Varje ledare för projekt, processer och verksamheter behöver en kommunikationsplan för att vara säker på att rätt personer får rätt information på rätt sätt i rätt tid. Gå igenom de här åtta frågorna i tur och ordning och du har en kommunikationsplan!
Första delen i denna guide om kommunikation
Vad är kommunikationsproblemet?
Kommunikation är inget självändamål utan ett medel att nå resultat i arbetet. Hur kan du utveckla din verksamhet med hjälp av kommunikation? Vilka problem finns i nuläget? Vilka är möjligheterna?
Vad är målet och vem är målgruppen?
Målgruppsanalysen är avgörande. Vilka vänder du dig till? Vad har de för behov, kunskaper och önskemål? Vad vill du förändra? Vad vill du att målgruppen ska kunna, tycka, göra som ett resultat av den insats du planerar? Exempel: jag vill att samtliga medarbetare ska känna till företagets affärsplan, att 90 procent ska vara positivt inställda till den planerade förändringen, att 50 procent aktivt ska engagera sig i processen. Om du inte formulerar ett klart mål, kan du heller inte mäta resultatet.
Vilken strategi är bästa vägen?
Hur når du bäst målgruppen? Hur vill de ha informationen? Är det viktigt att vara snabb eller är det en djup, mer långsiktig process? Information eller dialog?
VAD ska du säga?
Ett intressant, begripligt och användbart budskap ur målgruppens synvinkel.
HUR ska du säga det?
Vilket tonläge - förnuft eller känsla? Fakta eller upplevelse? Vilken form? Bilder, skrift, muntligt? Vad går hem hos din målgrupp?
VAR ska du säga det?
Affischer, webben, personaltidningen, personligt möte? Ofta är det en mix av kanaler som ger resultat. Människor är olika och vill dessutom ha variation. Ett budskap behöver också upprepas, både i olika kanaler och över tiden för att få effekt. Det vet skickliga reklammänniskor. Ordet reklam betyder just ropa om och om igen.
VAD kostar det?
Vilka resurser har du - i tid, pengar och människor? Står kostnaderna i rimlig proportion till det du vill uppnå? Vad kostar det att låta bli? Gör en budget och en ansvarsfördelning. Glöm inte att pricka in den tid du själv måste lägga ned! Kommunikation innebär alltid ett personligt engagemang.
HUR kontrollerar du effekten?
Redan i planen bör du tänka igenom hur du kan styra kommunikationsprocessen och mäta effekten. Var finns de kritiska kontrollpunkterna? Hur ska resultatet följas upp?
