Arbetsmiljöpolicy – gratis mall och vad lagen kräver

Vad är en arbetsmiljöpolicy?

En arbetsmiljöpolicy är företagets övergripande viljeinriktning för arbetsmiljön. Den beskriver vad ni vill uppnå, vem som ansvarar för vad och hur arbetet ska bedrivas. Policyn är grunden i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Rutiner, riskbedömningar och handlingsplaner bygger vidare på den.

Policyn ska gälla alla på arbetsplatsen, från ledningen till nyanställda. Den ska vara tydlig och konkret, och den ska utgå från de risker som faktiskt finns i er verksamhet.

Vad säger lagen?

Kravet finns i 7 § i Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete, AFS 2023:1. Föreskrifterna gäller sedan den 1 januari 2025 och ersatte AFS 2001:1. Arbetsgivaren ska ha en policy som beskriver hur arbetsförhållandena ska vara för att ohälsa och olycksfall i arbetet ska förebyggas.

Kravet gäller alla arbetsgivare, oavsett storlek. Gränsen på tio arbetstagare avgör bara om policyn måste vara skriftlig. Från tio arbetstagare ska även rutinerna, uppgiftsfördelningen och resultatet av den årliga uppföljningen dokumenteras skriftligt. Riskbedömningar ska alltid vara skriftliga.

Driver du ett företag utan anställda är du inte arbetsgivare, och då gäller inte kravet på policy.

Glöm inte den organisatoriska och sociala arbetsmiljön

Arbetsmiljö handlar inte bara om maskiner, buller och tunga lyft. Arbetsbelastning, arbetstider och relationer på jobbet ingår också. Reglerna finns sedan 2025 i 2 kap. i föreskrifterna AFS 2023:2.

Arbetsgivaren ska ha mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, och de ska vara skriftliga från tio arbetstagare. Arbetsgivaren ska också klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras och ha rutiner för hur det hanteras. Rutinerna ska visa vem som tar emot information och hur den som är utsatt snabbt får hjälp. Därför har vi lagt till ett avsnitt om detta i mallen.

Vad ska en arbetsmiljöpolicy innehålla?

Det finns inget fastställt format. En bra policy brukar beskriva verksamheten och vilka risker den har, målen för arbetsmiljön, hur ansvaret är fördelat mellan chefer och medarbetare och hur samverkan med medarbetare och skyddsombud går till. Den bör också ta upp arbetsbelastning och kränkande särbehandling, vad som gäller när verksamheten förändras och hur policyn följs upp.

Ett exempel på en konkret formulering: ”Arbetsuppgifter och resurser ska stå i rimlig proportion till varandra. Medarbetare ska veta vad som ska prioriteras och vem de vänder sig till om de har för mycket att göra.”

Så använder du mallen

Mallen är två sidor och består av nio avsnitt. Fyll i företagets namn och en kort beskrivning av verksamheten. Läs igenom varje avsnitt och anpassa det efter era förhållanden. Stryk det som inte passar och lägg till det som saknas.

Sista avsnittet är till för företagsspecifika punkter. Där kan ni till exempel skriva om särskilda risker i branschen, alkohol och droger, distansarbete eller ensamarbete. Policyn avslutas med datum och underskrift av den som fastställer den, och ett fält för när den senast reviderades.

Tre tips för en policy som används

Ta fram den tillsammans. Låt medarbetare och skyddsombud vara med och tycka till. En policy som ledningen skriver ensam blir lätt ett papper i en pärm.

Berätta om den. Gå igenom policyn på ett personalmöte och ta med den i introduktionen av nya medarbetare. Här finns en mall för introduktion av ny medarbetare.

Följ upp varje år. Arbetsmiljöarbetet ska följas upp årligen. Se då också över om policyn fortfarande stämmer med verksamheten.

Arbetsmiljöpolicyn i det systematiska arbetsmiljöarbetet

Policyn är startpunkten. Därefter ska arbetsgivaren regelbundet undersöka riskerna, bedöma dem, åtgärda dem och följa upp. När något händer, som ett tillbud eller en olycka, ska orsakerna utredas. Använd gärna vår mall för avvikelserapport för att dokumentera det. Läs mer om arbetsmiljöarbetet i stort.

Vanliga frågor om arbetsmiljöpolicy

Måste alla företag ha en arbetsmiljöpolicy?

Alla arbetsgivare ska ha en arbetsmiljöpolicy. Med tio eller fler arbetstagare ska den vara skriftlig. Företag utan anställda omfattas inte.

Vad är skillnaden mellan policy och rutiner?

Policyn beskriver vad ni vill uppnå och varför. Rutinerna beskriver hur, när och av vem arbetet ska göras, till exempel hur ofta skyddsronder hålls.

Hur ofta ska arbetsmiljöpolicyn uppdateras?

Det finns inget fast intervall. Se över den i samband med den årliga uppföljningen och när verksamheten förändras.

Ska arbetsmiljöpolicyn skrivas under?

Det är inget krav. En underskrift av vd eller ägare visar däremot att policyn är beslutad och att ledningen står bakom den.

Gäller AFS 2001:1 fortfarande?

Nej. AFS 2001:1 ersattes av AFS 2023:1 den 1 januari 2025. Har er policy hänvisningar till den gamla föreskriften bör de uppdateras.