– En väl utförd årsstämma är en investering i ditt bolags allmänna anseende. Du som driver en startup kan utmärka dig genom att ha en grundförståelse för vad syftet med tillfället är. Stämman är en plattform för att bygga och stärka relationen mellan ditt företag och de som investerat i det. Sköts det på rätt sätt så avslutas årsstämman med att du har investerare som både är imponerade och har fortsatt förtroende för bolagets framtid. Nu har dessa tillfällen under två år, på grund av pandemin, behövt anpassas utifrån restriktionerna, men inför årets stämmor finns förutsättningar att äntligen kunna ses fysiskt igen, säger Sofia Tångelin chefsjurist på Hidden Dreams.
Chefsjuristens tre steg för en lyckad årsstämma
1. Förberedelser, förberedelser, förberedelser
Inför årsstämman är det viktigt att du förbereder dig och i tid aktiverar andra personer inom ditt företag som behöver ge dig rätt underlag. Revisionsplanera med revisorn (om ni har en sådan), sätt en tydlig plan för färdigställande av bokslut och revisionsberättelse, förbered årsredovisningen och bestäm ett datum för årsstämman. Och kom ihåg att inkludera styrelsen i diskussionerna! Tänk till kring era behov för det kommande året. Vad behöver ni besluta på årsstämman för att möjliggöra tillväxt? Kanske ett nytt incitamentsprogram? Vad för underlag behöver ni ta fram för att göra det möjligt? När diskussionsarbetet är gjort och ni har en plan över vad ni vill lyfta under stämman är det dags att boka lokal, skicka ut en kallelse, färdigställa ett vd-anförande och ett ordförandemanus samt ta fram annat presentationsmaterial.
2. Håll stämman proffsig och effektiv
Nu är stämman kommen och du vill ha nyckelpersoner på plats som välkomnar aktieägarna. Börja med att kontrollera deltagarnas närvaro och behörighet, revidera sedan röstlängden* därefter. Aktieboken hålls tillgänglig under hela mötet och stämman hålls i övrigt enligt ordförandes manus. Ofta är det styrelsens ordförande som är stämmans ordförande, men man kan också ta hjälp av t.ex. en extern jurist. För att sätta guldkant på stämman och göra den extra relationsstärkande kan du kombinera den formella sessionen med ett mer gemytligt ”häng”. Exempelvis genom ett efterföljande mingel med fika. En god relation med dina investerare gör bolagets tillväxtarbete både enklare och roligare.
Röstlängd* = Röstlängden är en förteckning över närvarande aktieägare, ombud och biträden och innehåller information om hur många aktier och röster som företräds på stämman.
3. Exekvera och utvärdera
Stämman är avklarad – bra gjort! Nu är det dags för stämmoprotokollet att färdigställas tillsammans med justeringspersonen och skickas för slutligt undertecknande. Ni ska också skicka in bolagets årsredovisning till Bolagsverket och eventuella ändringsanmälningar till följd av de beslut som fattades på årsstämman. Sen är det dags att reflektera och utvärdera. Vad gick bra och vad gick mindre bra?
Missa inte: Mall för årsstämmoprotokoll
Kan vi optimera någon process och underlätta inför nästa år? Att ta tiden att stanna upp och utvärdera kommer göra att era årsstämmor växer i kvalité år efter år samtidigt som ni har möjlighet att lägga mindre tid på arbetet runtom genom att skapa mer skalbara arbetsprocesser.
