Varje process behöver optimeras och synliggöras.
Jämförelsevis har vi konstaterat att det tar i snitt 32 månader att förändra en process baserat på någon traditionell metod.
Med den senaste unika metodiken tar det endast 3 dagar.
Förändringarna därefter går på några minuter.
Det är också intressant att höra och se verksamheternas åtgärder för att få fram ett resultat. Speciellt när de inte ens har gjort en analys utifrån ett resultatperspektiv.
Om vi exempelvis tittar på offentlig verksamhet såsom våra skolor, vår sjukvård, vårt försäkringskassesystem har alla önskemål om effektivitet. Med hjälp av rätt metoder och metodik, kan vi omgående se vad som är förbättringsbart. Detta tar inte många dagar (med rätt metod och metodik). Ofta leder det till vetskapen om hur långa ledtider som finns i organisationen, dvs det som gör att verksamheten inte når upp till det förväntade resultatet.
Vid en undersökning av flera olika offentliga avdelningar i landet, kan konstateras att om de får in 500 ansökningar/uppgifter per dag, får de kanske ut (avslutar) 500 – vilket borde innebära att medborgarna/kunderna skulle kunna få besked med kort ledtid. Men tyvärr finns det oftast en uppdämd bank av exempelvis 2000 uppgifter som innebär förseningar för verksamheten.
Inom sjukvården kan vi konstatera att ett ärende som kanske tar 87 minuter har 27 dagars ledtid, osv. Ett ärende inom Försäkringskassan, som ex vis tar 2 tim att lösa, har kanske en genomloppstid av 2,5 månader. Detta i sin tur leder till att motivationen hos de anställda dippar, vilket i sin tur leder till att de anställda tappar entusiasm.
Allvarligt talat: Hur kul kan det vara att jobba och jobba utan att se att högarna minskar? En verksamhet måste värna om rätt typ av förutsättningar för motivation och entusiasm – för att uppnå effektivitet. Om vi kopplar detta till svenska skolväsendet, kan vi även konstatera att motivationen inte alltid står på topp varken hos elever, eller lärare.
Utveckla anställda och verksamheten
Vi har konstaterat:
En verksamhet måste värna om rätt typ av förutsättningar för motivation och entusiasm – för att uppnå effektivitet.
Vi måste se och uppleva hur arbetsuppgifterna blir klara, för att må bra.
Den viktigaste och svagaste länken för all effektivitet är vi människor och verksamheterna får inte ut effektivt resultat om inte medarbetarna mår bra, är entusiastiska såväl som engagerade för att kunna prestera. För att vara entusiastisk och engagerad, behöver vi rätt typ av motivation. Med rätt motivation och entusiasm, finns förutsättningar för att rätt resurser, gör rätt saker, i rätt ordning och rätt tid med hjälp av rätt information.
För detta krävs medvetenhet, dvs vi måste veta en hel del. Vi måste säkerställa exakt hur varje process går till, hur långa ledtider det finns, hur våra kollegor fungerar i processen, vem som är ansvarig för varje detalj, vad som händer vid stiltje eller om information saknas, vilket resultat som förväntas av oss och hur vi når detta på smartaste sätt m m.
Vidare måste vi veta hur vi själva reagerar eller – ännu hellre – hur vi proaktivt agerar för att nå resultat med glädje och entusiasm.
Jag hör ofta medarbetare i en organisation säga att de skulle kunna nå sina mål och resultat om de ex vis kan säkerställa högre servicegrad.
Intressant! Högre än vad då? Mätbart med vad då??
Resultatet är sällan uttalat. (Hur mäter vi högre servicegrad om vi inte har något att utgå från?) Det kan t o m hända att vi får bygga om kontoret för att denna medarbetare ska kunna synliggöra vad han/hon egentligen har på gång så att omgivningen vet vad de kan förvänta sig avseende servicegrad. I dessa fall hade det varit mycket mer humant att medarbetaren OCH omgivningen hade haft en transparens så att de alla såg vad som skulle göras, när det skulle göras, vilken information som behövs för att göra detta, vem som ansvarar för de olika stegen osv.
Allt detta går att lösa med enkla medel och lite investering av tid. Genom att se och veta, utvecklas anställda och verksamheten.
Kvalitetsarbetet är text, bild OCH mätbart resultat
För att uppnå entusiasm – vilket behövs för att få effektivitet – behövs:
En säkerställning av varje process, hur långa ledtider det finns, hur våra kollegor fungerar i processen, vem som är ansvarig för varje detalj, vad som händer vid stiltje eller om information saknas, vilket resultat som förväntas av oss och hur vi når detta på smartaste sätt m m.
Genom att se och veta, utvecklas anställda och verksamheten.
Om du däremot ser en karta i bild som talar om var du är och var du ska ta dig, vid brand, ökar chansen att du nå ut vid brand. Men fortfarande säkerställer du INTE att du verkligen kommer ut.
På samma sätt är det med vårt arbete.
Ett kvalitetsdokument i text, kan betyda vad som helst för vem som helst.
Så för att säkerställa ett resultat för kvalitetsarbetet, behövs:
- Text
- Bild
- Förmågan att mäta – Synligt RESULTAT I bästa fall och helst, automatisering, som kan ge mig en analys baserad på fakta, och som handgripligen tar vid där jag själv inte alltid förstår, och som samtidigt gör så att vi slipper gissa.
