter.
Avstämning av kondfordringar och leverantörsskulder
Saldot i bokföringen jämförs med din förteckning eller pärm med obetalda fakturor.
Momsavstämning
I samband med att du gör skattedeklarationen bör du stämma av bokföringen. Utgående moms enligt bokföringen jämförs med periodens saldo på försäljningskontot. Ingående moms hämtas från bokföringen. En bedömning av rimligheten görs. Avsluta gärna kontona för utgående och ingående moms i samband med att momsen deklareras.
Se film om ingående och utgående moms
Avstämning av arbetsgivaravgifter och preliminärskatter
Kontrollera att arbetsgivaravgifter enligt skattedeklarationen stämmer med saldot på kontot i bokföringen och motsvarande för innehållen preliminärskatt för de anställda.
Om det inte stämmer?
Om avstämningen visar att det finns fel i bokförinen, måste du gå tillbaka till grundmaterialet och kontrollera om samtliga verifikationer har blivit bokförda och bokföringen har gjorts på ett riktigt sätt. Finns det verifikationer på alla affärshändelser? Finns det t ex avgifter som banken angivit på kontoutdraget?
Regelbunden rapportering
Som stöd för dig i ditt företagande behöver du med jämna mellanrum, helst varje månad, bilda dig en uppfattning om läget i företaget. Bokföringens syfte är att du vid varje tidpunkt dels ska kunna veta resultatet av verksameheten, dels få en uppfattning om verksamhetens ekonomiska ställning, dvs vilka tillgångar och skulder som finns. För att upnå detta kan du behöva göra vissa justeringar i bokföringen, s k periodiseringar.
Periodiseringar
Som vi tidigare nämnt, gäller det att varje period, månad eller år, ska tillgodoräknas de intäkter som hör till perioden. På motsvarande sätt ska utgifter periodiseras till kostnader. Många gånger måste du betala i förskott för tjänster som du utnyttjar successivt. Exempel på detta är försäkringspremier och hyror. Ett annat exempel på utgifter som du betalar i ”förskott” är dina inköp av varor och material som ska säljas men som finns kvar i företaget vid en redovisningsperiods utgång. Däremot görs ofta räntebetalningar först i efterhand. Dessa är därför exempel på utgifter som betalas i efterskott.
För att du ska få ett rättvisande resultat, ska den här typen av poster beräknas och beaktas. Förskottsbetalda utgifter måste, till den del de inte utnyttjats eller förbrukats, tas upp som en tillgång. På motsvarande sätt ska du beräkna din kostnad, och därmed din skuld, för t ex telefon, el och vatten som du ännu inte fått någon räkning på. Använder du dator i din bokföring, kan vissa sådana periodiseringar göras automatiskt i bokföringsprogrammet. Beräkning av avskrivningar på maskiner och inventarier är också en sorts kostnadsperiodisering.
Det är först när du har kompletterat din bokföring med nödvändiga periodiseringar, som du har ett riktigt tillförlitligt periodresultat.
Resultatrapport
Resultatrapporten är en sammanställning av dina intäkter och kostnader. Har du gjort periodiseringarna i bokföringen, kan du direkt använda saldona där. Annars måste du göra manuella justeringar.
Resultatrapporter kan vara olika uppbyggda. De flesta bokföringsprogram har en standarduppställning, men många ger också en möjlighet för dig att välja själv. Du bör då välja en uppställning som passar ditt företag. För att saldon i en resultatrapport ska bli verkligt intressanta för dig, är det bra att ha något att jämföra med. Det vanligaste är att jämföra med budgeten och med samma period föregående år. Det är därför lämpligt att resultatrapporten har samma uppställning som resultatbudgeten.
Balansrapport
Balansrapporten är en förteckning över de tillgångar och skulder företaget har vid en bestämd tidpunkt. Summan av alla tillgångar ska vara lika med summan av skulder och eget kapital.
För din löpande kontroll och analys av företaget ger både resultatrapporten och balansrapporten viktig information. Balansrapporten är till hjälp för din uppföljning av likviditeten. Hur mycket finns på företagets bank- och plusgirokonton? Hur stora är kundfordringarna? Räcker pengarna för att betala löpande och förfallna skulder?
RÅD
Se till att avstämningar av viktiga konton sker en gång i månaden – vare sig du gör det själv eller tar hjälp av någon annan. Acceptera aldrig att du inte förstår beloppen i en resultat- och balansrapport. Använd tid i början till att gå igenom dessa med en redovisningskonsult. Redan andra gången du ser uppställningarna, förstår du mer. Att förstå bokföringen är en förutsättning för att kunna följa upp och ta ansvar för företagets ekonomi.
