Effektivitet = rätt resurser, gör rätt saker, i rätt ordning och rätt tid med hjälp av rätt information
Ofta upplever jag att det – ute i organisationerna (främst på den administrativa sidan) - är röra på skrivbord, röra i kalendern, röra i huvudet, röra i mailboxen osv.
Tid är ibland ett skällsord. Många tror att om vi mäter vår tid, så ökar stressen. I själva verket är det oftast tvärt om – under förutsättning att du använder dina drivkrafter.
Du har 3 sätt att hantera tiden; slösa, förbruka eller investera. Många slösar med tiden och glömmer investera den.
Inom produktionsavdelningar har vi – sedan fler år tillbaka - synliggjort och blivit medvetna om ”slöseri” men detta görs sällan inom administrationen.
Många människor ägnar mycket tid av arbetsdagen åt att flytta på papper, öppna och stänga e-post, leta efter information och dokument m m. Sedan går de hem och känner sig otillfredsställda med en arbetsdag där de upplever att de inte fått uträttat något produktivt. Detta är något som går att förändra med hjälp av mental påverkan. För att göra detta måste du börja med kartläggning av NU:et, sedan fokusera på VAD du vill uppnå.
Således börja med att kartlägga dina resurser (dvs VAD gör du om dagarna), kartlägg sedan VAD du vill/ska enligt din anställning/roll (dvs gör du rätt saker?), fortsätt sedan med att kartlägga själva arbetsprocessen (dvs rutinen för hur du gör) - i rätt ordning - och avsluta med att kartlägga NÄR du gör sakerna (rätt tid), hur lång tid de tar och din struktur, dvs var hittar du din information.
