Första delen i kommunikationsskolan
Ingenting är så praktiskt som en god teori. Här är en grundläggande modell som hjälper dig tänka rätt när du planerar budskap och kommunikationsaktiviteter.
Kommunikationsvetenskap
Professionella informatörer grundar sitt arbete på ett antal teorier och modeller. Kommunikationsvetenskap som ämnet heter på högskolan tangerar många discipliner: journalistik och medievetenskap, språk och retorik, samhällsvetenskap, ekonomi och marknadsföring, socialpsykologi, pedagogik och inlärningspsykologi.
Basmodellen för påverkan utgår från att det är en sändare som vill påverka en grupp mottagare. Sändaren har ett mål - att åstadkomma en reaktion hos mottagarna. Vad ska mottagarna känna till, kunna, tycka och göra när de tagit del av informationen?
Man kan laborera med fyra faktorer för att säkerställa att kommunikationen får avsedd effekt: Sändaren, Budskapet, Kanalerna och Mottagaren. Denna modell fungerar bra för kampanjer och informationsplanering, men inte för relationsarbete.
Relationsmodellen utgår från att kommunikationsprocessen är en delad upplevelse, där man utbyter information på lika villkor. Här handlar det inte om att övertyga någon annan med sina egna kloka argument. Viktigare är att lyssna, ta in information, och tolka. En dynamisk process som ständigt utvecklas.
TIPS!
Utgå från en situation där du är missnöjd med din egen insats som kommunikatör. Använd påverkansmodellen för att analysera vad som hände.
- Vad gjorde du som sändare?
- Vilka störningar uppstod?
- Vad blev effekten?
- Vad kunde du gjort istället?
En kommunikationspolicy anger förhållningssätt och ansvar
En uttalad vision för hur man vill hantera kommunikationen i företaget är en förutsättning för att alla ska kunna bidra till ett öppet informationsflöde och ett positivt kommunikationsklimat.
En kommunikationspolicy brukar finnas i de flesta organisationer. Här finns de långsiktiga målen, värderingarna och en tydlig ansvarsfördelning. Finns en informationsavdelning har den ett övergripande ansvar, men det praktiska ansvaret brukar vara delegerat till varje chef och medarbetare. Policyn ska vara så känd att alla kan agera i dess anda!
Vanliga misstag i kommunikation mellan människor – flera av dem begår du med
TIPS!
Ta reda på om det finns en kommunikationspolicy på din arbetsplats.
- Om policy saknas, vilka osynliga regler är det då som styr informationen?
- Om policy finns, hur tydlig är den? Du kan använda följande checklista när du kollar.
Svarar du JA på minst sex av nedanstående frågor har ditt företag en tydlig policy för intern kommunikation.
1. Finns en tydlig vision för hur kommunikationen ska bidra till visionen för verksamheten?
2. Är värderingarna klart uttryckta, det vill säga hur vi ska informera?
3. Finns en klar ansvarsfördelning mellan ledning, informationsavdelning, chefer, medarbetare?
4. Alla chefer har en nyckelroll i informationen, framgår det?
5. Är uppföljningsansvaret tydligt, det vill säga att ledning/informationsavdelning leder, samordnar och följer upp andras kommunikationsansvar?
6. Finns viktiga målgrupper/intressenter angivna?
7. Finns strategier för att nå dessa?
8. Är policyn förankrad hos alla berörda? Märks den i vardagen? Känner du själv till den?
