Notis: 8 juni 2023 beslutade regeringen att digitala stämmor ska tillåtas. Det föreslås träda i kraft 1 januari 2024. Läs mer om regeringens beslut om digitala stämmor.
Enligt den nya lagen får styrelser i strid med vad som står i bolagsordning/stadgar och redan utskickat kallelse besluta om insamling av fullmakter, poströstning och deltagande genom ombud vid bolags- och föreningsstämmor för att begränsa antalet deltagare som närvarar personligen.
Det är tillåtet att hålla stämma helt digitalt på telefon, genom videokonferens, Skype eller liknande. I så fall krävs att stämman leds från den ort där styrelsen har sitt säte, om inte bolagsordningen/stadgar säger något annat och att stämman har godkänt att alla eller vissa deltagare är närvarande digitalt.
Vi har genomfört flertalet digitala stämmor och här kommer några tips och råd på vad man ska göra före, under och efter stämman. Det finns flera plattformar som erbjuder digital konferens. Den plattformen som vi har testat och använt oss av är Zoom.
12 tips för framgångsrik digital stämma
Har styrelsen beslutat att genomföra stämman helt eller delvis digitalt ska nedanstående steg gås igenom.
Gör det här före en digital stämma
1. Styrelsen ska besluta om postomröstning och insamling av fullmakter ska genomföras och skicka tydlig information hur deltagare ska göra. Fullmakten kan vara signerat med elektronisk signatur.
2. Registrera ett konto på någon digital plattform och välja den betalningsplan som passar er (oftast beroende på antal deltagare och planerad tidsåtgång för stämman).
3. Informera deltagare att stämman ska hållas helt/delvis digitalt, ge inloggningsuppgifter och förklara hur deltagare ska göra för att logga in, skriv informationen i punktform, steg 1-2-3. Ge kontaktuppgifter till någon som kan hjälpa till vid behov.
4. Informera deltagare att det är en deltagare (aktieägare/lägenhet) per uppkoppling så att det inte blir en grupp som sitter tillsammans och ska rådgöra med varandra under pågående stämma.
5. Ordföranden och eventuellt sekreteraren ska visas på bild. Befinner dem sig på samma plats kan det vara lämpligt att dem sitter tillsammans och syns på bild tillsammans men fokus ska självklart vara på ordföranden.
Belysning och ljud är viktiga och gör stor skillnad. Ordförandens ansikte ska vara väl belyst och synas på bild. Ett tips för att hitta bra belysning i en lokal är att gå runt i lokalen med en mobiltelefon med kameran vänt mot ansiktet och se på vilken plast ger belysningen bästa bilden, tänk även på mest fördelaktig bakgrund.
Självklart piggar smink upp och ger mera professionell touch.
Kameran ska filma uppifrån och ner, vilket ger mera tilltalande bild och eliminerar dubbelhakan vy.
Gör det här under er digital stämma
1. Viktigt att ordföranden ska titta in i just kameran när han eller hon pratar och inte på sin bild på skärmen eller åt sidan. Om man använder kameran på dator kan ett tips vara att man minskar sin bild och flyttar den så nära kameran som möjligt. Från ett visst avstånd ser det då ut att man tittar in i just kameran och inte på bilden.
2. Avprickningen av en röstlängd kan vara en liten utmaning om det är många deltagare men går att genomföra med lite tålamod. Det bästa är att logga in med sin mobila bank id och det finns leverantörer, t.ex. scrive.com som har tagit fram en lösning för just digitala stämmor.
3. För bästa ljudkvalité och minsta störningen stäng av ljud på deltagarna redan vid inloggning. Den som pratar kan antingen sätta på ljud själv eller anmäla till sekreteraren/teknisk support att han eller hon har en fråga/vill yttra sig.
4. Välj rösträknare, justerare som har tillgång till mobilt bankid och som kan stanna kvar en liten stund efter stämman för att justera protokollet och skriva under det digitalt redan samma dag. Det går bra att signera även senare men då brukar det tå flera dagar att få ett justerat och signerat protokoll.
5. Slutna omröstningar där deltagarna röstar men det är hemligt hur enskilda deltagare har röstat kan vara utmanande att genomföra men åter igen med lite tid och tålamod går det att övervinna även den frågan. I zoom finns det en funktion där man kan ställa en eller flera frågor som deltagare kan se på sin skärm och rösta. Svaren kan vara öppna eller anonyma men resultat kan visas för alla. Lite svårt att få att fungera på stående fot därför är det bra att ha en backuplösning.
En kostnadsfri och lättanvänd lösning är Surveymonkey. Man kan relativt snabbt sätta upp en undersökning och få en länk till den som alla deltagare ska använda genom att man klistrar in den i chatten eller lägger den på skärmen som man delar med deltagare.
Den goda nyheten är att sluten omröstning är en sällan förekommande företeelse.
Gör det här efter en digital stämma
1. Vid slutet av stämman ska en duktig sekreterare ha gjort protokollet färdigt så att ordföranden kan titta på den och justera den med en gång. Så fort det är klart ska justerarna få protokollet per mejl för godkännande och eventuella synpunkter.
2. När justerarna har godkänt protokollet, förhoppningsvis bara efter en kort stund efter avslut av stämman, ska man genomföra undertecknande av det. Alltmer ofta väljer vi elektroniska signaturer och har god erfarenhet av tjänsten scrive.com där man laddar upp dokument och lägger in uppgifter på dem som ska signera. Signeringen kan genomföras antingen genom användning av mobilt bank id eller genom bekräftelse kod som sms:as eller mejlas ut till signerande part.
Sammanfattningsvis kan man säga att digitala stämmor kräver mera resurser i både förberedelse- och genomförandefasen både på det tekniska planet och informationsmässigt. Ordföranden och/eller sekreteraren ska både vara tekniska och pålästa eftersom deltagarna tenderar att ställa flera frågor. Digitala stämmor tar därför i genomsnitt minst 25 % längre tid än stämmor som genomförs live.
Har ni frågor angående artikeln, behöver hjälp med er stämma eller har flera bra tips för digitala stämmor är ni välkomna att höra av er till advokat Katarina Biertz på [email protected]
