Avvikelserapport – gratis mall och guide för att hantera avvikelser

Vad är en avvikelse?

En avvikelse är allt som skiljer sig från det som var planerat, avtalat eller krävs. Det kan vara en produkt som inte håller måttet, en leverans som blev försenad eller en kund som fått fel information. Det kan också vara en händelse i arbetsmiljön, som ett tillbud eller en olycka.

Poängen med att rapportera är inte att hitta en syndabock. Poängen är att lära sig. Ett företag som samlar sina avvikelser ser snabbt mönster, till exempel att samma moment går fel varje månad.

När ska man skriva en avvikelserapport?

Skriv en rapport så snart avvikelsen har upptäckts, medan detaljerna är färska. Vanliga exempel är fel i produkter eller tjänster, försenade eller felaktiga leveranser, klagomål från kunder, rutiner som inte har följts, miljöincidenter och brister i informationssäkerheten.

För arbetsmiljön gäller särskilda krav. Enligt 12 § i Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2023:1) ska arbetsgivaren utreda orsakerna när någon drabbas av ohälsa, olycksfall eller allvarliga tillbud. Föreskrifterna gäller sedan den 1 januari 2025 och ersatte AFS 2001:1.

Tillbud, olycksfall och anmälningsplikt

Ett tillbud är en händelse som hade kunnat leda till skada eller ohälsa, men där det gick bra den här gången. Ett olycksfall innebär att någon faktiskt skadas. Olycksfall och arbetsrelaterad ohälsa ska utredas, liksom allvarliga tillbud. Det är klokt att även utreda mindre allvarliga tillbud, eftersom de visar var riskerna finns.

Dödsfall, svårare personskador, skador som drabbat flera arbetstagare samtidigt och allvarliga tillbud ska dessutom anmälas till Arbetsmiljöverket utan dröjsmål. Arbetsskador ska anmälas till Försäkringskassan. Det är två olika anmälningar som gäller olika händelser. Ett allvarligt tillbud där ingen skadades kan behöva anmälas till Arbetsmiljöverket utan att vara en arbetsskada. Båda anmälningarna görs på anmalarbetsskada.se. Mallen har separata rutor för dem.

Så fyller du i mallen

Mallen är två sidor och följer avvikelsen från upptäckt till uppföljning. Den består av sex delar.

Grunduppgifter och typ av avvikelse. Ge varje rapport ett nummer och ange datum, plats och vem som rapporterar. Kryssa i vilken typ av avvikelse det gäller och hur allvarlig den är.

Beskrivning. Beskriv vad som hände så konkret som möjligt. Skriv vad som gjordes direkt för att begränsa skadan och vem eller vad som berörs, till exempel en kund, en order eller en person.

Orsak. Här ligger det viktigaste arbetet. Fråga varför flera gånger i rad tills du hittar grundorsaken. Arbetsmiljöverket betonar att utredningen ska handla om arbetsmoment, rutiner och organisation, inte om skuldfrågan.

Åtgärder. Bestäm vad som ska göras för att avvikelsen inte ska upprepas. Ange en ansvarig person och ett datum. Åtgärder som inte görs direkt ska enligt 13 § i AFS 2023:1 föras in i en handlingsplan med tidsplan och ansvarig.

Uppföljning. Kontrollera att åtgärden faktiskt fungerade. Har den inte haft effekt behövs en ny åtgärd.

I vår mall avslutas rapporten med underskrift av den som rapporterade och den som ansvarar för avvikelsen.

Tre tips för fungerande avvikelsehantering

Gör det enkelt att rapportera. Om det tar lång tid att fylla i en rapport blir det inga rapporter. Lägg mallen där alla hittar den och tacka den som rapporterar.

Samla rapporterna på ett ställe. Numrera dem löpande och gå igenom dem regelbundet. Mönster syns först när flera rapporter ligger bredvid varandra.

Följ alltid upp. En avvikelse är inte klar när den är rapporterad utan när orsaken är åtgärdad och åtgärden har kontrollerats.

Avvikelserapport i kvalitets- och ledningssystem

Den som arbetar enligt ISO 9001 eller ett annat ledningssystem behöver hantera avvikelser och korrigerande åtgärder på ett dokumenterat sätt. Mallen kan användas som grund för den dokumentationen. Läs mer om ledningssystem för mindre företag.

För arbetsmiljön hänger avvikelserapporten ihop med resten av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Har verksamheten tio eller fler arbetstagare ska bland annat arbetsmiljöpolicy, rutiner, uppgiftsfördelning och resultatet av den årliga uppföljningen vara skriftliga. Riskbedömningar ska alltid dokumenteras skriftligt, oavsett verksamhetens storlek. Här finns en mall för arbetsmiljöpolicy.

Vanliga frågor om avvikelserapporter

Vem ska skriva avvikelserapporten?

Den som upptäcker avvikelsen skriver den första delen. Den som är ansvarig för området utreder orsaken, beslutar om åtgärder och följer upp.

Är avvikelserapportering lagkrav?

För arbetsmiljön finns krav på att utreda ohälsa, olycksfall och allvarliga tillbud och att åtgärda riskerna. Hur rapporteringen går till bestämmer företaget själv. För andra avvikelser, som kvalitetsfel, finns inget allmänt lagkrav, men de kan krävas av kunder, avtal eller certifieringar.

Vad är skillnaden mellan tillbud och avvikelse?

Avvikelse är ett bredare begrepp. Ett tillbud är en särskild sorts avvikelse i arbetsmiljön, där någon hade kunnat skadas men inte gjorde det.

Hur länge ska avvikelserapporter sparas?

Det finns ingen generell regel. Spara dem minst så länge de behövs för att följa upp åtgärderna och se mönster över tid. Följ de krav som gäller i din bransch eller ditt ledningssystem.