Betalningspåminnelse – gratis mall i Word

Vår gratis mall för betalningspåminnelse i Word har plats för flera obetalda fakturor i samma påminnelse, en sammanställning med påminnelseavgift, förseningsersättning och dröjsmålsränta, betalningsuppgifter och ett stycke om vad kunden ska göra om han eller hon inte håller med om kravet. Mallen passar både när kunden är ett företag och när kunden är en privatperson.

Det här ska en betalningspåminnelse innehålla

Det finns inga lagkrav på hur en betalningspåminnelse ska se ut. Men kunden ska kunna förstå vad påminnelsen gäller och hur han eller hon betalar.

Ange ditt företagsnamn, organisationsnummer och kontaktuppgifter, och kundens namn och kundnummer. Lista varje obetald faktura med fakturanummer, fakturadatum, förfallodag och belopp. Har kunden delbetalat, visa vad som återstår. Ta med påminnelseavgift, förseningsersättning och dröjsmålsränta om du tar ut sådana.

Skriv sedan ett nytt sista betalningsdatum och hur kunden betalar, till exempel med bankgiro eller Swish. Avsluta med vad kunden ska göra om fakturan redan är betald eller om han eller hon anser att kravet är fel.

Håll tonen saklig och vänlig. En betalningspåminnelse är inte ett inkassokrav, och den bör inte se ut som ett. Det är också klokt att skriva att kunden kan bortse från påminnelsen om betalningen redan är gjord.

Påminnelseavgift – högst 60 kronor

Du får ta ut en påminnelseavgift på högst 60 kronor. Det förutsätter att ni har kommit överens om avgiften senast när skulden uppstod, till exempel i offerten, i avtalet eller i dina allmänna villkor. Har ni inte avtalat om någon påminnelseavgift kan du inte lägga till den i efterhand. Reglerna finns i lagen om ersättning för inkassokostnader. Avgiften får normalt tas ut högst en gång per obetald faktura, även om du skickar flera påminnelser.

Påminnelseavgiften tas ut utan moms. Det gäller även dröjsmålsränta. Vill du kunna ta ut påminnelseavgift framöver kan du skriva in det i villkoren i vår offertmall.

Förseningsersättning – 450 kronor när kunden är ett företag

När ett företag säljer varor eller tjänster till ett annat företag och kunden betalar för sent har säljaren normalt rätt till 450 kronor i förseningsersättning per obetald faktura. Detsamma gäller vid försäljning till myndigheter och andra offentliga organ. Ersättningen behöver inte avtalas i förväg och förutsätter att säljaren har rätt till dröjsmålsränta.

Förseningsersättningen ska täcka dina kostnader för att driva in skulden. Påminnelse- och inkassokostnader för samma faktura ingår därför normalt i de 450 kronorna. Du kan bara få ersättning för den del av dem som sammanlagt överstiger 450 kronor. Mot privatpersoner gäller inte förseningsersättning.

Dröjsmålsränta

Betalar kunden för sent kan du ha rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen, även om ni inte har avtalat om någon särskild räntesats. Är förfallodagen bestämd i förväg börjar räntan normalt löpa från den dagen. Annars kan ränta tas ut tidigast 30 dagar efter att ett betalningskrav skickats. När kunden är privatperson måste du också ha informerat om att dröjsmålsränta kommer att tas ut.

Om inget annat har avtalats är dröjsmålsräntan referensräntan plus 8 procentenheter. Referensräntan fastställs av Riksbanken varje halvår, den 1 januari och den 1 juli. Den aktuella räntan finns hos Riksbanken.

Ett exempel: En faktura på 20 000 kronor betalas 30 dagar för sent, och dröjsmålsräntan är 10 procent. Räntan blir då 20 000 × 10 % × 30/365, alltså cirka 164 kronor. Räntan räknas på fakturabeloppet inklusive moms.

Avgifter och ränta i en betalningspåminnelse

Förseningsersättning gäller också när kunden är en myndighet eller ett annat offentligt organ.

Om kunden ändå inte betalar

Du behöver inte skicka en betalningspåminnelse innan du skickar ett inkassokrav. Många företag gör det ändå, eftersom de flesta kunder betalar efter en påminnelse och relationen blir bättre.

Betalar kunden inte efter påminnelsen kan du skicka ett inkassokrav, själv eller med hjälp av ett inkassoföretag. Ett inkassokrav ska följa inkassolagen och god inkassosed. Bestrider kunden fakturan måste du ta ställning till invändningen. Kan ni inte komma överens kan tvisten behöva avgöras i tingsrätten. För obestridda skulder kan du ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogden.

Om mallen: Mallen är en grundmall för vanliga situationer och uppdaterades i oktober 2026. Den ersätter inte juridisk rådgivning i ditt enskilda fall. Läs igenom texten, anpassa den efter din verksamhet och ta hjälp av en jurist om mycket står på spel.