Att kommunicera via direkta möten överträffar alla andra medier både vad det gäller potential för att nå fram och gruppdynamik - baksidan är att ett fysiskt möte är tidskritiskt. Ta t ex ett möte med åtta mötesdeltagare som varar i 90 minuter, det tar inte en och en halv timma. Utan ”kostar” organisationen dito 12 timmar.
När man på detta sätt räknar i persontimmar snarare än i mötets längd, bör en och annan fråga uppstå, t ex är allas närvaro nödvändig? Kan ett rent informationsmöte ersättas av e-post? Eller, om man kan starta ett möte utan Kalle som är försenad, kunde Kalle utelämnats från första början?
Nedan följer sex åtaganden som vi som kallade, men framför allt kallande, kan anamma. Är man en grupp som sammanträder mer frekvent bör man ta fram en mötespolicy, ett ramverk som alla håller sig inom. De sex åtaganden nedan kan vara en bra börja till en sådan policy. Men nöj er inte med dem, utan avsätt ett möte för att utveckla just er mötespolicy.
1. Agenda innan mötet
Om mötet inte har en 100 % stående agenda skall en sådan distribueras innan mötet. Detta för att ge deltagarna möjlighet att förbereda sig både mentalt och praktiskt innan mötet. Där ska bland annat framgå vad mötet går ut på (information, beslut, brainstorming, osv) samt vad som förväntas av den kallade.
2. Förberedelse
Undvik att deltagare förbereder sig under själva mötet, t ex genom punkt 1 ovan. Om du skall ge en presentation, se till att tekniken fungerar innan den samma. Det handlar om att den kritiska mötestiden skall användas till möte, och så lite ”annat” som möjligt.
3. Börja i tid
Att en majoritet får invänta en minoritet är onödigt resursslöseri. Förresten är det sällan slumpen som avgör vem som är sen, det är ofta specifika individer i varje organisation som har svårare än andra att hålla avtalade tider. Om denna person ursäktar sin 5 minuter sena ankomst, påminn denne om att det snarare handlar om 5 minuter x antalet deltagare som väntat.
4. Gå off-line
Att försöka vara effektiv genom att göra flera saker samtidigt har i en uppsjö av studier visat sig vara kontraproduktivt. Så inte nog med att sms, telefonsamtal och e-post stör mötet, det gör den som sysselsätter sig med detta mindre effektiv. Och påminn deltagare som hävdar nödvändigheten i ett jag-måste-ta-det-här-samtal, att det formligen kryllar av före detta oumbärliga människor på kyrkogården.
5. Dokumentera beslut
I de organisationer Lövén utvärderat mötesanteckningar, har dessa snarare för mycket information än för lite – i vissa fall har mötesanteckningarna liknats vid rena filmmanus. Här gäller tumregeln ”less is more”. I princip skall bara beslut och delegeringar dokumenteras, kort sagt allt som kräver uppföljning.
6. Sluta i tid
De flesta har en plan för tiden efter mötet. Ta för vana att insistera på att mötet fokuserar på agendan och avslutas i tid. Att låta ett möte ”ta den tid det tar” och ha mötesdeltagare som egentligen vill/bör vara någon annan stans, kommer bli en förlust för alla.
