Gammalmodigt arbetssätt gör styrelsearbetet ineffektivt och osäkert.

En färsk undersökning visar att mer än var femte styrelseledamot säger att konfidentiella styrelsedokument någon gång hamnat i fel händer. Över hälften säger också att styrelseledamöter ofta inte är pålästa innan mötet. Det är chockerande siffror som kan motverkas med hjälp av webbaserade verktyg för att hantera styrelsematerial, något bara var tredje styrelse använder idag.

Chefer och andra medarbetare i svenskt och internationellt näringsliv har fått en uppsjö av moderna arbetsverktyg och metoder till sin hjälp de senaste åren. Tänk internet, smarta mobiler, affärssystem och annan mjukvara för allt från presentationer till intern kommunikation. Det har gjort dem mer effektiva, kommunikativa och produktiva. Men en grupp människor framstår som märkligt oemottagliga för nya arbetssätt och moderna verktyg: styrelseledamöter.

En färsk undersökning (av TeamEngine) visar att färre än var tredje svensk styrelse använder något webbaserat verktyg för att hantera dokument, protokoll m m. Detta har mycket allvarliga konsekvenser. Manuella arbetssätt och den mänskliga faktorn gör att styrelsearbetet då blir ineffektivt och osäkert.

Fler än varannan styrelseledamot uppger att det händer att minst en styrelsemedlem inte har läst igenom det förberedda styrelsematerialet innan styrelsemötena äger rum, medan bara 28 procent av de svarande uppger att alla styrelseledamöter är inlästa och förberedda.

Läs mer om styrelsearbetet

Mer än var femte styrelseledamot uppger dessutom att det vid minst ett tillfälle hänt att någon i deras styrelse inte har haft tillgång till den senaste versionen av mötesdokumenten eller att något dokument skickats fel via epost eller vanlig post, d v s att materialet skickats till fel person.

Det är oerhört uppseendeväckande siffror. Styrelseledamöter är enligt aktiebolagslagen ytterst ansvariga för bolagens ledning och de fattar de stora strategiska besluten. De är skyldiga att aktivt hålla sig informerade om bolagens verksamhet. Om de inte ens bryr sig om att läsa utskickat material innan mötena, eller slarvar med materialet så det hamnar i orätta händer, riskerar de företagets väl och ve - helt i onödan.

Det finns utmärkta webbaserade verktyg för att säkert och effektivt dela dokument, kommunicera, planera m m. Tjänsterna ligger oftast i molnet och skyddas av inloggning och lösenord. Risken är obefintlig för att material hamnar utanför styrelsen. Det går att se vilka som har fått materialet, om de tagit del av det, och när. Molnbaserade styrelseverktyg kan alltså lösa både problemet med dokument som hamnar i fel händer, och problemet med dåligt pålästa styrelseledamöter.

Varför använder då inte svenska styrelser dessa moderna verktyg, utan envisas med att skyffla runt papper i pärmar m m? Det enklaste svaret är oftast det mest sannolika. Medianåldern bland svenska börsbolags styrelseledamöter är 57 år (Folksams kompetensindex). Det är svårt att lära gamla hundar att sitta. ”Vi gör som vi alltid har gjort.” ”Jag sitter i styrelsen och jag vill ha alla underlag till styrelsemötet utskrivna och skickade hem till mig.” Och så vidare.

Läs även: Aktiebolagets styrelse, dess arbete, roll och ansvar

Det finns så stora risker och det är så omodernt att hantera styrelsemöten och annan styrelsedokumentation på det gammaldags manuella sättet att man undrar om styrelser i denna typ av bolag missade millennieskiftet.

Det är hög tid att även styrelserummet lämnar 1900-talet och gör rent hus med gamla principer och uråldriga arbetssätt. Om inte annat måste säkerhetsfrågorna tas på allvar. För ingen styrelsemedlem eller styrelseordförande vill väl bli anklagad för att vara gammalmodig? Och ingen aktieägare vill väl äga aktier i ett företags vars styrelseledamöter sitter med styrelsepärmen bredvid sig medan de tar ett (eller flera) glas vin på Teatergrillen, eller läser in materialet först under sittande möte?

Tänkte väl det.

Pelle Hjortblad, modernt arbetande styrelseproffs
Mats Gröndahl, grundare av TeamEngine

Pelle Hjortblad är VD för det egna konsultföretaget Moonlight Management AB. Han sitter i styrelsen för ett flertal svenska telekom- och internetrelaterade företag. Han har innehaft ledande befattningar inom företag som Apsis, Projectplace, Song Networks, Tele2 och Paynova.

Mats Gröndahl är VD för Synergica AB, ett svenskt företag som har utvecklat TeamEngine, en molnbaserad tjänst för professionellt samarbete riktad till företag och organisationer i både privat och offentlig sektor. Tjänsten effektiviserar bl a styrelsearbete, kundsamarbeten och intranät.