Över en natt gick vi till att arbeta hemifrån, samtidigt som vi försöker hålla samma våra produktivitetsnivåer – en inte helt lätt kombination vid en första anblick. Företag som inte hade en krisplan före pandemin kämpar fortfarande med att hitta tänkbara lösningar för att inte tappa alltför mycket och för att kunna skala upp när det vänder. Det är givetvis något som känts överväldigande, men det är aldrig för sent att göra löpande förbättringar som möjliggör och engagerar dina distansteam till att fortsatt vara produktiva i arbete – både under och efter pandemin.

Här kommer fem work management-principer, som kan hjälpa till att underlätta belastningen för dig och dina arbetsgrupper när du navigerar i den nya arbetsvärlden.

1. Håll det enkelt

När en arbetsgrupp kämpar med att klara av sitt arbete börjar man utvärdera arbetsbelastningen och ineffektiva programvaror. Men i verkligheten beror arbetsutmaningar inte sällan på processer som blivit onödigt komplexa med tiden. Det som började som en enkel idéprocess > plan > utveckla > godkänna > leverera har blivit ett Frankensteinmonster till projekt med oändliga granskningscykler, delsteg och datainsamlingar. Det läggs därmed mer tid på att hantera själva processen än att faktiskt nyttja de resurser som finns för att leverera kvalitativt arbete.

Ta detta tillfälle i akt genom att granska processer och dra ner på överflödet. Introducera en strukturerad enkelhet till processerna, där en start kan vara att schemalägga två timmar med ditt team för att gå igenom och kartlägga era mest frekventa processer från start till leverans och mätning. Diskutera öppet och ärligt var flaskhalsarna inträffar, när det ofta blir för många kockar i köket och var det finns luckor.

Fastställ vad som bör förändras, gör en bedömning rörande hur mycket förändring teamet kan hantera och testa sedan. Var inte rädd för att misslyckas. Även fast du troligen kommer att göra en del fel, kommer du få ännu fler rätt. Din arbetsgrupp kommer högst troligt uppskatta möjligheten att kunna leverera mer kvalitet i sina arbetsuppgifter tack vare avskaffande av onödigt komplexa processer.

2.  Fokusera på aktiviteter med hög inverkan

Fråga din arbetsgrupp vilka uppgifter som är mest relevanta att genomföra just nu. Analysera hur du som ledare ska prioritera och se till att inventera arbetsgruppens uppgifter. Vad går i linje med dessa prioriteringar? Vad gör inte det? Fokusera på de aktiviteter som matchar prioriteringarna. Allt annat stoppas upp – för stunden. När tillfälle ges vidtas åtgärder för att se vad ni kan addera till prioriteringarna, vilket kommuniceras både till ledare och arbetsgruppen.

3. Var flexibla

Genom att fokusera på kvalitetsarbete och upprätthållande av en effektiviserad arbetsprocess blir det lättare för arbetsgruppen att ställa om vid behov. Marknaden kommer att förändras och företagsprioriteringar kommer att skifta. Var alltid redo att utmana hur ni genomför era uppgifter, se till att vara kreativa och flexibla i arbetsprocesserna och uppmuntra den typen av tankesätt.

4. Sträva efter en balanserad synlighet

Lägg tonvikt på balans. Det är av stor vikt att förstå vad som händer inom organisationen och vad som händer när nya uppdrag kommer in. Behovet känns ännu viktigare nu när din personal inte längre befinner sig endast några få steg bort från ditt skrivbord, något som nu är viktigare än någonsin när din arbetsgrupp inte sitter i din närhet.

Det kostar att samla in data, så hitta en balans mellan effektiv ledningsrapportering och detaljstyrning. Om vi blir för detaljerade i rapporteringen skapas lätt en flaskhals. Prioritera vad som bör samlas in för att snabbt kunna ta informerade beslut.

Missa inte: Att leda virtuella team i problematiska tider

5. Håll medarbetarna engagerade

I en ny studie identifierades de största svårigheterna med att arbeta på distans. 22 procent berättade att de har svårt att koppla bort jobbet när arbetsdagen är slut. Studien tar inte upp orsakerna till detta, men det kan vara en kombination av att möta deadlines, skiftande prioriteringar och bristande kommunikation. 19 procent upplever en ensamhetskänsla, och 17 procent saknar samarbetskänslan och att kunna kommunicera ansikte mot ansikte. Nyckeln för att lösa dessa svårigheter skulle kunna vara att hålla arbetsgrupperna engagerade – vilket är en viktig faktor för samtliga av de nyss nämnda tipsen.

Så ökar ni engagemanget – en grundfaktor för produktivitet

Engagemang är en hörnsten i att hålla arbetsgrupper som jobbar på distans produktiva. Här kommer några saker att tänka på för att höja engagemanget:

• Bjud in människor till att vara en del av lösningen. Om du ger arbetsgruppens individer en röst när förändring står för dörren finns en större chans att dessa kommer driva en positiv förändring och blir mer villiga att anpassa sig.
• Lyft upp framgång. Lyft upp det fina arbete som genomförs under dessa osäkra tider. Bygg en digital ”wall of fame” för att lyfta upp arbete skapad av din arbetsgrupp. Visa att medarbetares arbete har betydelse. Bonus: det ger chefer ett lugn när goda resultat visas upp, resultat som skapats från kök, källare och andra typer av hemmakontorsmiljöer.
• Håll arbetscyklerna korta. Dela upp arbetet i rimligt stora delar. Detta betyder inte att skapa en checklista med 30 steg för att slutföra en enda uppgift, utan det handlar om att identifiera leveranser, identifiera resurser, identifiera sekvensen för att sedan genomföra. Slösa inte tid (dina medarbetares och din egen) på tänk-om scenarier.
• Odla förtroende och autonomi. Precis som arbetsgruppen behöver lita på dig, behöver du lita på arbetsgruppens individer. Tillåt dina proffs att få vara just det. Lyft fram deras prestationer, skydda dem från distraktioner och ge dem möjlighet att fatta beslut som gör dem framgångsrika i deras arbete.

Se även: Hur du som chef leder på distans – 6 tips

Text av Swen Arnold, Central- och Nordeuropachef Workfront.