Inköp och kostnader för varor och tjänster anses vara värdet av förbrukade resurser under en redovisningsperiod. Dessa bör i sin tur redovisas som en kostnad i resultaträkningen när den anses vara förbrukade.

Använder du kontantmetoden så ska inköpen bokföras när du betalar för varan eller tjänsten men använder du faktureringsmetoden så bokför du inköpen både när du mottagit fakturan och när du betalar för fakturan.

Moms vid inköp

När man som momsregistrerat företag köper in varor eller tjänster från ett annat företag i Sverige så betalar man moms till det företaget. Ett momsregistrerat företag får i sin tur göra avdrag för momsen vid inköp som ingående moms. Den vanligast momssatsen vid inköp är 25% men även momssatserna 12% och 6% kan förekomma.

Inköp av varor eller tjänster mot faktura

Att köpa in varor och tjänster mot faktura är väldigt vanligt och det kan handla om såväl stora som små belopp. Beroende på om du använder dig av faktureringsmetoden eller kontantmetoden så bokförs inköpen av varor eller tjänster mot faktura på olika sätt.

Exempel: Inköp av varor mot faktura (Faktureringsmetoden)

Med faktureringsmetoden bokför du fakturan både när du får den och när du betalar den:

Ditt företag köper in varor för 50000 kronor inklusive moms och får en faktura som ska vara betald om 30 dagar. Du bokför då både när du får fakturan och när du betalar för den.

Konto	Kontonamn	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskulder		50000
4010	Inköp	37500
2641	Moms	12500

                                                                

Konto	Kontonamn	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskulder	50000
1930	Konto		50000

Exempel: Inköp av varor mot faktura (kontantmetoden)

Med kontantmetoden bokför du bara när du betalar fakturan.

Ditt företag köper in varor för 50000 kronor inklusive moms och får en faktura som ska vara betald om 30 dagar. Du bokför då endast när du betalar för den.

Konto	Kontonamn	Debet	Kredit
1930	Konto		50000
4010	Inköp	37500
2641	Moms	12500

Bokföring av kontokortsinköp

Om du skulle göra ett inköp med ett kontokort så får du i princip en skuld till kortföretaget som ska bokföras som en skuld till kortföretaget. När du sedan får en faktura från kortföretaget så kan den mer ses som ett kontoutdrag med dina köp. Som underlag till bokföringen får du istället ett kvitto direkt när du handlar.

Exempel: Inköp av kontorsmaterial med kontokort

Du köper kontorsmaterial för 1000 kronor inklusive moms med ditt kontokort vilket skapar en skuld till kontokortsföretaget enligt följande.

Konto	Kontonamn	Debet	Kredit
2641	Moms	250
6110	Kontorsmaterial	750
2490	Övriga kortfristiga skulder		1000

Förändringar av varulager

När du köper in eller säljer varor så ändras ditt varulager. Varulagret räknas som tillgångar som är till för tillverkning eller förbrukning. Lagertillgångar kan vara sådant som råvaror, förbrukningsvaror och färdiga varor. Här kan man även finna vissa immateriella anläggningstillgångar, aktier och andra värdepapper om det är så att företaget bedriver handel med dem. Har man en byggnadsrörelse så kan även en byggnad vara en lagertillgång. Det hela beror helt enkelt på vilken slags verksamhet man bedriver.

Man brukar dela in varulagret i följande grupper:

• Råvaror och förnödenheter
• Varor under tillverkning
• Färdiga varor och handelsvaror
• Pågående arbeten för annans räkning
• Förskott till leverantörer

Exempel på förändring av varulager

Det krävs att man gör en inventering för att man ska kunna justera varukostnaden för de varor som ännu inte sålts. När den är gjord visar det sig att du har ett lagervärde på 120000 kronor vilket är en värdeminskning från 140000 kronor med 20000 kronor. Den lagerminskningen bokför du då enligt följande.

Konto	Kontonamn	Debet	Kredit
4090	Förändring av lager	20000
1490	Övriga lagertillgångar		20000

Det går även bra att ha olika lagerförändringskonton i kontogrupperna 40-45 eller 49 beroende på vad det är för varulager och verksamhet du har.

Förenklade redovisningsregler av lager

De förenklade redovisningsreglerna som trädde i kraft den 1 januari 2007 innebär att enskilda firmor med en omsättning på maximalt tre miljoner kronor inte behöver ta upp varulager som en tillgång i det förenklade årsbokslutet. Detta gäller så länge värdet av lagret inte uppgår till mer än 5000 kronor.