För ett företag är möjligheten att skydda affärshemligheter och annan konfidentiell information ofta en avgörande överlevnadsfaktor. Sekretessavtal med medarbetare är ett sätt att skydda era kundregister, utvecklingsprojekt och hemligstämplad information från att ta sig utanför företagets väggar. Sekretessavtalet fyller dessutom ofta en minst lika stor psykologisk som juridisk funktion.

Ett sekretessavtal mellan arbetsgivare och medarbetare har ofta en lika stor psykologisk som juridisk betydelse. Medarbetare som skriver på ett sekretessavtal tar vanligtvis på sig ett större ansvar för att konfidentiell affärsinformation inte sprids vidare till obehöriga.

Ladda ner gratis mall för sekretessavtal

- Sekretessavtalet är oftast inget separat avtal, det består i många fall av en formulering i anställningsavtalet.  Det är svårt att på förhand ange exakt vilken information arbetsgivaren vill hålla konfidentiell eftersom det kan variera över tid och därför bör man ha en vid definition av vad som ska omfattas av sekretessen. I sekretessavtal med konsulter kan man däremot ibland vara mer specifik om man vet exakt vilken information som avses, men även där är det viktigt att tänkta på att inte begränsa sig för mycket säger Ida Christensson, advokat på Advokatfirman Vinge. Man vet ju oftast inte på förhand vad det är som kommer att bli känslig information.

Värvningsförbud säkrar företagets kundstock

För att kunna sova gott om nätterna kan det kännas tryggt att låta t.ex. företagets säljare signera ett värvningsförbud, som förbjuder säljaren att ta med sig ”sina” kunder eller andra medarbetare den dag han eller hon slutar på företaget.  Värvningsförbudet är giltigt en period efter avslutad anställning. Nyckelmedarbetare, exempelvis personer i ledningen, kan omfattas av konkurrensförbud, vilket innebär att de tvingas till ”karantän” en period efter det att deras anställning avslutats. Under karantänperioden förbjuds den före detta medarbetaren att starta konkurrerande verksamhet eller söka jobb på andra företag som konkurrerar med den tidigare arbetsgivaren.

Reglera medarbetares dataåtkomst

För att ett konkurrensförbud ska vara giltigt krävs att den tidigare arbetsgivaren betalar kompensation till den före detta medarbetaren under tiden som konkurrensförbudet varar. Företag som överväger att utforma den här typen av avtal med sina medarbetare gör klokt i att kontakta en jurist. Om avtalstiden är för lång eller om ersättningen anses vara för låg riskerar bestämmelsen nämligen i värsta fall att ogiltigförklaras.

- En praktiskt åtgärd som kan begränsa risken att affärskritisk information kommer på villovägar är att reglera dataåtkomsten för olika medarbetare. Genom att lägga in olika sekretess- och behörighetskategorier förebygger man att medarbetare har tillgång till mer information än de behöver för att kunna sköta sitt jobb, säger Ida Christensson. Ett sekretessavtal är ingen garanti för att information inte ska läcka ut och det är därför klokt att inte se sig blind på juridiken utan att tänka praktiskt förebyggande också.

Inkludera immaterialrättsliga tillgångar i konsultavtal

- Somliga anställningsavtal innehåller viten, vilket innebär att den medarbetare som bryter mot t.ex. sekretessbestämmelsen eller konkurrensförbudet döms att betala ett förbestämt belopp. Viten är relativt ovanliga och förekommer i första hand i anställningsavtal med personer på ledningspositioner, säger Ida Christensson.

Företag som hyr in konsulter är i allmänhet noga med att be dem skriva på sekretessavtal, men vad många företag missar är att sekretessavtalet inte automatiskt ger företaget rätt till det konsulten skapar under uppdraget. Detta är särskilt viktigt när det handlar om konsulter som är inhyrda just för att skapa något åt företaget, exempelvis en IT-konsult som bygger ett affärssystem för företagets räkning. Sekretessavtalet hindrar bara konsulten från att föra konfidentiell information vidare, men säger inget om vem som äger rättigheterna till det konsulten skapar. Ett hett tips är därför att skriva ett uppdragsavtal där man inte bara reglerar sekretessen utan som även inkluderar en bestämmelse om vem som ska äga rätten till de immateriella rättigheter som konsulten skapar inom ramen för sitt uppdrag.